¿Por qué pueden acabar las inspecciones de trabajo en sanciones?

Las inspecciones de trabajo llevadas a cabo por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) son fundamentales para asegurar que las empresas operen dentro del marco legal establecido en materia de empleo y Seguridad Social. Estas inspecciones tienen como objetivo primordial verificar que las organizaciones cumplan con todas las leyes y regulaciones vigentes, lo que incluye desde la correcta aplicación de normas laborales hasta la adecuada implementación de medidas de prevención de riesgos laborales.

El incumplimiento de estas regulaciones puede llevar a sanciones significativas, que varían desde multas económicas hasta, en casos extremos, la clausura temporal o permanente de las actividades de la empresa. Estas sanciones no solo afectan financieramente a las empresas, sino que también pueden dañar su reputación y credibilidad en el mercado.

El proceso de inspección es integral para salvaguardar los derechos de los trabajadores, asegurando que se respeten sus condiciones laborales y se proteja su bienestar. Además, estas inspecciones fomentan un entorno competitivo justo, donde todas las empresas deben cumplir las mismas normas y estándares, eliminando cualquier ventaja injusta que pudiera obtenerse a través de prácticas laborales no conformes.

En este artículo, abordamos en detalle las inspecciones de trabajo y sanciones, proporcionando a los empresarios y departamentos de RR. HH. la información necesaria para entender el alcance de estas inspecciones y cómo pueden preparar sus organizaciones para cumplir con las exigencias legales. Al estar bien informados y preparados, las empresas no solo evitan sanciones, sino que también contribuyen a un mercado laboral más justo y equitativo.

¿Por qué puedes recibir en las inspecciones de trabajo sanciones?

La razón para sufrir sanciones en la inspección de trabajo en 2025 es que tu negocio incumpla la normativa laboral. A la ITSS  le corresponde ejercer la vigilancia del cumplimiento de las normas laborales; de prevención de riesgos laborales; de Seguridad Social y protección social; de colocación, empleo y protección por desempleo; de cooperativas; de migración y trabajo de extranjeros; y de cuantas otras materias le sean legalmente atribuidas. 

Además de su rol supervisivo, la Inspección de Trabajo también desempeña funciones de asesoramiento, y puede actuar como árbitro, mediador y conciliador. Esto implica que las actas de inspección, más allá de identificar al presunto infractor, deben detallar los hechos pertinentes que fundamentan la clasificación de la infracción. Esto incluye los medios y procedimientos utilizados para descubrir dichos hechos, así como la información que sustenta la graduación y cuantificación de la sanción propuesta, la naturaleza de la infracción detectada y la sanción sugerida.

Según la normativa del orden social que se haya infringido y la gravedad de la infracción cometida, las sanciones varían considerablemente. Existen tres grados de infracciones: leve, grave y muy grave. Para cada grado, existe un rango amplio de sanciones económicas que oscilan entre los 6.000 y los 12.000 euros. La cuantificación de la sanción, su gravedad y las circunstancias particulares del caso, incluyendo los afectados, son factores que el inspector considera para fundamentar y especificar la sanción en el acta.

¿Cómo es el sistema de sanciones de la Inspección de Trabajo?

Las sanciones son impuestas por las autoridades laborales competentes a propuesta de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, previa instrucción del oportuno expediente y conforme a un procedimiento administrativo especial que se inicia con la extensión de acta de infracción.

Por ello, las sanciones pueden ser de varios tipos:

• Multas de inspección de trabajo pecuniarias.

• Pérdida automática de ayudas, bonificaciones y beneficios derivados de programas de empleo o formación profesional para el empleo y exclusión del acceso a las mismas durante un periodo máximo de dos años (o cinco años en caso de infracciones muy graves).

• Devolución de las cantidades indebidamente percibidas o no aplicadas correctamente como subvenciones o ayudas de fomento del empleo o formación profesional para el empleo.

• Pérdida temporal de la pensión o prestación, o la extinción de la prestación o subsidio por desempleo o por incapacidad temporal, en el caso de trabajadores, solicitantes o beneficiarios de pensiones o prestaciones de la Seguridad Social, en función de la gravedad de la infracción cometida.

¿Qué grados de sanciones de infracciones de trabajo hay?

Las sanciones se distribuyen según el grado de incumplimiento:

• Leves.

• Graves.

• Muy graves.

Las actas de infracción emitidas por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social detallan meticulosamente los incumplimientos observados, los trabajadores afectados, los hechos comprobados, así como los métodos empleados para su verificación. Estos documentos son fundamentales para registrar tanto las situaciones donde se ha incumplido una normativa como aquellas en las que no se ha aplicado adecuadamente.

