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Work from Anywhere in der Praxis - was wir bis jetzt gelernt haben

2020 hat viele Unternehmen und deren interne Organisation und Arbeitsbedingungen vor neue Herausforderungen gestellt.

Obwohl die letzten Monate also nicht immer einfach waren, konnten wir auch viele neue Erfahrungen sammeln und diese in eine verbesserte und flexiblere Arbeitsorganisation umwandeln. Welche Fragen wir uns dabei gestellt haben, welche Learnings wir aus dem Lockdown mitnehmen konnten und wie wir “Work from Anywhere” bei PayFit umsetzen, haben wir im Folgenden kurz zusammengefasst. 

Agile Arbeitsweisen als Startvorteil

 

Als Erstes ist es wahrscheinlich wichtig, kurz unsere Ausgangssituation zu erklären. PayFit wurde 2016 in Paris gegründet, um Lohnabrechnung und HR zu digitalisieren. In unserem deutschen Büro in Berlin Kreuzberg arbeiten 45 PayFiterInnen. Neben dem Hauptsitz in Paris gibt es auch Büros in London und Barcelona. Obwohl wir also quasi schon immer über mehrere Standorte verteilt sind, waren (und sind) wir kein “Remote First” Start-up. Das Büro war als Arbeitsort, aber auch als sozialer Treffpunkt ein wesentlicher Teil der Unternehmenskultur. 

Allerdings war uns Flexibilität für unsere Mitarbeiter schon immer von Bedeutung. Es gab von Anfang an die Option einmal pro Woche aus dem Home-Office zu arbeiten oder im Rahmen von Kernarbeitszeiten auch selbst zu bestimmen, wann der Arbeitstag startet beziehungsweise endet. 

Ein weiterer Vorteil für uns - unser digitales Produkt und unsere agile Arbeitsweise. Aufgrund verschiedener internationaler Standorte war unsere Kommunikation bereits vor Corona überwiegend digitalisiert (wir nutzen Slack und Zoom) und auch Dokumentation von Wissen und Prozessen wurde schon immer dezentral über Notion geregelt. 

Der Lockdown im März 2020 war aber auch für uns erstmal eine Umstellung. Noch vor offiziellen Anweisungen von Behörden beschlossen wir alle internationalen und so auch das deutsche Büro zu schließen. Die Gesundheit unserer Teams stand für uns an oberster Stelle. Alle PayFiterInnen arbeiteten ab sofort zu 100% im Home-Office. 

Learnings aus dem Lockdown 

Wir hatten tatsächlich kaum Zeit für eine langsame Eingewöhnungsphase im Lockdown, denn aufgrund der corona-bedingten Änderungen am Arbeitsmarkt hat sich für unser Team der Arbeitsaufwand im März und April signifikant erhöht. Doch die Produktivität der MitarbeiterInnen hat dadurch nicht gelitten. Ganz im Gegenteil - dank digitaler Arbeitsweisen und Kommunikation sowie einem starken Fokus auf wenige, relevante Projekte hat sich der Output der Teams eher gesteigert. So konnten wir beispielsweise Gesetzesänderungen in der Software selbst schnell anpassen und ein komplett neues Feature für Kurzarbeitergeldberechnung in Rekordzeit umsetzen. Mit einem klaren gemeinsamen Ziel (unseren Kunden in der Corona-Zeit so gut wie irgendwie möglich zur Seite zu stehen) und regelmäßiger, transparenter Kommunikation konnte also selbst der Lockdown unserer Produktivität nichts anhaben. 

Während der Monate im Lockdown konnten wir klar sehen, dass unsere Teams auch außerhalb einer eher konventionellen Büroumgebung effektiv und produktiv arbeiten können.

Firmin Zocchetto

Co-Founder und CEO

Und noch etwas ist uns aufgefallen - unsere MitarbeiterInnen waren im Home-Office großteils sehr zufrieden. Hauptsächlich aufgrund größerer Freiheiten und mehr Selbstbestimmung bei der Wahl von Arbeitsort sowie Arbeitszeiten. PayFiterInnen konnten ein Arbeitsumfeld wählen und gestalten, indem sie sich am produktivsten fühlen. Und damit auch am zufriedensten.  

