Welche Abwesenheiten gibt es in der Lohn- und Gehaltsabrechnung

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Simon Hengel

Aktualisiert am 17.10.2022

Es gibt zahlreiche verschiedene Ursachen dafür, dass Mitarbeiter:innen nicht am Arbeitsplatz sind. Die Folgen für die Lohnabrechnung sind ebenfalls sehr unterschiedlich. In manchen Fällen muss der Arbeitgeber den Lohn oder das Gehalt weiterzahlen, in anderen kommt eine Lohnersatzleistung ins Spiel, und unter bestimmten Voraussetzungen erhalten die Betreffenden für diese Zeiten gar kein Geld. 

Diese Übersicht nennt die gängigen Formen von Abwesenheiten und erläutert, ob im jeweiligen Fall Lohn oder Gehalt zu zahlen ist und ob eine Meldung zur Sozialversicherung zu erfolgen hat.

Inhaltsverzeichnis

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Meldungen zur Sozialversicherung bei Abwesenheiten

Bestimmte Ereignisse in einem Beschäftigungsverhältnis muss der Arbeitgeber den Sozialversicherungsträgern melden. Die Meldegründe reichen vom Beginn der Beschäftigung bis zur Abmeldung wegen Todes. Die Meldungen müssen jeweils innerhalb einer bestimmten Frist erfolgen und elektronisch übermittelt werden. Sie werden in der DEÜV („Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung“) genau vorgegeben und jeweils mit einer Schlüsselzahl codiert. 

Insgesamt gibt es fünf Meldegruppen:

  • Anmeldungen und Abmeldungen

  • Jahresmeldungen

  • Unterbrechungsmeldungen

  • sonstige Entgeltmeldungen

  • Meldungen im Insolvenzfall

PayFit-Nutzer:innen haben es einfach: Sie müssen sich darum keine Gedanken machen. PayFit sorgt automatisch für die Übermittlung der Meldungen. Wenn Sie eingeben, dass Ihre Mitarbeiter:in in Elternzeit geht, kümmert sich das Programm von sich aus um die fristgerechte Versendung der notwendigen DEÜV-Meldung.

Gesetzlich, arbeitsvertraglich oder tarifvertraglich bedingte Abwesenheiten

Die gängigsten Arten der Abwesenheiten in der Lohnabrechnung, beispielsweise Urlaubsverwaltung & Abwesenheitsmanagement, sind im Folgenden erläutert. Wie Sie diese deklarieren und auszeichnen müssen, ist zu jeder Art erläutert.

Urlaub (Erholungs- oder Jahresurlaub)

Der Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub ist wie die Mindestzahl an Urlaubstagen im Bundesurlaubsgesetz vorgegeben. Bei einer Fünftagewoche umfasst der gesetzliche Urlaubsanspruch mindestens 20 Tage pro Jahr. Aus dem Arbeitsvertrag, Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen ergibt sich häufig ein längerer Anspruch. Während des Urlaubs wird der Lohn oder das Entgelt als Urlaubsentgelt voll weiterbezahlt. Dazu kann ein zusätzliches Urlaubsgeld kommen. Es fallen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge an. Eine Meldung erfolgt nicht.

Abwesenheit durch vorübergehende Verhinderung

In bestimmten Fällen besteht ein gesetzlicher Anspruch auf bezahlte Freistellung: bei Verhinderung für eine „nicht erhebliche“ Zeit durch einen „in der Person liegenden“ Grund ohne eigenes Verschulden (§ 616 BGB). Das können zum Beispiel akute familiäre Krisen sein, die sofortiges Handeln notwendig machen und die Betreffenden daran hindern, arbeiten zu gehen. Allerdings kann die Geltung dieser Regelung im Arbeitsvertrag ausgeschlossen werden. Für die Zeit der Freistellung mit Lohnfortzahlung fallen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge an. Eine Meldung erfolgt nicht.

