Warum ist die vorbereitende Lohnabrechnung so wichtig? 

Melanie Spreeberg

Brand and Content Manager

Aktualisiert am 27.09.2022

Ohne die vorbereitende Lohnabrechnung geht es in der Lohnbuchhaltung nicht. Doch viele Unternehmen wissen nicht, dass sie trotz dem Auslagern an eine/n Steuerberater:in oder Lohnbüro den zeitintensivsten Teil, nämlich die vorbereitende Lohnabrechnung, immer selbst machen müssen.

Die vorbereitenden Lohnbuchhaltungsaufgaben bilden die Grundlage der Lohnabrechnung. Deshalb ist um mögliche Fehlerquellen zu reduzieren, nicht nur ein durchdachter und sorgfältiger Ablauf wichtig, sondern auch sich zu Fragen: Haben wir als Unternehmen schon die optimale Prozesslösung?

In diesem Artikel schauen wir uns an, was die vorbereitende Lohnabrechnung ist, warum sie so wichtig ist und warum sie digital effizienter abgewickelt werden kann.

Inhaltsverzeichnis

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Vorbereitende Lohnbuchhaltung

Alle wichtigen Daten & Dokumente werden gesammelt und verarbeitet, um anschließend die Lohnabrechnung durchführen zu können. Das heißt beispielsweise Stammdaten anlegen oder ändern, fehlende Unterlagen anfordern, Stundenzettel führen, Arbeitszeiten (u.a. Urlaub) erfassen und Kranken-und Fehlzeiten dokumentieren. 

Bitte beachten: Hier ist die reibungslose Datenübermittlung wichtig, denn ein Fehler kann kostspielige Folgen für Ihr Unternehmen haben.

Durchführung der Lohnabrechnung

Auf Basis der eingegeben Daten berechnet ein Programm den Lohn bzw. das Gehalt Ihrer Mitarbeiter:innen, sowie zu leistende Steuer- und Sozialabgaben. Spezialisierte Lohnabrechnungsprogramme schicken auch direkt alle Meldungen an Sozialversicherungsträger und Finanzamt, erstellen SEPA-Dateien (für die Überweisung der Gehälter), und Lohnbuchungslisten für die Weiterverarbeitung an die Buchhaltung. 

Stressfaktor vorbereitende Lohnbuchhaltung

Hier kommt einiges an Daten und Dokumenten zusammen. Noch stressiger wird es diese aus verschiedenen Quellen zusammensuchen zu müssen. Auch sind alle Mitarbeiter:innen involviert, weil selbst die kleinste Änderung zur neuen Personalaufgabe wird.

Auch die Datenübermittlung durch beispielsweise Excel Tabellen und E-Mail-Flut an einen externen Anbieter kann aufwendig und mühsam sein.

Sind die Daten einmal an den externen Anbieter übermittelt, haben Sie so gut wie keinen Handlungsspielraum für Änderungen, Übersichten und Live-Vorschauen, sondern müssen für alles den/die Steuerberater:in kontaktieren.

Diese beiden Stressfaktoren finden sich meist in der herkömmlichen Art und Weise wie Unternehmen die Buchhaltung für und mit dem/der Steuerberater:in vorbereiten.

Lohnbuchhaltung auslagern

Für viele bedeutet die Lohnabrechnung an den/die Steuerberater:in oder das Lohnbüro auszulagern, nichts mehr mit dem Thema zutun zu haben

Aber Achtung: Sie müssen trotzdem die vorbereitende Lohnabrechnung autonom durchführen und sich dabei selbst organisieren. 

Das heißt die Daten aus verschiedenen Quellen zusammensuchen, verarbeiten und an den Dienstleister weiterzuleiten. Ab diesem Punkt geben Sie dann zwangsläufig auch volle Kontrolle ab, denn selbst die kleinste Änderung bedeutet Kommunikationsschleifen mit dem/der Steuerberater:in. Dadurch haben Sie ebenfalls kein zentrales Ablagessystem aller Daten, dass Sie als Informationsportal nutzen können.

Der/die Steuerberater:in übernimmt nur die Berechnungen und trägt die Daten in DATEV ein, um automatisiert die Meldungen zu schicken und die Lohnbuchungslisten, sowie Lohnzettel zu erstellen. Die Lohnzettel müssen dann durch Sie an Mitarbeitende verschickt werden.

Das heißt: Den mühsamsten Teil der Lohnabrechnung müssen Sie immer selbst machen, aber wie effizient und bequem dieser abläuft entscheiden Sie. 

Vorbereitende Lohnabrechnung mit PayFit

In Ihrem PayFit-Konto ist die vorbereitende Lohnabrechnung in wenigen Klicks erledigt:

Alles Wichtige an einem Ort: Sie tragen alle relevanten Daten in Ihren PayFit-Account ein. Wir übernehmen auf Basis dessen automatisch die Berechnungen, Meldungen und Erstellung von Lohnbuchungslisten (geben Sie hierfür Ihrem/r Buchhalter:in einen gesonderten Zugang zum Account), sowie Lohnzettel. Die Lohnzettel erhalten Ihre Mitarbeitenden auch automatisch.