¿Qué tipos de infracciones en las inspecciones existen?

En el ámbito de las inspecciones de trabajo, existen diversos tipos de infracciones que las empresas pueden cometer, cada una enfocada en diferentes aspectos de la normativa laboral y de seguridad social. Estas infracciones abarcan desde el incumplimiento de las condiciones laborales estipuladas en los convenios colectivos y la omisión de cotizaciones a la Seguridad Social, hasta irregularidades en la contratación de trabajadores extranjeros y el funcionamiento negligente de sociedades cooperativas. Además, las inspecciones también pueden detectar obstrucciones al proceso de verificación por parte de las autoridades, asegurando que las organizaciones cumplan con todas las normas vigentes para mantener un entorno laboral justo y seguro.

Por ello, hay cinco tipos de infracciones en inspecciones de trabajo con sanciones:

• Infracciones laborales. Están relacionadas con las acciones u omisiones contrarias a las normas legales y cláusulas normativas con convenios colectivos.

• Infracciones en el ámbito de la Seguridad Social. Omisión de cotizaciones o de contribución a la protección pública.

• Infracciones en trabajo de extranjeros. Irregularidades en materia de movimientos migratorios y trabajo de extranjeros.

• Infracciones de sociedades cooperativas. Funcionamiento negligente, sistema nulo de socios o estructura deficiente.

• Infracciones por obstrucción. Obstaculización del mecanismo de inspección o falta de colaboración con las autoridades.

Las más frecuentes están relacionadas, como te puedes imaginar, con la prevención de riesgos laborales. Una deficiente coordinación en estas líneas puede tener consecuencias. Por tanto, nuestra recomendación es que las integres y las adaptes al sector al que pertenece tu negocio.

Ejemplo práctico

Imagina una empresa de construcción que ha sido objeto de una inspección de trabajo. Durante la revisión, los inspectores descubren que varios empleados están trabajando en alturas sin arneses de seguridad, lo cual es una clara violación de las normativas de prevención de riesgos laborales que requieren el uso de equipos de protección personal adecuados en tales situaciones.

Además, se detecta que la empresa no ha realizado las evaluaciones de riesgos necesarias para sus proyectos actuales y no ha proporcionado formación adecuada a sus trabajadores sobre medidas de seguridad. Estos incumplimientos son considerados infracciones graves debido al alto riesgo de accidentes laborales asociados.

Como consecuencia, la Inspección de Trabajo impone una sanción económica significativa a la empresa, calculada en función de la gravedad de las infracciones y el potencial de daño a los empleados. Además de la multa, la empresa recibe un requerimiento para implementar inmediatamente medidas correctivas, como la adquisición de equipos de protección adecuados y la realización de sesiones de formación en seguridad para todos los empleados. La empresa también es advertida de que cualquier futura infracción podría resultar en sanciones más severas, incluyendo la suspensión temporal de sus actividades.

¿Cómo apelar o impugnar una sanción de la Inspección de Trabajo?

Para apelar o impugnar una sanción de la Inspección de Trabajo, es fundamental seguir los procedimientos administrativos establecidos que permiten a las empresas defenderse ante posibles errores o injusticias. A continuación te detallamos los métodos clave para realizar este proceso:

En primer lugar, se puede presentar un recurso de alzada. Este recurso se interpone ante la autoridad competente contra decisiones administrativas que aún no son definitivas en la vía administrativa. Es crucial realizarlo dentro del plazo establecido, generalmente 30 días hábiles desde la notificación de la sanción. Este recurso permite revisar la decisión inicial y es el primer paso formal para impugnar una sanción.

Otra opción es el recurso potestativo de reposición, el cual se puede interponer si se considera que la sanción tiene errores, ya sean de forma o de fondo. Este recurso debe presentarse en el plazo de un mes desde la notificación de la sanción y ofrece una oportunidad para que la misma administración revise su decisión antes de recurrir a la vía judicial.

Si los recursos administrativos no resultan favorables, el siguiente paso es presentar un recurso contencioso-administrativo. Este es un procedimiento judicial que revisa la legalidad de la actuación administrativa y se interpone ante los tribunales. Es una opción a considerar si se agotan las vías administrativas sin obtener una solución satisfactoria.

Además, existe la posibilidad de la revisión de oficio por parte de la administración. Esta se realiza en casos donde puede haber un error manifiesto o cuando se aportan nuevos hechos relevantes que podrían modificar la decisión inicial. Aunque es menos común, es una alternativa válida en ciertos contextos.

Durante el procedimiento sancionador, es esencial presentar alegaciones para aportar pruebas o argumentos que puedan influir en la decisión final sobre la sanción. Este paso es crucial para hacer valer los derechos y presentar una defensa sólida.

