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Canal de denuncias en las empresas, ¿qué es?

Kimberlein Ríos
Actualizado el 01 de abril de 2024

En el corazón de una empresa comprometida con la integridad y la ética, el canal de denuncias se erige como un refugio seguro para aquellos que buscan hacer oír su voz. Más que una simple herramienta, representa un puente de confianza entre los empleados y la dirección, permitiendo reportar, de manera protegida y anónima, cualquier acto que contravenga los valores y normas de la empresa. 

Con la legislación vigente desde el 1 de diciembre, que exige a las empresas de más de 50 trabajadores la implementación de un canal de denuncias anónimo, se busca garantizar un medio de expresión libre de temores para reportar actos indebidos, incluyendo la discriminación laboral o fraudes. ¿Estás en la búsqueda de herramientas para reducir la desigualdad de género en tu lugar de trabajo? La adopción de un canal de denuncias representa un avance significativo hacia ese fin, al proporcionar un espacio donde cuestiones tan delicadas pueden ser tratadas de manera confidencial y seria, fomentando así un ambiente laboral más equitativo e inclusivo.

¿Qué es un canal de denuncias obligatorio en las empresas?

Un canal de denuncias obligatorio en las empresas es un requisito legal que obliga a las organizaciones a establecer un sistema a través del cual empleados y, en algunas jurisdicciones, terceros, pueden informar de manera confidencial y segura sobre cualquier acto de mala conducta, irregularidades, o violaciones de políticas y leyes dentro de la empresa. 

¿Cuál es el objetivo del canal de denuncias? 

Este canal de denuncias busca fomentar un entorno de trabajo ético y transparente y se dirige especialmente a prevenir y combatir actividades como el fraude, el acoso, la corrupción y otros delitos

Por ello, un canal de denuncias, a grosso modo, se trata de una herramienta que las empresas en España deben implementar y mantener para permitir la presentación anónima de informes sobre posibles actividades ilícitas. Además, este sistema debe ser accesible fácilmente por los empleados, ofreciendo un medio seguro y confidencial para expresar sus inquietudes.

¿Qué normativa obliga a estas empresas a tener un canal de denuncias?

Entonces…¿Es necesario establecer un canal de denuncias obligatorio en España? La respuesta es sí y además, encontramos la respuesta en la Ley 2/2023, del 20 de febrero que regula la protección de las personas que reportan infracciones normativas y combate la corrupción. 

Por ello, es importante mencionar que la Ley 2/2023 transpone la Directiva Whistleblowing de la Comisión Europea a nuestro ordenamiento. Además, otros textos legales que requieren la implementación de un canal de denuncias para empresas incluyen el Código Penal, dentro del plan de prevención de delitos; la Ley de Igualdad, en los planes de igualdad; la Ley de Blanqueo de Capitales; y la Ley de Protección Integral de la Infancia y la Adolescencia, para entidades del sector deportivo, de ocio o educativo que interactúen con menores, reforzando así la importancia de la normativa canal de denuncias en el ámbito empresarial.

¿Qué requisitos debe cumplir un canal de denuncias? 

Para que el canal de denuncias se puede adherir a la empresa, tiene que cumplir con los siguientes requisitos:

  • Facilidad de acceso

  • Protección del anonimato y confidencialidad

  • Designación de un gestor responsable

  • Notificación al informante

  • Resolución de la denuncia

  • Acceso desde fuera de la red corporativa

  • Prevención de represalias

⚠️ Recuerda qué…

La legislación vigente estipula que este canal de denuncias debe ser administrado por una organización externa, con el fin de asegurar su operación de manera independiente y neutral. Asimismo,  esta organización externa debe poseer tanto los recursos como la experiencia necesaria para manejar adecuadamente las denuncias y ejecutar las investigaciones pertinentes.

¿Cómo implementar un canal de denuncias para empresas?

La implementación de un canal de denuncias en una empresa implica un proceso meticuloso que atraviesa diversas fases esenciales. Estas etapas son fundamentales para garantizar que el canal funcione de manera eficiente, manteniendo la confidencialidad y protegiendo los derechos de todas las partes involucradas. 

A continuación, se detallan los siguientes pasos:

  • Selección de medios de comunicación: es crucial identificar y habilitar uno o más medios de comunicación, poniéndolos a disposición de quienes deseen reportar, con el fin de facilitar el proceso de presentación de denuncias.

  • Designación de un gestor: el canal debe estar bajo la supervisión de una persona o equipo designado, que se encargue de recibir y procesar las denuncias.

  • Creación de un marco regulatorio: el tratamiento de las denuncias debe regirse por un marco normativo específico, compuesto por políticas y procedimientos adaptados a las particularidades de la empresa u organización.

  • Establecimiento de un procedimiento de gestión: resulta esencial determinar un procedimiento claro para el manejo y la resolución de las quejas y denuncias.

  • Sistema de registro: es necesario establecer un sistema para el registro exhaustivo de todas las denuncias, así como de las acciones emprendidas, que sirva de archivo histórico.

  • Responsable de protección de datos: esta figura es crucial para garantizar el cumplimiento de las normativas de protección de datos, tanto en la recepción como en el manejo y archivo de las denuncias.

  • Difusión del canal: para que el canal cumpla con su propósito, es imprescindible darlo a conocer. Por lo tanto, el último paso consiste en promocionar el canal entre los empleados y otras partes interesadas, informándoles sobre su existencia y cómo utilizarlo.

En otras palabras, el canal de denuncias de obligado cumplimiento por la ley es mucho más que un mandato legal para las empresas españolas; es una oportunidad para cimentar las bases de un entorno laboral basado en la confianza, la transparencia y la igualdad. Estos canales no solo permiten a los empleados elevar sus voces contra injusticias o irregularidades sin temor, sino que también son esenciales para avanzar hacia una cultura con más diversidad e inclusión en la empresa.

Concluyendo así que, la implementación de un canal de denuncias en las empresas representa un paso trascendental hacia la consolidación de un entorno laboral ético, transparente y seguro. En este contexto, PayFit nace como una solución de gestión de nóminas y recursos humanos proporciona a las empresas las herramientas necesarias para administrar de manera eficiente y segura la información de los empleados, facilitando así la creación de un ambiente de trabajo más justo y conforme a la ley. 

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