Bei den ganzen positiven Auswirkungen ist es aber auch wichtig nicht zu vergessen, dass vor allem 100% Home Office nicht für alle funktioniert. Die Bedürfnisse der MitarbeiterInnen sind schlicht zu divers dafür. Wir hatten unter anderem auch KollegInnen, die berichteten, sich sozial isoliert zu fühlen. Das Team immer ausschließlich über den Bildschirm zu sehen und nicht mal eben schnell gemeinsamen Mittagessen gehen zu können, war für viele schwierig. 

Als wir uns konkretere Gedanke zu einem neuen Arbeitskonzept bei PayFit machten, war es für uns entscheidend, auch diese Aspekte nicht außen vor zu lassen. 

Unser Ansatz: Work from Anywhere

Basierend auf den Learnings im Lockdown haben unsere drei Gründer viel über die zukünftige Gestaltung des Arbeitsumfeldes bei PayFit nachgedacht und das gesamte Unternehmen dazu eingeladen, sich an der Diskussion zu beteiligen. Wir haben also eine interne Umfrage gestartet und die Ergebnisse waren recht eindeutig: 

💡 91% der PayFiterInnen wären mit einer flexibleren Remote-Policy zufriedener.

💡 79% der PayFiterInnen fühlen sich mit mehr Flexibilität produktiver.

💡 78% der PayFiterInnen können sich vorstellen, außerhalb des Arbeitsortes zu leben. 

Wir wollten einen Schritt weiter gehen, indem wir den Mitarbeitenden dauerhaft die Wahl lassen zu entscheiden, wie sie arbeiten wollen.

Firmin Zocchetto

Co-Founder und CEO

Und damit hatten wir eigentlich alle Informationen, die wir brauchten. Im Lockdown haben wir bewiesen, dass wir auch remote und flexibel unsere Leistung bringen können. Durch einzelne Gespräche mit MitarbeiterInnen und den Daten aus der Umfrage war jetzt also auch klar, dass mehr Flexibilität auch wirklich gewünscht ist. Es war Zeit für ein neues Konzept.

Was ist Work from Anywhere?

Kurz - unsere MitarbeiterInnen können sich aussuchen, von wo und wann sie arbeiten. 

Durch Work from Anywhere steht es unseren MitarbeiterInnen frei, jederzeit ins Büro zu kommen. Das Büro ist dabei ein Arbeitsort wie jeder andere. PayFiterInnen können sich aber auch dafür entscheiden, außerhalb unserer Standorte zu wohnen und zu arbeiten. Zudem gibt es die Möglichkeit, für eine gewisse Zeit im Jahr ins Ausland zu gehen. Mehr Freiraum in der Wahl des Arbeitsortes brachte ebenfalls mehr Flexibilität im Bezug auf Arbeitszeiten. In der Gesamtheit war es uns jedoch wichtig, klare Grundregeln mit allen MitarbeiterInnen zu teilen. 

Natürlich kommen hier erst mal viele Fragen auf. Kann ich auch mal um 7 Uhr starten und dafür um 16 Uhr Schluss machen? Wie soll das Onboarding für neue MitarbeiterInnen aussehen? Genau dafür ist es wichtig, Grundregeln festzulegen. Diese haben wir in unserem Work from Anywhere Playbook festgehalten. Das soll zu einem die Zusammenarbeit stärken, zum anderen auch klare Erwartungen setzen. 

Wichtig hierbei ist, dass dieses Regelwerk (Playbook) noch lange nicht “fertig” ist. Wir lernen immer noch ständig dazu und erweitern unsere Richtlinien mit neuen Beispielen. 

Hier ein kleiner Einblick in unser “Work from Anywhere Playbook”:

🤔 Frage: Von wo kann ich arbeiten? 

👉 Eine professionelle Arbeitsumgebung ist Grundvoraussetzung.

👉 Produktives Arbeiten muss gewährleistet sein. 

👉 Arbeiten aus einem anderen Land ist begrenzt und nur in Absprache mit dem Manager möglich. 

🤔 Frage: Wie kann ich mir meine Arbeitszeit einteilen?

👉 Customer First: Teams mit direktem Kundenkontakt haben geregelte Arbeitszeiten, um bestmöglichen Service für unsere Kunden zu gewährleisten. 

👉 Team First: Wir wollen weiterhin produktiv zusammenarbeiten können. Daher werden Kernzeiten innerhalb der Teams anhand gemeinsamer Bedürfnisse definiert. Verfügbarkeit für Meetings muss zu diesen Zeiten gegeben sein. 


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