¿Externalizar la nómina es necesario en la era digital?

Encontrar las herramientas adecuadas para generar y gestionar las nóminas empieza a ser una prioridad para los departamentos de RRHH.

Hasta ahora, la herramienta principal para la gestión de nóminas era la gestoría tradicional , pero también la solución más primitiva, y la idea de contar con este servicio era externalizar la nómina de todos los empleados.

A día de hoy la realidad es un poco distinta: los departamentos de RRHH han visto la necesidad de digitalizar todas las tareas engorrosas de su día a día y ya no se trata tanto de externalizar la nómina sino de automatizar todo este proceso para poder mantener el control pero despreocuparse de esta tarea.

En este post explicamos a los empresarios y departamentos de RRHH todos los detalles sobre externalizar la nómina. Además, podrás descargarte gratis nuestro modelo de nómina en Excel.

¿Qué significa externalizar la nómina?

Externalizar la nómina es una actividad que suelen realizar las empresas para disminuir la carga de trabajo del departamento de recursos humanos. Para ello se suele contar con el outsourcing de nómina que consiste en contratar a una empresa externa para que ésta realice la gestión de nóminas.

¿Cuáles son los beneficios de externalizar la nómina?

En efecto, externalizar la nómina genera una serie de beneficios para el departamento de RRHH, los empleados y la empresa en general.

Por un lado, el departamento de RRHH reduce su carga de trabajo. Así como la carga de trabajo administrativo al departamento de finanzas. Estos departamentos ahorran tiempo al no realizar estas tareas mecánicas y pueden dedicarse a lo que verdaderamente importa, tareas que pueden aportar valor añadido a los empleados y al negocio.

Los empleados, por otro lado, pueden recibir sus nóminas cada mes sin errores ni retrasos. Externalizar la nómina permite disminuir los errores a la hora de calcular una nómina ya que un servicio externo a la empresa, y experto en materia, realiza el trabajo.

Muy ligado también a que nuestra empresa pueda despreocuparse en la gestión y simplificar su cumplimiento normativo, así como en la protección de datos de las nóminas.

Al final es todo un ciclo, si el departamento de RRHH se despreocupa de esta parte, puede satisfacer mejor las necesidades que los trabajadores con una mejor organización del trabajo, los empleados trabajan más felices y por lo tanto, trabajan de manera más productiva.

¿Cómo elegir al proveedor de outsourcing de nóminas ideal?

Elegir al proveedor de outsourcing de nóminas ideal es una decisión crucial que puede impactar significativamente en la eficiencia operativa de tu empresa. Aquí tienes algunos pasos y consideraciones clave para tomar la mejor decisión:

1. Evaluar las necesidades de tu empresa: Antes de buscar proveedores, identifica claramente las necesidades específicas de tu empresa en cuanto a la gestión de nóminas. Considera el volumen de empleados, complejidad de las nóminas y cualquier requisito legal específico.

2. Revisión de experiencia y reputación: Investiga la trayectoria del proveedor. Busca referencias o testimonios de otras empresas que utilicen sus servicios. Un proveedor con buena reputación y experiencia en tu sector puede ofrecer un servicio más adaptado a tus necesidades.

3. Tecnología y seguridad de datos: Asegúrate de que el proveedor utiliza tecnología avanzada para la gestión de nóminas y que implementa medidas de seguridad robustas para proteger la información sensible de tus empleados.

4. Cumplimiento normativo: Verifica que el proveedor esté actualizado con las últimas regulaciones laborales y fiscales. Esto es crucial para asegurar que tu empresa cumpla con todas las normativas vigentes.

5. Servicios de atención al cliente: Evalúa la calidad del soporte al cliente. Es importante contar con un proveedor que ofrezca un servicio de atención al cliente accesible y eficiente para resolver cualquier duda o problema que pueda surgir.

6. Flexibilidad y escalabilidad: Asegúrate de que el proveedor pueda adaptarse a las necesidades cambiantes de tu empresa, ya sea en términos de crecimiento, reducción de personal o expansión a nuevos mercados.

7. Coste y valor: Considera el coste del servicio en relación al valor que ofrece. No siempre el proveedor más barato es la mejor opción. Analiza qué beneficios adicionales ofrece el proveedor que justifiquen la inversión.

8. Capacitación y soporte: Comprueba si el proveedor ofrece capacitación y soporte continuo para garantizar que tu equipo pueda utilizar el sistema eficientemente.

Al seguir estos criterios, podrás seleccionar un proveedor de outsourcing de nóminas que no solo cumpla con las necesidades actuales de tu empresa, sino que también apoye su crecimiento futuro.

¿De qué manera se puede externalizar la nómina?

La externalización de  nóminas es algo muy habitual entre las pequeñas y medianas empresas, pero se puede hacer de diferentes maneras. Aquí te mostramos ejemplos de los dos modelos actuales:

Externalizar la nómina con una gestoría tradicional

Probablemente sea la solución más primitiva para externalizar la nómina de tus trabajadores. Las gestorías se encargan de toda la gestión laboral, fiscal y legal de muchas pymes.

Algunas de estas gestorías suelen tener algunos programas para hacer nóminas, sin embargo, no es lo común.

Pros y contras de externalizar la nómina con una gestoría tradicional

Aquí te mostramos una tabla comparativa con los pros y contras de externalización del servicio de nóminas con un gestoría tradicional:

Como ves, puede parecer una solución sencilla, sin embargo, los contras son más que los pros en esta modalidad de externalización de nómina.

¿Qué es externalizar la nómina con un SaaS y asesoría laboral digital?

Otra de las maneras de externalizar la nómina es contar con una asesoría laboral digital que ofrezca una solución tecnológica. 

Esta es la mejor opción para las pymes españolas ya que tienen lo mejor de los dos mundos. Por un lado, tendrán un software tecnológico accesible para los encargados de RRHH que podrán usar sin tener conocimientos laborales. Por otro lado, contarán con el asesoramiento laboral de un experto a quién podrán acudir para solucionar todas sus dudas.

A cotninuación, te mostramos una tabla comparativa con los pros y contras de externalización del servicio de nóminas con un SaaS:

Después de analizar las ventajas que ofrece la externalización de las nóminas con una asesoría online, es decir, con un software de generación de nóminas, observamos como puede ser clave para centralizar toda la información laboral de la empresa y tus empleados en una misma plataforma. ¿Te imaginas hacer un clic y tener todas las nóminas de tus empleados listas?

Y a la misma vez, ¿te imaginas no tener que rechazar a la figura humana experta en laboral que te acompañe en toda la gestión laboral de nóminas? Efectivamente, esta es una realidad cada vez más evidente. Los departamentos de RRHH se olvidan de los correos electrónicos, de los excels, y de programas de nóminas para pymes arcaicos. 

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