Krankmeldung von Mitarbeiter:in- Was muss ich als Arbeitgeber wissen?

Charlotte Block

Aktualisiert am 25.03.2020

Wer krank ist, sollte nicht arbeiten. Aber welche arbeitsrechtlichen Gesetze muss ich bei einer Krankmeldung als Arbeitgeber beachten?

Im Folgenden finden Sie alle wichtigen Informationen rund um die Krankmeldung von Mitarbeiter:innen. Diese gelten immer, auch im Fall der aktuellen Entwicklungen bezüglich COVID-19.

Wann muss die Krankmeldung beim Arbeitgeber sein?

Wenn Arbeitnehmer:innen krank sind, lässt sich dies meist nicht ändern. Die Frage "Wann die Krankmeldung abgegeben werden muss" lässt sich mit "so schnell es möglich" beantworten. Mitarbeiter:innen ist gesetzlich dazu verpflichtet, dem Arbeitgeber durch die Krankmeldung unmittelbar mitzuteilen, wenn er arbeitsunfähig ist.

Das sollte möglichst schon vor Arbeitsbeginn erfolgen. Zudem sollte der Arbeitgeber darüber informiert werden, wie lange man voraussichtlich nicht arbeitsfähig ist.

Wie muss die Krankmeldung an den Arbeitgeber erfolgen?

Es gibt keine gesetzliche Grundlage darüber, in welcher Form Mitarbeiter:innen Krankmeldung abgeben müssen. In jedem Unternehmen kann dies also individuell geregelt sein. Wichtig ist nur, dass die Krankmeldung unmittelbar nach Feststellen der Arbeitsunfähigkeit an den Arbeitgeber erfolgt.

Verankert ist das im Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) im Paragraphen 5. Dort heißt es: „Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen.“

Wird eine Erkrankung nicht schnellstmöglich mitgeteilt, kann der Arbeitgeber dem Angestellten zum Beispiel eine Abmahnung erteilen.

Einige Firmen setzen eine Krankmeldung per Telefon voraus, in anderen Firmen kann man sich auch per E-Mail oder gar per WhatsApp melden, wenn man nicht arbeitsfähig ist.

Die Krankmeldung für den Arbeitgeber

Wichtig für die Krankmeldung sind vor allem Krankheitsdauer und das ärtzliche Attest.

Wann muss der Arbeitnehmer zum Arzt?

Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eines Arztes wird in Deutschland generell ab dem dritten Krankheitstag erforderlich und muss am vierten Tag beim Arbeitgeber vorliegen. Wer also nur zwei Tage krank ist, braucht in den meisten Fällen keinen Arzt aufsuchen, muss sich aber krank melden.

💡Hinweis: Jedes Unternehmen kann für Krankmeldungen eigene Regelungen festlegen. Ist im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag festgehalten, dass ab dem ersten Krankheitstag ein Attest vorzulegen ist, muss der Arbeitnehmer dann auch zum Arzt und eine attestierte Krankmeldung einreichen.

In den meisten Arbeitsverträgen ist klar angegeben, wann der Arbeitgeber ein Attest vom Arzt erwartet.

Wie muss das Attest beim Arbeitgeber eingereicht werden?

Es gibt keine Vorgaben, auf welche Weise man eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) beim Arbeitgeber einzureichen hat. Wichtig ist lediglich, dass die Krankmeldung den Arbeitgeber innerhalb der entsprechenden Fristen – bei einer Erkrankung von mehr als drei Tagen spätestens am vierten Krankheitstag – erreicht.

Sicherlich kann man die AU vorab per WhatsApp an den Chef schicken, das Original muss aber ebenfalls vorliegen. Dafür eignet sich der Postweg. Eine persönliche Abgabe der Krankmeldung ist natürlich auch möglich, insofern der Arbeitnehmer nicht hoch ansteckend ist (gerade in Coronazeiten ein wichtiger Faktor).