Bildungsurlaub (Bildungsfreistellung, Bildungszeit)

Der Anspruch auf bezahlte Freistellung zur Teilnahme an anerkannten Weiterbildungen hängt vom jeweiligen Bundesland ab. In den meisten Fällen beträgt er fünf Tage pro Kalenderjahr. In Bayern und Sachsen besteht kein Anspruch auf Bildungsurlaub. Die Kosten für Lehrgang und Teilnahme tragen die Mitarbeiter:innen in der Regel selbst. Während des Bildungsurlaubs wird der Lohn oder das Gehalt grundsätzlich fortgezahlt. Damit fallen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge an. Eine Meldung ist nicht erforderlich.

Abwesenheit durch Mutterschutz

Arbeitgeber dürfen Frauen während der Mutterschutzfrist nicht beschäftigen. Die werdenden Mütter können allerdings freiwillig bis zur Geburt arbeiten. In der Regel beginnt die Mutterschutzfrist sechs Wochen vor und endet acht Wochen nach der Geburt. Bei Frühgeburten, Mehrlingsgeburten und Säuglingen mit Behinderung verlängert sich die Frist auf 12 Wochen nach der Geburt.

Während der Mutterschutzfrist erhalten Mütter Mutterschaftsgeld, entweder von der gesetzlichen Krankenkasse oder vom Bundesamt für Soziale Sicherung. Dazu kommt ein Arbeitgeberzuschuss, falls der Nettolohn pro Tag mehr als 13 Euro beträgt. Er berechnet sich aus der Differenz zwischen Mutterschaftsgeld und dem durchschnittlichen Netto-Entgelt der letzten drei Monate vor Beginn der Schutzfrist. Der Zuschuss wird dem Arbeitgeber im Rahmen des Umlageverfahren U2 voll erstattet. Der Zuschuss ist steuer- und beitragsfrei. Bei Bezug von Mutterschaftsgeld von mehr als einem Kalendermonat ist eine Meldung mit Abgabegrund 51 zu erstatten.

Abwesenheiten: Beschäftigungsverbot

In bestimmten Fällen dürfen werdende Mütter sowie Frauen nach der Geburt aus medizinischen Gründen selbst vor und nach der Mutterschutzfristen nicht oder nur eingeschränkt arbeiten. Das gilt zum Beispiel auf ärztliche Anordnung hin oder bei einer gesundheitlichen Gefährdung am Arbeitsplatz. In diesen Fällen ist der Arbeitgeber zur Lohnfortzahlung verpflichtet. Dieser Mutterschutzlohn ergibt sich aus dem Durchschnitts-Bruttoentgelt der letzten drei Monate vor Schwangerschaftsbeginn. Auch in diesem Fall besteht ein voller Erstattungsanspruch des Arbeitgebers aufgrund des Umlageverfahrens U2. Es fallen die reguläre Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge an. Eine Meldung erfolgt nicht.

Elternzeit

Während der Elternzeit haben Eltern Anspruch auf Elterngeld, Entgelt wird nicht bezahlt. Ausnahme ist Elternzeit mit Teilzeit, in diesem Fall fällt der anteilige Lohn oder das anteilige Gehalt für die verkürzte Arbeitszeit mit der entsprechenden Lohnsteuer und den Sozialversicherungsbeiträgen an. Die Regelungen finden sich im Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz. Beim Übergang aus der regulären Beschäftigung in eine Elternzeit in Vollzeit ist eine Meldung mit Abgabegrund 52 zu erstatten. Bei Müttern, die nach der Mutterschutzfrist direkt in die Elternzeit wechseln, ist das nicht notwendig.

Abwesenheiten: Pflegezeit

Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen haben Anspruch darauf, für bis zu sechs Monaten ganz oder teilweise von der Arbeit freigestellt werden. Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber mehr als 15 Beschäftigte hat. Zur Begleitung der letzten Lebensphase ist eine zusätzliche Pflegezeit von bis zu drei Monaten möglich. Während der Pflegezeit zahlt die Pflegeversicherung 90 Prozent des Nettoeinkommens fort. Rechtsgrundlage ist das Pflegezeitgesetz. Bei vollständiger Freistellung ist eine Meldung mit Abgabegrund 30 zu erstatten.

