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Auslagen & Spesen

Sie möchten weniger Zeit für die Spesenabrechnungen Ihrer Teams aufwenden? Erledigen Sie die Rückerstattung von Auslagen automatisch über die nächste Lohnabrechnung.

Auslagen digital erfassen

Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden, Auslagen effektiv zu verwalten

Mitarbeiter:innen können Auslagen selbstständig hochladen, um einen Antrag auf Rückerstattung zu stellen. Zuständige Manager:innen werden zum Bestätigen oder Ablehnen des Antrags benachrichtigt.
Erstellung über den Mitarbeiter:innen-Bereich
Mitarbeiter:innen brauchen nur den Beleg hochzuladen und vorausgefüllte Daten zu überprüfen. Unsere integrierte OCR-Technologie erfasst alle Belegsdaten und füllt so den Antrag automatisch aus.
Optische Zeichenerkennung (OCR)
Ihr Team ist häufig auf Geschäftsreisen? Kein Problem: Die Kostenerstattung wird auf Grundlage des Wechselkurses zum Zeitpunkt der Auslage berechnet.
Immer der aktuellste Wechselkurs
Ihr Team ist mit Kunden beim Mittagessen oder ein Mitarbeiter ist schnell Druckerpapier besorgen? Kein Problem - Mitarbeitende können die Belege bequem mit dem Handy abfotografieren und den Erstattungsantrag direkt abschicken.
Auslagen von überall einreichen - auch über's Handy

Überprüfung durch Manager:innen

Sparen Sie Zeit, indem Manager:innen Auslagen eigenständig validieren

Ermöglichen Sie Ihren Kolleg:innen, die Kontrolle und Übersicht über die Auslagen ihrer Teams zu behalten.
Geben Sie Validierungsrechte an Manager:innen
Manager:innen werden benachrichtigt, sobald ein Teammitglied eine Auslage einreicht. Alle Informationen wie Auslagenkategorie, Datum und Betrag sind direkt einsehbar - Manager:innen können so den Anträge genehmigen oder ablehnen. Übersteigt der Betrag die von Ihnen festgelegte Obergrenze, wird proaktiv darauf hingewiesen.
Auslagen validieren
Sobald eine Spesenabrechnung bestätigt wird, aktualisiert sich der Gehaltszettel des/r Mitarbeiter:in automatisch. Als Administrator:in können Sie eine Echtzeit-Vorschau der Lohnzettel einsehen, bevor die Lohnabrechnung durchgeführt wird.
Automatische Rückerstattung mit der nächsten Lohnabrechnung

Digitalisierung von Belegen

Verabschieden Sie sich von Papierbelegen

So einfach geht's: Mitarbeiter:innen fotografieren oder scannen ihre Belege und sobald ein/e Vorgesetzte die Auslage freigibt, wird der Beleg als PDF-Datei archiviert.
Belege digitalisieren
Im Falle einer Betriebsprüfung können Sie die übersichtlich in Ordnern abgelegten Belege jederzeit aufrufen und exportieren.
Alle Belege jederzeit griffbereit
Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Auslagen Ihrer Mitarbeiter:innen, ob über vorgefertigte Reports oder direkt in den abgelegten Ordnern. Filtern Sie dafür nach Monat und Auslagenkategorie, um den Bericht zu individualisieren.
Alle Auslagen im Blick

Transparenz & Kontrolle über Auslagen

Behalten Sie den Überblick über die Ausgaben Ihres Teams

Sie entscheiden, für welche Mitarbeiter:innen Sie das Spesenmanagement freischalten. Die ausgewählten Personen können dann im eigenen Mitarbeiter:innen-Bereich ihre Auslagen einreichen.
Legen Sie fest, wer Auslagen einreichen kann
Sie können ein Ausgabenlimit festlegen, um die Spesenabrechnungen Ihres Teams genau zu kontrollieren. Dafür haben Sie zwei Möglichkeiten: eine übergreifende Obergrenze oder ein Limit je nach Auslagenkategorie.
Legen Sie unternehmensweite Richtlinien fest
Ihre Mitarbeiter:innen sollen nicht bis zum Monatsende auf ihre Rückerstattung warten? Dann können Sie den jeweiligen Betrag auch direkt überweisen, indem PayFit eine SEPA-Datei dafür generiert. Auf der Gehaltsabrechnung ist dann vermerkt, dass die Spesenabrechnung bereits zurückgezahlt wurde.
Erstatten Sie Belege auch schon vor Monatsende