Muss der Arbeitnehmer die Diagnose mitteilen, wenn er krank ist?

Nein, ein Angestellter muss nicht mitteilen, woran er erkrankt ist. Das ist – außer bei meldepflichtigen Erkrankungen – seine Privatsache. Wichtig ist allerdings, dass er im Rahmen der Krankmeldung dem Arbeitgeber mitteilt, wie lange er ungefähr krank ist.

Regelungen zur Entgeltfortzahlung

Die Lohnfortzahlung muss bei einer langwierigen Erkrankung für volle sechs Wochen erfolgen. Innerhalb dieser Zeit steht dem Angestellten sein volles Gehalt zu. Im Anschluss erfolgt die Lohnfortzahlung durch die Krankenkasse der/des Arbeitnehmer:in.

⚠️ Eine Verpflichtung zur Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber besteht jedoch bei neu aufgenommenen Beschäftigungen erst nach 4 Wochen.

Auch im Fall einer Infektion mit COVID-19 gilt diese Regelung.

Sonderfall: Abwesenheit aufgrund von Quarantäne und Entgeltfortzahlung

Eine Besonderheit bei der Entgeltfortzahlung betrifft die Quarantäne:

Sollten Sie als Arbeitgeber im Arbeits- oder Tarifvertrag den §616 BGB (und damit die Entgeltfortzahlungs-Verpflichtung) ausgeschlossen haben, erhält der Arbeitnehmer Leistungen nach dem Infektionsschutzgesetz (§§ 56 und 57).

Der Arbeitgeber fungiert als Auszahlungsstelle und bekommt den Betrag nach Antrag (zzgl. der SV-Abgaben) vom zuständigen Gesundheitsamt erstattet.

Sonderfall: Handlungen im Fall von COVID-19

Im Jahr 2020 wird es vermehrt zu Krankmeldungen an den Arbeitgeber kommen, denn Aufgrund der Covid-19-Pandemie.

Für den Fall einer Erkrankung oder eines Verdachtsfalls in Ihrem Kollegenkreis gibt es drastische Auswirkungen. Sollte sich ein/e Mitarbeiter:in mit COVID-19 infiziert haben, muss diese/r in sofortige Isolation. Das bedeutet: Zuhause bleiben.

Der Arbeitgeber muss sofort benachrichtigt und die Kollegen informiert werden, da eine Meldepflicht besteht. Außerdem stellt der Hausarzt in der Regel eine Krankmeldung aus und das Gesundheitsamt verhängt eine Quarantäne.

Es muss herausgefunden werden, welche Kolleg:innen, Kunden, Mandant:innen oder Patient:innen Kontakt zum/r Angestellten hatten. Diese Personen sollten sich ebenfalls testen lassen oder selbst isolieren.

Anschließend müssen Sie als Arbeitgeber entscheiden, wie Kolleg:innen vor einer weiteren Ausbreitung des Virus geschützt werden – beispielsweise durch Arbeit im Homeoffice, bezahlte Freistellung oder auch die Schließung des Betriebs.

Kündigung im Krankheitsfall

Eine Kündigung aufgrund häufiger Krankmeldung ist möglich. Sie können eine/n Mitarbeiter:in entlassen, wenn diese/r zu oft krank ist und nicht zur Arbeit erscheint. Eine Erkrankung geht nicht mit Kündigungsschutz einher, auch wenn dies oft angenommen wird.

Eine ordentliche Kündigung ist daher auch bei (mehrfacher) Krankmeldung möglich.

Vor allem bei Mitarbeiter:innen, die mehr als sechs Wochen im Jahr krank sind, kann die Krankheit selbst ein Kündigungsgrund sein, wenn in Zukunft keine Besserung in Sicht ist.

Gesundung im Krankheitsfall: wann muss der/die Arbeitnehmer:in zur Arbeit erscheinen?