Kurzzeitige Pflegezeit

Bei akut auftretendem Pflegebedarf von Angehörigen haben Mitarbeiter:innen Anspruch auf Freistellung für bis zu 10 Tage. Aufgrund der Pandemie wurde diese Frist auf 20 Tage verlängert, das gilt vorerst noch bis zum 30 April 2023. Während einer kurzzeitigen Pflegezeit ohne Lohnfortzahlung besteht Anspruch auf Pflegeunterstützungsgeld von der Pflegeversicherung, außer wenn der Arbeitgeber gemäß § 616 BGB oder arbeits- bzw. tarifvertraglich zur Lohnfortzahlung verpflichtet ist (siehe oben, vorübergehende Verhinderung). Eine Meldung ist nicht zu erstellen.

Wehrdienst, Wehrübung oder Freiwilligendienst

Unternehmen sind verpflichtet, Mitarbeiter:innen zur Ableistung eines freiwilligen Wehrdienstes oder einer Dienstpflicht freizustellen. In dieser Zeit erfolgt keine Entgeltfortzahlung. Wenn die Unterbrechung einen Kalendermonat andauert, wird eine Meldung mit Abgabegrund 53 erforderlich.

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Betrieblich bedingte Abwesenheiten

Aussperrung oder rechtskonformer Streik

Wird das Unternehmen rechtmäßig bestreikt, erhalten sowohl Streikteilnehmer:innen wie auch Ausgesperrte in dieser Zeit kein Entgelt. Dauert die Unterbrechung mehr als einen Zeitmonat, wird eine Abmeldung mit Abgabegrund 35 erforderlich. Bei Wiederaufnahme der Arbeit bzw. der Entgeltzahlung muss eine Anmeldung mit Abgabegrund 13 erfolgen.

Freistellung bei Kündigung/Aufhebungsvertrag

Eine widerrufliche oder unwiderrufliche Freistellung vor Ausscheiden aus dem Unternehmen (beispielsweise im Rahmen einer Kündigung) ändert nichts an der Pflicht zur Entgeltzahlung sowie dem Abzug von Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben. Eine gesonderte Meldung erfolgt nicht.

Freistellung wegen Insolvenzverfahren

Der Insolvenzverwalter kann die Arbeitnehmer:innen des Betriebs freistellen, wenn nichts mehr zu tun ist. Dann ist zum Vortag der Insolvenz bzw. der Abweisung mangels Masse eine Meldung mit Abgabegrund 71 zu erstatten.

Freistellung zur Arbeit im Betriebsrat

Diese Form der Freistellung hat keine Auswirkungen auf die Zahlung von Lohn oder Gehalt und das Abführen von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen. Rechtsgrundlage ist § 38 Betriebsverfassungsgesetz. Eine gesonderte Meldung erfolgt nicht.

Studienzeiten bei dualem Studiengang

Duale Studiengänge umfassen Studienzeiten an einer Hochschule oder Universität und betriebliche Praxiszeiten. Dabei wird auch während der Theorie-Phasen Entgelt bezahlt und es werden Lohnsteuer sowie Sozialversicherungsbeiträge abgeführt. Eine Meldung fällt nicht an.

Abwesenheiten wegen Sabbatical

Wenn Mitarbeiterinnen im Rahmen von Sabbatical-Angeboten oder auf Grundlage von Arbeitszeitkonten eine mehrmonatige bezahlte Auszeit einlegen, entscheiden deren Dauer und die vertragliche Grundlage über eine Meldung. Beruht die Auszeit auf angesparten Arbeitszeitguthaben ohne besondere Wertguthabenvereinbarung, und umfasst sie mehr als drei Zeitmonate, ist eine Abmeldung mit Abgabegrund 30 abzugeben, weil dann das versicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnis endet. Bei Wiederaufnahme der Arbeit erfolgt eine Anmeldung mit Abgabegrund 10.

