¿Qué es el certificado de empresa? Preguntas frecuentes

Luna Nogales
Legal Content Trainee
Actualizado el 25.10.2022

El certificado de empresa es un documento clave tanto para la empresa como para el trabajador. Aparece dentro del ámbito de extinción del contrato de trabajo. 

Cuando finaliza una relación laboral hay que seguir un procedimiento determinado para cumplir con todas las exigencias normativas. En este caso, el empresario está obligado a enviar al SEPE el certificado de empresa para que el trabajador pueda acreditar su situación legal de desempleo

¿Cómo y cuándo hay que presentarlo? ¿Qué pasa si se incumple la obligación? En este post explicamos a los empresarios y departamentos de RRHH todo acerca del certificado de empresa.

Además, podrás descargarte gratis nuestro modelo de preaviso de fin del contrato.

RESUMEN

¿Qué es el certificado de empresa?

El certificado de empresa es uno de los papeles de fin del contrato de trabajo. Este es el documento que elabora el empresario y que acredita a una persona su situación legal de desempleo, dejando constancia del fin de la relación laboral. 

Existen tres documentos básicos que se necesitan cuando finaliza una relación laboral: 

  1. Carta de despido

  2. Finiquito

  3. Certificado de empresa

Es decir, cuando se produce el cese de la prestación de servicios de uno de tus trabajadores, independientemente de las causas de extinción del contrato de trabajo que se den, hay que seguir un procedimiento determinado en cuestiones relativas al trabajador. 

¿Para qué sirve el certificado de empresa?

El certificado de empresa detalla las bases de cotización de los últimos 180 días, así como la causa de finalización de la relación laboral. 

Las funciones clave del certificado de empresa son: 

  1. Acreditar el fin de la relación laboral justificando sus causas.

  2. Acreditar la situación legal de desempleo del ex trabajador. 

Es decir, es un certificado para el trabajador de la empresa que quiera acreditar su situación legal de desempleo. Pero el certificado de empresa no “justifica el paro”. Por ejemplo, a un empleado que causa baja voluntaria en la empresa también se le emite un certificado de empresa, pero no tiene derecho al cobro de la prestación por desempleo.

Si el trabajador causa su baja voluntaria no tendrá derecho a desempleo.

¿Es obligatorio enviar el certificado de empresa?

. Como se establece en el artículo 298 del Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social, es una obligación del empresario entregar al trabajador el certificado laboral de empresa, en el tiempo y forma que reglamentariamente se determinen. 

¿Qué pasa si el empresario incumple su obligación?

Si el empresario no cumple con su obligación en tiempo y forma de enviar el certificado de empresa, supondrá una infracción grave del artículo 22 de Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social:

¡Ojo!

No entregar al trabajador en tiempo y forma, cuantos documentos sean precisos para la solicitud y tramitación de cualesquiera prestaciones, incluido el certificado de empresa, o la no transmisión de dicho certificado, en el caso de sujetos obligados o acogidos a la utilización de sistemas de presentación por medios electrónicos, informáticos o telemáticos, conforme al procedimiento establecido.

Esta infracción conlleva las multas económicas del artículo 40 de la misma normativa:

  • En su grado mínimo, de 751 a 1.500 euros.

  • En su grado medio, de 1.501 a 3.750 euros.

  • En su grado máximo, de 3.751 a 7.500 euros.

¿Cómo obtener certificados de empresa?

En la página web del SEPE se puede encontrar un modelo completo de certificado de empresa, tal y como te explicamos más adelante.

La empresa tiene que enviar el certificado de empresa de forma telemática al SEPE. El plazo para enviar este documento al SEPE es de 10 días desde la extinción de la relación laboral. Se realiza a través del sistema Certific@2, como sucedía con el registro de un contrato de trabajo.

Para acceder a la gestión telemática del certificado de empresa es imprescindible contar con una autorización para ello. Puede solicitarse presencialmente o a través de Internet en caso de disponer del certificado digital, DNI electrónico, o usuario en la plataforma Cl@ave.

Por lo tanto, lo más común es que la empresa envíe al SEPE directamente el certificado de empresa en vez de entregárselo al trabajador. Aunque si no fuera posible la tramitación electrónica, es obligatorio llevar el certificado de empresa físicamente al trabajador. 

Igualmente, el trabajador tiene derecho a solicitar una copia del certificado de empresa al SEPE.

Existen determinadas excepciones para el caso de los trabajadores fijos discontinuos o temporales. No dudes en consultar a nuestros asesores laborales si te interesan más detalles sobre estos casos.

Como el envío del certificado de empresa se realiza de forma online y contiene los datos personales del trabajador, es muy importante cumplir con la normativa vigente sobre protección de datos. Te contamos todo al respecto en nuestro post sobre protección de datos en el ámbito laboral. 

Modelo certificado de empresa

La empresa puede crear su propio modelo de certificado de empresa online, que tiene que firmarse por el representante legal y llevar el sello oficial de la empresa, entre otros. 

A continuación veremos los datos que hay que incluir en el certificado de empresa. 

Ejemplo certificado de empresa rellenado

Como el certificado de empresa se tramita telemáticamente, se suele hacer con el modelo oficial. 

Como explicábamos, se realiza a través del servicio de Certific@2, que permite a los empresarios que actúen en nombre propio y a las empresas que actúen en representación de terceros, realizar comunicaciones de datos sobre sus trabajadores, sustituyendo la entrega presencial de documentos.

¿Tienes dudas sobre cuestiones laborales como la gestión de los tipos de contrato de trabajo o la gestión de nóminas? En PayFit contamos con un amplio equipo de expertos laborales te asesoran sobre tu empresa. No dudes en solicitar una demostración gratuita si quieres ver cómo funciona nuestro software para PYMES.  

¿Qué puede hacer PayFit por tu empresa con relación a la extinción del contrato de trabajo?

1) Generación del finiquito y gestión de los papeles de fin del contrato

  • La plataforma propone una simulación de liquidación de vacaciones y una propuesta de indemnización

  • Extingue el contrato a través de la plataforma de PayFit y genera automáticamente el finiquito y liquidación y el certificado de empresa

  • Notificación de la extinción al ex trabajador y tramitación de su baja en la Seguridad Social


2) Gestiona el fin de la contratación y los trámites administrativos 

  • Cálculo de todos los conceptos laborales: vacaciones, salario, jornada, bajas laborales, gastos adeudados, pagas extra, horas extraordinarias, indemnizaciones, etc.

  • Firma electrónica de documentos: carta de despido, finiquito, anexos, nóminas, etc.

  • Asignación de un asesor laboral que te acompaña durante toda tu estancia en PayFit y asesora sobre las novedades legales


3) Gestiona la última nómina del trabajador

  • Gestiona y automatiza las nóminas y trámites con la Seguridad Social

  • Introduce, modifica y actualiza los datos en cualquier momento antes del cierre de nóminas y envía las nóminas automáticamente a cada empleado por email

  • Genera el fichero SEPA de forma automática

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