Auf einem ärztlichen Attest ist zumeist die voraussichtliche Krankheitsdauer vermerkt. Das Wort „voraussichtlich“ ist dabei relevant. Denn: Ist der Arbeitnehmer schon früher wieder fit, muss er auch wieder arbeiten. Das Attest dient lediglich als ungefähre Orientierung, am Ende entscheiden allerdings die Tatsachen.

💡 Heißt konkret: Wer bis Freitag krankgeschrieben wurde, am Donnerstag aber wieder gesund ist, muss auch am Donnerstag und Freitag wieder arbeiten. Der Nachteil liegt hier allerdings beim Arbeitgeber. Denn oftmals ist es nicht nachzuweisen, dass ein Mitarbeiter schon früher wieder vollständig genesen ist.

Selbstverschuldete Erkrankung und die Schuld Dritter

Wurde der Mitarbeiter durch eigenes Verschulden krank – zum Beispiel durch gefährlichen Extremsport 🧗‍♀️– kann es sein, dass der Anspruch auf Lohnfortzahlung erlischt. Viele Unternehmen haben für derartige Situationen einen Rechtsbeistand und können sich entsprechend beraten lassen.

Eine zusätzliche Regelung gibt es, wenn der Angestellte durch Dritte verletzt oder arbeitsunfähig wurde. Dann kann die Lohnfortzahlung auf den Dritten übertragen werden. Dieser muss dann außerdem auch den Arbeitsausfall ausgleichen.

Wenn das Kind krank ist, wie muss die Krankmeldung beim Arbeitgeber erfolgen?

Sollte das Kind eines Ihre/r Mitarbeiter:in erkranken oder, wie aktuell, die Betreuung durch die Schulen oder KiTas nicht gegeben sein, muss der/die Arbeitnehmer:in selbst für die Betreuung des Kindes sorgen. Die elterliche Fürsorgepflicht hat somit auch Vorrang vor dem Arbeitsverhältnis.

Für die Krankmeldung an den Arbeitgeber ist wichtig, dass nach Paragraf 45 SGB V ein Attest vom Kinderarzt vorliegt und das Kind jünger als zwölf Jahre ist, damit das Fernbleiben von der Arbeit gestattet ist. Generell gilt:

- Bei verheirateten Paaren: Pro Elternteil und pro Kind besteht ein Anspruch auf zehn Kinderkrankentage im Jahr.

- Bei Alleinerziehenden: Einzelpersonen stehen 20 Tage pro Kind zu, bei mehr als zwei Kindern liegt die Obergrenze bei insgesamt 50 Tagen.

- Bei unheilbarer Krankheit des Kindes: Hier haben beide Elternteile unbegrenzten Anspruch auf unbezahlten Urlaub.

Bei Krankheit des Kindes, welche nichts mit den aktuellen Corona-Fällen zu tun hat, greifen die Vereinbarungen aus dem Arbeitsvertrag. Der Arbeitgeber ist aber generell nicht zu einer Entgeltfortzahlung für den Fall “Kind krank” verpflichtet.

Bei der Entgelfortzahlung im Corona-Fall gilt:

Generell ist der Arbeitgeber hier zur Entgeltfortzahlung verpflichtet – es kann aber auch sein, dass in den Arbeitsverträgen der Paragraf 616 BGB ausgeschlossen ist. Dieser regelt die Entgeltfortzahlung bei vorübergehender Verhinderung, also auch der Quarantäne.

In diesem Fall greift jedoch wieder der Paragraf 45 SGB V, in dem der Anspruch auf Kinderkrankengeld verankert ist.

Das bedeutet, dass der/die Arbeitnehmer:in trotzdem das Kind betreuen und der Arbeit fern bleiben kann. Das Kinderkrankengeld beträgt in der Regel 70 Prozent des Bruttoverdienstes, maximal aber 90 Prozent des Nettoverdienstes. Für den Bezug muss der Arbeitnehmer das Attest des Kinderarztes bei der Krankenkasse und beim Arbeitgeber vorlegen.