Erfolgt das Sabbatical auf Grundlage einer Wertguthabenvereinbarung, besteht das Beschäftigungsverhältnis während der gesamten Auszeit fort. In diesem Fall sind keine besonderen Meldungen für das Sabbatical abzugeben. Wird das Sabbatical in Form von unbezahltem Urlaub abgewickelt, gelten die dafür genannten Vorgaben (siehe unten Sonderurlaub).

Abwesenheiten für Fortbildung

Betriebliche Fortbildung ist aus Sicht der Lohnabrechnung reguläre Arbeitszeit ohne Besonderheiten.

Betriebsfeste und betriebliche Veranstaltungen

Die Teilnahme an betrieblichen Veranstaltungen, die in die Arbeitszeit fallen oder zu der die Mitarbeiter:innen verpflichtet sind, zählt als reguläre Arbeitszeit ohne Besonderheiten.

Persönlich bedingte Abwesenheiten

Quarantäne (Absonderung oder berufliches Tätigkeitsverbot gemäß Infektionsschutzgesetz)

Für Arbeitnehmer:innen, die gemäß einer Anordnung der Gesundheitsbehörden aus Infektionsschutzgründen nicht arbeiten dürfen, zahlt der Arbeitgeber für bis zu sechs Wochen das Entgelt fort. Rechtsgrundlage ist § 56 Infektionsschutzgesetz. Die Entgeltfortzahlung kann er sich von der zuständigen Behörde seines Bundeslandes erstatten lassen. Bei rentenversicherungspflichtig Beschäftigten ist zum letzten Tag vor der Quarantäne eine Meldung wegen Beitragsgruppenwechsel abzugeben mit Abgabegrund 32, am ersten Tag der Quarantäne eine Anmeldung wegen Beitragsgruppenwechsels mit Abgabegrund 12.

Nach sechs Wochen erhalten Betroffene die Entschädigung direkt von der Landesbehörde. Dauert die Absonderung oder das Tätigkeitsverbot länger als sechs Wochen, ist eine Abmeldung mit Abgabegrund 30 erforderlich. Bei Wiederaufnahme der Arbeit erfolgt eine Anmeldung mit Abgabegrund 10. 

Freiwillige Absonderung wegen Infektionsgefahr

Stellt der Arbeitgeber eine:n Beschäftigte:n wegen einer möglichen Infektionsgefahr bezahlt frei, ist keine Meldung erforderlich. Entgeltzahlung und das Abführen von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen laufen regulär weiter. Erfolgt eine freiwillige Absonderung als Freistellung ohne Bezahlung, gelten die Regelungen wie für einen unbezahlten Urlaub (siehe unten).

Sonderurlaub (bezahlt oder als unbezahlter Urlaub)

Der Arbeitgeber kann – auch wenn keine vorübergehende Verhinderung im Sinne von § 616 BGB besteht, s. o. – einzelnen Mitarbeiter:innen zusätzliche Urlaubstage einräumen, zum Beispiel aufgrund eines Todesfalls in der Familie. Dieser Sonderurlaub kann als bezahlter oder als unbezahlter Sonderurlaub erfolgen. Bei bezahltem Sonderurlaub (Zusatzurlaub) fallen regulär Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge an. Eine Meldung erfolgt nicht. Bei unbezahltem Urlaub muss nach einem Zeitmonat (nicht Kalendermonat) eine Meldung zur Sozialversicherung mit Abgabegrund 34 erfolgen. Ab diesem Zeitpunkt gilt das Beschäftigungsverhältnis als unterbrochen. Bei Wiederaufnahme ist Meldung mit Abgabegrund 13 zu erstatten.

Unbezahlte Fehlzeiten (Bummelei, Blaumachen, wilder Streik)

Erscheinen Mitarbeiter:innen unentschuldigt nicht zur Arbeit, wird die Fehlzeit in der Lohnabrechnung wie unbezahlter Urlaub behandelt. Selbstverständlich muss für solche Fehlzeiten kein Entgelt bezahlt werden. Ab einem Zeitmonat der Unterbrechung ist Meldung mit Abgabegrund 34 zu erstatten.

