Auslagen & Spesen
Sie möchten weniger Zeit für die Spesenabrechnungen Ihrer Teams aufwenden? Erledigen Sie die Rückerstattung von Auslagen automatisch über die nächste Lohnabrechnung.
Auslagen digital erfassen
Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden, Auslagen effektiv zu verwalten
Mitarbeiter:innen können Auslagen selbstständig hochladen, um einen Antrag auf Rückerstattung zu stellen. Zuständige Manager:innen werden zum Bestätigen oder Ablehnen des Antrags benachrichtigt.
Mitarbeiter:innen brauchen nur den Beleg hochzuladen und vorausgefüllte Daten zu überprüfen. Unsere integrierte OCR-Technologie erfasst alle Belegsdaten und füllt so den Antrag automatisch aus.
Ihr Team ist häufig auf Geschäftsreisen? Kein Problem: Die Kostenerstattung wird auf Grundlage des Wechselkurses zum Zeitpunkt der Auslage berechnet.
Ihr Team ist mit Kunden beim Mittagessen oder ein Mitarbeiter ist schnell Druckerpapier besorgen? Kein Problem - Mitarbeitende können die Belege bequem mit dem Handy abfotografieren und den Erstattungsantrag direkt abschicken.
Überprüfung durch Manager:innen
Sparen Sie Zeit, indem Manager:innen Auslagen eigenständig validieren
Ermöglichen Sie Ihren Kolleg:innen, die Kontrolle und Übersicht über die Auslagen ihrer Teams zu behalten.
Manager:innen werden benachrichtigt, sobald ein Teammitglied eine Auslage einreicht. Alle Informationen wie Auslagenkategorie, Datum und Betrag sind direkt einsehbar - Manager:innen können so den Anträge genehmigen oder ablehnen. Übersteigt der Betrag die von Ihnen festgelegte Obergrenze, wird proaktiv darauf hingewiesen.
Sobald eine Spesenabrechnung bestätigt wird, aktualisiert sich der Gehaltszettel des/r Mitarbeiter:in automatisch. Als Administrator:in können Sie eine Echtzeit-Vorschau der Lohnzettel einsehen, bevor die Lohnabrechnung durchgeführt wird.
Digitalisierung von Belegen
Verabschieden Sie sich von Papierbelegen
So einfach geht's: Mitarbeiter:innen fotografieren oder scannen ihre Belege und sobald ein/e Vorgesetzte die Auslage freigibt, wird der Beleg als PDF-Datei archiviert.
Im Falle einer Betriebsprüfung können Sie die übersichtlich in Ordnern abgelegten Belege jederzeit aufrufen und exportieren.
Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Auslagen Ihrer Mitarbeiter:innen, ob über vorgefertigte Reports oder direkt in den abgelegten Ordnern. Filtern Sie dafür nach Monat und Auslagenkategorie, um den Bericht zu individualisieren.
Transparenz & Kontrolle über Auslagen
Behalten Sie den Überblick über die Ausgaben Ihres Teams
Sie entscheiden, für welche Mitarbeiter:innen Sie das Spesenmanagement freischalten. Die ausgewählten Personen können dann im eigenen Mitarbeiter:innen-Bereich ihre Auslagen einreichen.
Sie können ein Ausgabenlimit festlegen, um die Spesenabrechnungen Ihres Teams genau zu kontrollieren. Dafür haben Sie zwei Möglichkeiten: eine übergreifende Obergrenze oder ein Limit je nach Auslagenkategorie.
Ihre Mitarbeiter:innen sollen nicht bis zum Monatsende auf ihre Rückerstattung warten? Dann können Sie den jeweiligen Betrag auch direkt überweisen, indem PayFit eine SEPA-Datei dafür generiert. Auf der Gehaltsabrechnung ist dann vermerkt, dass die Spesenabrechnung bereits zurückgezahlt wurde.