Generell ist es in diesem Punkt wichtig, in den direkten Austausch mit Ihren Mitarbeiter:innen zu gehen. Auch wenn es die Möglichkeit für Home Office in Ihrem Unternehmen geht, ist die gleichzeitige Betreuung und konzentriertes Arbeiten häufig nur eingeschränkt möglich.

Fragen Sie direkt, welche Möglichkeiten der Mitarbeiter:innen braucht, um beides unter einen Hut zu kriegen (flexiblere Arbeitszeiten, andere Priorisierung der Aufgaben etc.).

Kommunikation: Regelungen zur Krankmeldung in Unternehmen

Wie bereits erwähnt, ist eine konsistente und offene Kommunikation zu Krankmeldungen, Attesten und den Regelungen bei Krankheit des Kindes essentiell für die gelungene Zusammenarbeit.

💡Daher unsere Tipps:

1. Halten Sie in den Arbeitsverträgen fest, wie im Krankheitsfall von Mitarbeiter:innen zu handeln ist.

2. Integrieren Sie konkrete Richtlinien für den Krankheitsfall und der Krankmeldung in das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen. So sind diese von Anfang an gut abgeholt.

3. Inhaltlich sollten diese Richtlinien unter anderem folgendes klären:

- Bei wem melde ich mich krank? Muss ich es irgendwo eintragen, der HR-Abteilung Bescheid geben?

- Wie soll die Krankmeldung an den Arbeitgeber erfolgen (telefonisch, E-Mails, Slack etc.)?

- Bis wann die Krankmeldung morgens erfolgen?

4. Legen Sie die schriftlichen Richtlinien so ab, dass sie für alle zugänglich und leicht zu finden sind. Ein Aushang ist eine Möglichkeit, noch wichtiger ist allerdings die digitale Speicherung der Informationen.

5. Achten Sie darauf, dass die Regelungen eingehalten werden und sensibilisieren Sie Ihre Kollegen dafür – im Falle der Nichteinhaltung sollten auch entsprechende Konsequenzen gezogen werden (Achtung: legen Sie auch diese vorher fest).

6. Achten Sie auch darauf, dass Mitarbeiter, die krank sind und dennoch zur Arbeit erscheinen, wieder nach Hause gehen. Ihre Kollegen sind zwar alle erwachsen und sollten es selbst einschätzen können: Dennoch besteht die Gefahr, dass sie andere Kollegen anstecken oder die Krankheit “verschleppen” und somit länger ausfallen, als nötig.

Was muss von Arbeitnehmerseite beachtet werden?

Der Arbeitnehmer sollte alle Richtlinien zur Krankmeldung, die das Unternehmen vorgibt, einhalten und sich im Zweifelsfall lieber einmal zu viel an den Manager oder die HR-Abteilung wenden.

Ebenso wichtig sind teaminterne Absprache zur Krankmeldung: Sage ich meinem gesamten Team Bescheid, wie gehe ich mit Terminen um, kann jemand meine Arbeit übernehmen? So sind Ihre Kollegen meistens noch im Betrieb und müssen Ihre Aufgaben erledigen. Es kann daher ratsam sein, sich schnellstmöglich um eine Vertretung zu kümmern, falls es dringende Aufgaben gibt, die zu erledigen sind.

Den Kollegen oder die Kollegin kann man beispielsweise kurz anrufen und darum bitten, sich um entsprechende Anliegen zu kümmern. Heutzutage, wo WhatsApp-Gruppen mit Kolleg:innen keine Seltenheit sind, ist diese Art der Absprache eine praktische Alternative.

Wenn allerdings festgehalten ist, welche Regelungen es für Ihr Unternehmen gibt und die Dokumentation sogar digital erfolgen kann, sind schonmal die größten Hürden genommen. In diesem Sinne: Gute Besserung! 😊

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