Arbeitsunfähigkeit (Krankheit, Unfall, Organ- oder Gewebespende)

Arbeitsunfähig erkrankte Mitarbeiter:innen müssen sich umgehend krank melden, spätestens nach drei Tagen muss eine ärztliche AU-Bescheinigung vorliegen. Der Arbeitgeber ist – außer bei selbstverschuldeter Arbeitsunfähigkeit - bis zu sechs Wochen zur Entgeltfortzahlung in Höhe des Durchschnittslohns oder Durchschnittsgehalts verpflichtet. Rechtsgrundlage ist § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz. Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben werden in dieser Zeit regulär abgeführt. Der Arbeitgeber kann sich bei gesetzlich krankenversicherten Mitarbeiter:innen je nach Erstattungstarif bis zu 80 Prozent der Entgeltfortzahlung von der Krankenkasse erstatten lassen. Voraussetzung ist, dass er am Umlageverfahren U1 teilnimmt (maximal 30 Beschäftigte). Beziehen arbeitsunfähige privat krankenversicherte Arbeitnehmer:innen nach dem Ende der Entgeltfortzahlung kein Krankentagegeld, besteht die Versicherungspflicht für einen Monat nach dem Ende der Entgeltfortzahlung fort. In diesen Fällen ist keine Unterbrechungsmeldung, sondern eine Abmeldung mit dem Abgabegrund 30 zu erstellen.

Krank bei Eintritt ins Unternehmen

Sind neue Mitarbeitende beim Eintritt ins Unternehmen krank, erfolgt die Anmeldung mit Abgabegrund 10 erst zum ersten Tag der Entgeltzahlung. In diesem Fall entfällt die Entgeltfortzahlungspflicht bei Arbeitsunfähigkeit während der ersten vier Wochen.

Abwesenheiten durch Kur- oder Reha-Aufenthalte

Für ärztlich angeordnete Kuraufenthalte und Reha-Maßnahmen gelten die gleichen Regeln wie bei Arbeitsunfähigkeit aufgrund von Krankheit. Das gilt auch bei Eltern-Kind-Kuren. Dem Arbeitgeber muss der Bewilligungsbescheid bzw. die ärztliche Bescheinigung vorgelegt werden.

Abwesenheiten durch Arztbesuch während der regulären Arbeitszeit

Grundsätzlich ist es Sache der Arbeitnehmer:innen, Arzttermine außerhalb der Arbeitszeit zu vereinbaren. Ist das nicht möglich, kann allerdings die Regelung für vorübergehende Verhinderung greifen (siehe oben), falls dies nicht im Arbeitsvertrag ausgeschlossen wurde. Ist im akuten Fall umgehende ärztliche Versorgung notwendig, gilt der oder die Betreffende als arbeitsunfähig erkrankt (siehe oben).

Krankengeldbezug

Bei Arbeitsunfähigkeit über den Zeitraum der Entgeltfortzahlung hinaus erhalten gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte Krankengeld von der Krankenkasse in Höhe von 70 bis 90 Prozent des Nettoentgelts. Privatversicherte Mitarbeiter:innen erhalten gegebenenfalls Krankentagegeld. Beim Übergang in Krankentagegeld- bzw. Krankengeldbezug ist eine Unterbrechungsmeldung mit Abgabegrund 51 erforderlich, wenn die Unterbrechung mindestens einen Zeitmonat anhält. Nach 78 Wochen endet der Krankengeldbezug. Bei Aussteuerung ist eine Abmeldung mit Abgabegrund 30 abzugeben.

Verletztengeldbezug

Verletztengeld ist eine Leistung der gesetzlichen Unfallversicherung im Fall von Berufskrankheiten, nach Arbeits- oder Wegeunfällen. Die Regelungen für den Krankengeldbezug gelten entsprechend.