Abwesenheiten und Auslagen über den Mitarbeiter:innen- Bereich: Alle Mitarbeiter:innen haben Zugriff auf ihren persönlichen Account. Dort können sie Abwesenheiten (z.B Arbeitsunfähigkeit oder Home Office) und Arbeitszeiten eintragen. Auch Auslagen sind schnell erledigt. Einfach Beleg fotografieren, überprüfen und abschicken. Alle Anträge werden von den Manager:innen dann bestätigt oder abgelehnt.

Echtzeit Änderungen: Neue Mitarbeitende anlegen oder Daten ändern ist in Echtzeit und wenigen Klicks in Ihrem PayFit-Konto möglich. Statt ewig auf die Simulationsabrechnung vom/von Steuerberater:in zu warten, können Sie eine Live-Vorschau von Probeänderungen einsehen.

Zusätzliche Funktionen: PayFit unterstützt bei den Personalaufgaben mit wichtigen Funktionen wie Organigramme, Reportings, Mitarbeiterverzeichnis oder einfach einer Monatsübersicht. Erfahren Sie von unseren Experten, welche PayFit- Funktionen zu Ihnen passen. 

6 PayFit Bausteine für eine bessere vorbereitende Lohnabrechnung

Wir bei PayFit haben alles, was es für eine effiziente Lohnabrechnung von A-Z braucht. So lässt sich Lohnabrechnung nicht nur einfach selbst machen, sondern Sie haben mehr Kapazität sich auf das Wichtige zu konzentrieren.

Zentralisierung, weil alles an einem Ort zeiteffizient ist

Ihre Software ist Tool und Informationsportal zugleich, weil alles Wichtige digital gebündelt ist. So haben sie jederzeit und von überall Zugriff auf Informationen und Dokumente. Zum Beispiel den Resturlaub von der/dem Mitarbeiter:in einsehen ist in wenigen Klicks erledigt.

Intuitiv, weil Sie kein Experte sein müssen

Das Fachwissen liegt bereits an den wichtigsten Stellen in der Software und unseren Lohnabrechnungsexperten, um alles gesetzeskonform durchzuführen. 

Deshalb konnten wir PayFit so bauen, dass Sie als Nutzer:in die Software intuitiv und ohne Fachwissen bedienen können. Dafür gibt es beispielsweise Erinnerungs- und Erklärungsfunktionen. Sie werden also komplett durch die Lohnabrechnung geleitet und vergessen nichts Wichtiges. 

Kollaboration, weil es zusammen schneller geht

In einer perfekten Lohnabrechnungswelt laufen alle wichtigen Informationen direkt von den jeweiligen Quellen an den zentralen Ort zusammen. Und das ohne langes Sammeln und Verarbeiten. PayFit ist dieser perfekte Lohnabrechnungsort. 

Mitarbeiter:innen tragen Informationen unmittelbar in ihre Accounts ein und Manager:innen können Änderungen bestätigen. Sie wiederum können am Ende alles noch einmal überprüfen. So wird beispielsweise ein Urlaubsantrag von dem/der Manager:in bestätigt und erscheint automatisch am Monatsende auf der Lohnabrechnung. 

Unabhängigkeit, weil es damit mehr Spaß macht

Änderungen oder Ergänzungen sollten nicht etliche E-Mails und ein ganzer Abstimmungsprozess, sondern wenige Klicks sein. 

Automatisierung, weil es zeitgemäß ist

Durch die Automatisierung wurden etliche Branchen produktiver. Jetzt macht sie die (vorbereitende) Lohnabrechnung einfacher. Denn alle eingetragenen Informationen werden automatisch von der Software übernommen. Auf Basis dieser werden dann die Gehälter, sowie Abgaben gesetzeskonform berechnet und die Meldungen geschickt. Die Lohnbuchhaltungslisten und die Lohnzettel werden auch automatisiert erstellt. Sie müssen am Ende nichts mehr machen. Ihre Mitarbeitenden bekommen Ihre Lohnzettel automatisch.

Mitarbeiter:innen- Fokus, weil zufriedene Mitarbeitende bessere sind

In der Lohnabrechnungssoftware finden Sie einen Mitarbeiter:innen-Bereich. Hier können Mitarbeitende sogar noch nach Ausscheiden aus dem Unternehmen ihre Lohnzettel einsehen, ohne dass sie dafür extra eine E-Mail an die HR-Abteilung schicken müssen.

Vorbereitende Lohnbuchhaltung effizienter machen mit PayFit

In Ihrem PayFit-Account haben Sie über Ihre vorbereitende Lohnbuchhaltung hinaus alles Relevante im Blick, vermeiden unnötige Übertragungsfehler und sparen dabei nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. 

Wollen Sie wissen, wie das für Ihr Unternehmen aussehen könnte? Dann buchen Sie eine unverbindliche Demo mit einem unserer Expert:innen.

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