Por último, es recomendable buscar asesoramiento legal. Consultar con un abogado especializado en derecho laboral y administrativo puede proporcionar orientación experta a lo largo del proceso y ayudar a preparar una defensa sólida. Actuar con rapidez es vital, ya que todos estos procedimientos están sujetos a plazos estrictos, y mantener una documentación detallada y bien organizada puede ser crucial para el éxito en la impugnación de una sanción.

¿De qué manera efectuar el pago de sanciones de Inspección de Trabajo?

El pago por las sanciones de la inspección de trabajo se puede efectuar en las oficinas de registro. Además, también hay centros que tienen carácter autonómico y otros de ámbito provincial. 

Sin embargo, la persona que realizó la visita será la encargada de entregar la documentación pertinente. Junto con el acta de infracción, se proporcionará al presunto infractor la correspondiente carta de pago, así como una explicación detallada del procedimiento para efectuar dicho pago. Es importante destacar también que las sanciones están sujetas a un período de prescripción, que en el caso de las infracciones laborales es de cinco años.

¿Cuál es el plazo de prescripción de las infracciones?

El plazo de prescripción de las infracciones en el ámbito laboral es un aspecto crucial que determina el tiempo durante el cual las autoridades pueden ejercer acciones legales por incumplimientos detectados. Este periodo varía en función de la naturaleza de la infracción, garantizando que tanto las empresas como los trabajadores tengan claridad sobre sus derechos y obligaciones.

El plazo de prescripción de las infracciones del orden social varía según la naturaleza de la infracción:

• Infracciones genéricas del orden social: prescriben a los 3 años desde la fecha en que se cometió la infracción.

• Infracciones en materia de Seguridad Social: tienen un periodo de prescripción de 4 años desde la fecha de la infracción.

• Infracciones en materia de prevención de riesgos laborales: las faltas leves prescriben al año, las graves a los 3 años y las muy graves a los 5 años, contados todos desde la fecha de la infracción.

• Infracciones a la legislación de sociedades cooperativas: las faltas leves prescriben a los 3 meses, las graves a los 6 meses y las muy graves al año, también desde la fecha de la infracción.

En cuanto a las demás infracciones, los plazos de prescripción varían entre varios meses y 3 años. Es importante mencionar que estos límites temporales no aplican en casos de sanciones derivadas de delitos, los cuales son tratados bajo un marco legal distinto durante las inspecciones de trabajo.

¿Se puede solicitar una reducción de la sanción de Inspección de Trabajo?

Cuando existen en las inspecciones de trabajo sanciones, se puede solicitar una reducción. Esta medida obedece a un sistema que reconoce el papel del empresario y la gestión de recursos humanos en el procedimiento. 

En los supuestos de infracciones para las cuales se proponga una sanción exclusivamente pecuniaria, si el sujeto responsable procediera a su pago antes de la resolución el importe de la sanción se reducirá en un 40 %.

Esta reducción es acumulable:

• 20% por reconocimiento de la falta cometida.

• 20% por pronto pago.

El descuento por pronto pago (artículos 14.6 y 17.1 del Real Decreto 928/1998, de 14 de mayo en consonancia con el artículo 85 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre) supone:

• La existencia de una sanción exclusivamente pecuniaria.

• El reconocimiento de responsabilidad.

• El abono en plazo establecido al efecto (antes de la resolución).

• Renuncia al ejercicio de cualquier acción, alegación o recurso en vía administrativa.

La reducción en la sanción de la inspección de trabajo es acumulable. Por tanto, puedes obtener hasta un 40 %, siempre y cuando cumplas un requisito fundamental. Las autoridades exigen que la compañía se comprometa a no reincidir. De igual modo, no se puede interponer un recurso contrario a la resolución. Además, es importante no confundir este tipo de sanciones con las sanciones al trabajador.

En conclusión, las inspecciones de trabajo son esenciales para garantizar el cumplimiento de las normativas laborales en España, protegiendo así los derechos de los trabajadores y manteniendo un entorno laboral justo. Las sanciones impuestas varían según la gravedad de la infracción y están claramente delimitadas para asegurar que las empresas operen dentro de los marcos legales establecidos. Es crucial que los empleadores estén bien informados y actualizados sobre estas regulaciones para evitar infracciones y las consecuentes penalizaciones. En PayFit, ofrecemos soluciones que facilitan este cumplimiento, ayudando a las empresas a navegar con seguridad por el complejo panorama de las leyes laborales y minimizar el riesgo de sanciones durante las inspecciones de trabajo.

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