News: Wir haben in einer neuen Finanzierungsrunde €254 Millionen Euro eingesammelt und haben damit einiges vor - mehr dazu lesen Sie hier.

Wie Sie Ihre Lohnabrechnung abwickeln beeinflusst Ihre Effizienz

Aktualisiert am

Erledigen Sie Ihre Lohnabrechnung über eine/n Steueberater:in oder Lohnbüro? Wie wickeln Sie dann aber den vorbereitenden Teil ab? 

Denn welche Option Sie wählen hat einen starken Einfluss darauf, wie die vorbereitende Lohnabrechnung, also der zeitaufwendigste Teil,  abläuft. Demnach auch wie effizient Ihre Prozesse rund um die Lohnabrechnung ablaufen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen welche Option Ihnen den effizientesten Prozess bietet und warum.

Was passiert generell bei der Lohnabrechnung? 

Grundlegend sieht der Prozess so aus: Daten werden gesammelt und anschließend verarbeitet. Das nennt man vorbereitende Lohnabrechnung. 

Der Lohn bzw. das Gehalt und die entsprechenden Abgaben werden basierend auf diesen Daten berechnet. Im nächsten Schritt werden die Meldungen an Krankenkassen und Sozialversicherungsträger versendet sowie die Lohnzettel erstellt, um diese dann an die Mitarbeiter:innen zu verteilen. In letzter Instanz entstehen hier dann auch die Lohnbuchungslisten und SEPA-Dateien.

Lohnabrechnung

Was sind die Optionen und wie wirken Sie sich auf die Effizienz aus?

Auslagern mit Steuerberater:innen oder Lohnbüro

Sie beauftragen eine/n Steuerberater:in oder ein Lohnbüro, um die Lohnabrechnung für Ihr Unternehmen abzuwickeln.

🚧 Wichtig ist zu verstehen: Sie müssen trotzdem den vorbereitenden Teil selbst durchführen und sich dabei organisieren. Danach müssen Sie die Daten manuell noch an den/die Steuerberater:in übertragen. Auch Für Änderungen oder Neuerungen, die sich auf die Lohnabrechnung auswirken, wird Ihnen gegebenenfalls auch die Bearbeitungszeit in Rechnung gestellt.  

Erst dann wird der externe Dienstleister aktiv: Auf Basis der weitergeleiteten Daten berechnen Steuerberater:innen die Gehälter, schickt die Meldungen mit DATEV und erstellt die Lohnzettel, sowie Lohnbuchungslisten automatisiert. Danach müssen Sie wieder aktiv werden: Sie verteilen die Lohnzettel an Ihre Mitarbeiter:innen. 

Auslagern mit Steuerberater:in/Lohnbüro

Interne Mitarbeiter:in mit Expert:innen-Software wie DATEV

Sie stellen eine/n Lohnbuchhalter:in ein, um die Lohnabrechnung komplett intern abzuwickeln. 

🚧 der/ die interne/r Lohnabrechner:in macht in der Regel erst ab ca. 100 Mitarbeitenden hinsichtlich Kosten-Nutzung Rechnung Sinn.

Das heißt sie erledigen alle Schritte von A-Z: Daten werden aus verschiedenen Quellen gesammelt, zusammengetragen und dann in die jeweilige Software übertragen. Ihr/e Lohnbuchhalter:in berechnet die Beträge, schickt alle Meldungen und erstellt die Lohnbuchungslisten. Am Ende werden die Lohnzettel intern verteilt. 

Intern mit Mitarbeiter:in

Das neue Selber machen mit Lohnabrechnungssoftware

Bisher mussten Unternehmen zwischen interner und ausgelagerter Lohn- und Gehaltsabrechnung wählen. PayFit bietet eine digitale Lösung mit dem Besten aus beiden Optionen: Die Kontrolle und Unabhängigkeit der internen Lohnbuchhaltung und das Fachwissen und der Komfort (alles Wichtige wird automatisch erledigt) der mit dem Auslagern verbunden wird.

Mit digitalen Lösungen wie PayFit erledigen Sie bereits den vorbereitenden Teil unabhängiger und schneller. Dadurch fallen auch Extrakosten durch das Bearbeitungshonorar des/r Steuerberater:in weg und Zeit wird eingespart, da es keinen manuellen Übertrag mehr gibt. In Echtzeit können Sie sich in einer Probeabrechnung sogar Änderungen direkt anzeigen lassen.

Danach läuft alles automatisiert: Die über den Monat eingetragenen oder veränderten Daten werden direkt bei der Lohnabrechnung am Monatsende übernommen und die Software erledigt Berechnungen, verschickt die Meldungen und Lohnzettel. Im persönlichen Mitarbeiter:innen-Bereich jedes einzelnen Teammitglieds, stehen die Lohnzettel dann zur Einsicht oder Download bereit. 

Auch Sondermeldungen, wie An- und Abmeldungen oder Jahresmeldungen, die bei Steuerberater:innen bis zu 25€ pro Meldungen kosten können, erledigen wir für Sie kostenfrei.

💡 Lohnabrechnung selbst machen bedeutet: einen effizienteren Prozess für Personalaufgaben im Arbeitsalltag und Automatisierung dort, wo es einfach gehen darf. 

Intern mit Lohnabrechnungsprogramm

Fazit

Eine digitale Lohnabrechnung kann für Sie als Unternehmen zeit- und kosteneffizienter sein. Denn was nur die wenigstens wissen: Die vorbereitende Lohnabrechnung müssen Sie, unabhängig welche Option Sie wählen, selbst erledigen. Aber wie effizient und bequem diese abläuft entscheiden Sie mit der Auswahl Ihrer Option. 

Lassen Sie sich in einer unverbindlichen Demo zeigen, wie das für Ihr Unternehmen aussehen kann. 

Melanie Spreeberg

Brand and Content Manager

Was sind geldwerte Vorteile und sind diese steuerpflichtig?

Geldwerte Vorteile sind Sachleistungen, die Arbeitgeber über den Barlohn hinaus als Vergütung nutzen können. Wo tauchen diese Sachleistungen auf der Lohnabrechnung auf und sind diese immer steuerpflichtig? Die wichtigstens Fakten über das Abrechnen von Sachbezügen wie Dienstwagen, Firmenhandy etc. erfahren Sie in diesem Artikel.

Wie berechnet sich das Arbeitgeberbrutto?

Was ist das Arbeitgeberbrutto? Und was kostet ein Arbeitnehmer durchschnittlich? Eine Arbeitgeberbrutto Definition und ein Rechenbeispiel zu den Kosten die Arbeitgeber tragen, werden in diesem Artikel aufgegriffen.

Der Jahreswechsel in der Lohnabrechnung

Alle Jahreswechsel wieder ...ändern sich die Gesetze, die sich auf die Lohnabrechnung auswirken. Wie sich die Lohnabrechnung ändert und welche Dinge erledigt werden müssen, listen wir in diesem Beitrag auf.

Ich möchte Neuigkeiten zu HR, Lohnabrechnung und Digitalisierung erhalten.