Übergangsgeldbezug

Mitarbeiter:innen, die sich nach Ablauf der Entgeltfortzahlung in einer Reha-Maßnahme befinden, erhalten Übergangsgeld von der Deutschen Rentenversicherung. Dauert die Unterbrechung mindestens einen Kalendermonat, ist eine Unterbrechungsmeldung mit Abgabegrund 51 erforderlich.

Abwesenheiten wegen Kinder-Krankentage (Kinderkrankengeld)

Gesetzlich krankenversicherte Mitarbeiter:innen, die ihr Kind wegen Krankheit zuhause betreuen müssen, haben grundsätzlich Anspruch auf unbezahlte Freistellung. Gesetzliche Grundlage ist § 45 Sozialgesetzbuch V. Der Anspruch auf Kinderkrankentage umfasst regulär 10 Arbeitstage pro Kind und insgesamt 25 Tage bei gemeinsam erziehenden Paaren und 20 Arbeitstage pro Kind und 50 Arbeitstage insgesamt bei Alleinerziehenden. Voraussichtlich noch mindestens bis Ende Dezember 2023 gilt allerdings eine befristete Erhöhung auf 30 Arbeitstage pro Kind und insgesamt maximal 65 Tage bei gemeinsam erziehenden Paaren und 60 Tage pro Kind und maximal 130 Tage bei Alleinerziehenden. Das Kind darf maximal elf Jahre alt sein, oder es muss behindert und auf Hilfe angewiesen sein, außerdem darf es keine alternative Betreuungsmöglichkeit geben. Dauert die Freistellung länger als einen Kalendermonat, wird eine Meldung mit Abgabegrund 51 erforderlich. Sind Elternteil und Kind gesetzlich krankenversichert, zahlt die Krankenkasse Kinderkrankengeld in Höhe von bis zu 90 Prozent des Nettolohns. Haben Mitarbeitende in den letzten zwölf Monaten von Ihrem Arbeitgeber einmalige Zahlungen bekommen, wie zum Beispiel Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, beträgt das Kinderkrankengeld sogar 100 Prozent. Es gibt eine Höchstgrenze für das Kinderkrankengeld. Sie liegt bei 112,88 Euro (2022) pro Tag. Für bestimmte Beschäftigungsverhältnisse gilt - je nach arbeitsvertraglicher Regelung – Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebers gemäß § 616 BGB (s. o. bei „Vorübergehende Verhinderung“.)

Betreuungsbedarf bei Corona-bedingter Schul-/Kitaschließung

Aufgrund einer befristeten Ausnahmeregelung wird gesetzlich krankenversicherten Mitarbeiter:innen auch dann Kinderkrankengeld bezahlt, wenn das Kind zwar gesund ist, seine Schule oder Betreuungseinrichtung jedoch aufgrund der Pandemie geschlossen werden muss. Diese Regelung wird voraussichtlich noch mindestens bis Ende April 2023 Bestand haben. Es gelten die gleichen Voraussetzungen wie bei regulären Kinder-Krankentagen.

Mitarbeiter:innen ohne Krankengeldanspruch können eine Entschädigungszahlung in Höhe von 67 Prozent ihres Nettoentgelts beanspruchen, höchstens 2.016 Euro pro Monat. Voraussetzung dafür ist allerdings die Feststellung einer pandemischen Lage durch den Bund – das gilt derzeit nicht mehr. Grundlage ist dann § 56 Abs. 1a Infektionsschutzgesetz. Die Dauer des Bezugs beträgt maximal 10 Wochen, bei Alleinerziehenden maximal 20 Wochen. Auch in diesem Fall darf das Kind höchstens elf Jahre alt sein. Die Entschädigung muss der Arbeitgeber bezahlen, er kann sich den Betrag anschließend von der zuständigen Behörde seines Bundeslandes erstatten lassen. Eine Abmeldung mit Abgabegrund 30 ist nur erforderlich, wenn die Abwesenheit über den Bezug der Entgeltfortzahlung hinaus anhält. In anderen Fällen ist keine Meldung abzugeben.

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