Modèle de note de frais
- Modèle 100% conforme aux exigences URSSAF
- Tableau Excel pré-formaté et facile à remplir
- Calcul automatique des frais professionnels et kilométriques
Les notes de frais représentent des montants importants pour les entreprises qui développent leur business. Les rendez-vous d’affaires, les prospections ou les expositions dans des salons professionnels sont des activités de choix pour améliorer leur visibilité. Mais, lorsque la trésorerie est trop fragile, les collaborateurs doivent piocher dans leurs dépenses personnelles pour mener à bien leur travail.
En fonction de la facture qui remonte à la comptabilité de l’entreprise, comment déterminer son modèle de notes de frais pour mieux automatiser ses tâches ?
Pourquoi faire une note de frais ?
La note de frais est un document qui référence les dépenses professionnelles d’un collaborateur avec ses fonds personnels. Si la dépense est justifiée, l’entreprise se doit de rembourser cette somme avancée par le salarié, le dirigeant ou même un professionnel indépendant.
Le suivi des notes de frais est important pour la comptabilité de l’entreprise. En effet, si les dépenses avancées sont trop élevées, les demandes de remboursement risquent de mettre la trésorerie en péril. Cette situation peut être consécutive à un manque d’encadrement ou à des tentatives de fraude. Mettre à jour son tableau de notes de frais permet de sensibiliser les collaborateurs à une meilleure gestion de leurs dépenses.
Quelles sont les dépenses considérées comme des notes de frais ?
Toute dépense qu’un salarié avance dans le cadre de son travail est considérée comme une note de frais, du moment qu’elle n’est pas excessive. Un justificatif de note de frais, sous forme de facture, doit être transmis au service comptable de l’entreprise pour procéder à son remboursement.
💡Bon à savoir : le remboursement de la note de frais n’est soumis à aucun prélèvement social (ni cotisation, ni impôt sur le revenu).
Les entreprises distinguent deux types de notes de frais : les frais classiques et les frais kilométriques.
Les notes de frais classiques
Les notes de frais classiques concernent les dépenses professionnelles les plus courantes pour les entreprises. On y trouve notamment :
- les frais d’hébergement dans des hôtels ou des logements temporaires ;
- les frais de déplacement avec des transports en commun ;
- les frais de repas dans des restaurants ;
- les frais d’achat dans la bureautique ;
- les frais de télécommunications (abonnement Internet, téléphone) ;
- les frais de formation professionnelle ;
- et tant d'autres.
Certaines notes de frais doivent respecter quelques conditions avant d’être transmises au service comptabilité pour remboursement.
Pour un repas d’affaire, le justificatif doit comporter le nom des invités, leur profession, le nom de l’entreprise (ou des entreprises) pour qui ils travaillent. Ne pas oublier de mentionner également le motif de l’invitation.
Pour des frais d’hébergement, la note contient le nombre de nuitées et le lieu du séjour. Le collaborateur obtient son remboursement si le lieu d’hébergement se trouve à plus de 50 km de son domicile. En cas de litiges, il peut indiquer sur son justificatif que le temps de trajet en transport en commun est supérieur à une heure et demie. Quelles que soient les raisons, il faut se référer aux outils de géolocalisation pour générer ses justificatifs.
Pour des frais de transport en commun, les salariés indiquent le trajet, la date et le montant du déplacement. Il est préférable de disposer de billets nominatifs pour faciliter la gestion des frais sur le logiciel.
À chaque activité professionnelle correspondent des modèles de note de frais spécifiques. Grâce au savoir-faire de nos juristes, nous vous invitons à modifier notre modèle de base à télécharger gratuitement sous format Excel.
Les notes de frais kilométriques
Les frais kilométriques concernent les collaborateurs qui effectuent des trajets professionnels avec leurs véhicules personnels. L’administration fiscale calcule les indemnités kilométriques sur la base d’un barème kilométrique et de plusieurs charges :
- l’amortissement de la voiture ;
- son assurance ;
- son entretien ;
- sa consommation en carburant ;
- son usure.
Le modèle de la note de frais kilométrique renseigne la date de déplacement, son motif (purement professionnel) et la distance parcourue. Cette dernière est calculée en fonction de la puissance fiscale de la voiture et selon le barème de l’URSSAF.
Consultez notre modèle de note de frais kilométriques pour calculer vos indemnités kilométriques. Notre solution est à télécharger gratuitement dans cet article et disponible en format Excel ou PDF.
Quels sont les avantages d’un modèle de notes de frais sur Excel ?
Avec PayFit, vous pouvez télécharger gratuitement nos différents modèles de note de frais sous format Excel ou PDF. Chaque document est édité par des juristes en droit social, ce qui améliore considérablement la fiabilité de notre logiciel. Les données sont régulièrement mises à jour en fonction des nouvelles réglementations fiscales. Grâce à l’automatisation des outils de gestion, vous réduisez le temps de traitement et les erreurs humaines qui peuvent altérer les remboursements.
Remplissez le formulaire ci-dessus pour faciliter votre travail comptable.
Questions fréquentes
sur le modèle de note de frais-
Comment faire une note de frais ?
Lorsque vous faites une note de frais, il est important de vérifier que les informations suivantes sont bien indiquées :
- identité du salarié ayant engagé la dépense ;
- date de la dépense ;
- nature ou catégorie des frais (repas, déplacement, etc.) ;
- lieu de la dépense ;
- moyens de paiement utilisés ;
- montant dépensé (HT, TTC) ;
- montant de la TVA.
💡Bon à savoir : pour ne pas commettre d’erreurs, il est recommandé d’utiliser un modèle de note de frais.
-
Comment gérer les notes de frais ?
La gestion des notes de frais est un processus long et fastidieux.
Pour remplir vos notes de frais, vous pouvez recourir à un modèle pour ne pas commettre d’erreurs. Sachez qu’en tant qu’employeur, vous pouvez accepter ou refuser les demandes de remboursement de notes de frais.
En outre, vous devez définir la politique de traitement des frais professionnels au sein de votre entreprise. Par ailleurs, il est important de vous assurer que le traitement des notes de frais est conforme à la réglementation fiscale et comptable.
-
Pourquoi utiliser un modèle de note de frais ?
En tant qu’employeur, utiliser un modèle de note frais Excel présente de nombreux avantages :
- gagner du temps dans la gestion des notes de frais ;
- mieux organiser les demandes de remboursement ;
- ne pas commettre d’erreurs ;
- se conformer à la réglementation fiscale et comptable.
Recourir à un modèle de notes de frais présente également des avantages pour le salarié qui peut faire des demandes de remboursement plus rapidement.
💡Bon à savoir : dans certains cas, il faut une rédiger une note de frais spécifique, c’est le cas des notes de frais d’association.
-
Comment utiliser un modèle de note de frais ?
L’utilisation d’un modèle de note de frais Word vous permet de mieux gérer la comptabilisation des notes de frais.
Vous pouvez recourir, pour remplir vos notes de frais, à un modèle pour ne pas commettre d’erreurs.
Lors de son utilisation, vous devrez renseigner certaines informations :
- l’identité du salarié ayant engagé la dépense ;
- la date de la dépense ;
- la nature ou la catégorie des frais (repas, déplacement, etc.) ;
- le lieu de la dépense ;
- les moyens de paiement utilisés ;
- le montant dépensé (HT, TTC) ;
- le montant de la TVA.
-
Où trouver un modèle de note de frais ?
Vous pouvez trouver facilement un exemple de note de frais sur certains sites dédiés à la gestion de la paie.
PayFit vous propose ce modèle de note de frais gratuit et simple d’utilisation que vous pouvez communiquer à vos salariés pour leurs demandes de remboursement.