Mitarbeiterin schwanger – Welche Pflichten habe ich als Arbeitgeber?

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Carina Schumacher

Content Manager

Aktualisiert am 10.11.2022

Nun ist es so weit. Die erste Angestellte in Ihrem Unternehmen ist schwanger. Dann ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um Ihr Wissen aufzufrischen und zu erweitern. Wie lange geht die Mutterschutzfrist? Wer zahlt das Mutterschaftsgeld? Welche Anträge müssen gestellt werden?

Um als Arbeitgeber nicht völlig planlos dazustehen, wenn die Mitarbeiterin schwanger ist, haben wir hier die wichtigsten Fakten für Sie zusammengetragen.

Inhaltsverzeichnis

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Welches Entgelt wird während der Mutterschutzfrist gezahlt?

Die Mutterschutzfrist gilt sechs Wochen vor und acht Wochen nach Entbindung. Bei besonderen Geburten, beispielsweise Mehrlingen oder Frühgeburten, kann der Mutterschutz auf 12 Wochen nach der Geburt verlängert werden. Sollte Ihre Angestellte bis zur Geburt arbeiten wollen oder schon zwei Wochen nach der Geburt wieder anfangen wollen, kann sie auch eine Kürzung der Mutterschutzfrist beantragen. Hierfür bräuchte sie ein ärztliches Attest. Nach der Entbindung besteht in der ersten Zeit ein absolutes generelles Beschäftigungsverbot. Auf dieses Beschäftigungsverbot kann die Mutter anders als vor der Entbindung grundsätzlich nicht verzichten.

Was die Schwangerschaft Arbeitgeber kosten

Während der Mutterschutzfrist bekommt die werdende Mutter das Mutterschaftsgeld von ihrer Krankenkasse in Höhe von 13 Euro pro Kalendertag ausgezahlt, sofern sie gesetzlich versichert ist. Auf diesen Betrag fallen keine Sozialversicherungsbeiträge oder Steuern an. Die Differenz zum normalen Nettoentgelt muss, ab einem Betrag von 390 Euro netto, vom Arbeitgeber übernommen werden. Diese kann jedoch aufgrund der Umlage U2 von der Krankenkasse rückerstattet werden. Privat Versicherte Arbeitnehmerinnen bekommen auf Antrag vom Bundesversicherungsamt 210 Euro.

Unser Tipp: Stellen Sie hierfür einen Antrag auf Erstattung und mildern Sie dadurch die finanzielle Belastung Ihres Unternehmens.

Wann dürfen Schwangere und Stillende arbeiten?

Neben der eben erwähnten Zahlung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld kommen noch andere Pflichten auf Arbeitgeber bei Schwangerschaft zu. Für Untersuchungen und zum Stillen müssen Sie die schwangere Arbeitnehmerin freistellen. Während dieser Freistellung wird das Entgelt fortgezahlt. Zu beachten ist, dass Schwangere oder Stillende Frauen täglich nicht mehr als 8,5 Stunden arbeiten dürfen. Der Urlaubsanspruch bleibt während des Mutterschutzes bestehen.

Allgemein bekannt (und trotzdem nennenswert) ist, dass seitens des Arbeitgebers ein Kündigungsverbot während der Schwangerschaft und bis zu vier Monate nach der Entbindung besteht. Die gleiche Frist gilt ebenfalls für Fehlgeburten, die nach der 12. Schwangerschaftswoche eintreten.

Wann ist ein Beschäftigungsverbot von Nöten?

Unser Tipp: Suchen Sie frühzeitig das Gespräch mit Ihrer Arbeitnehmerin, um gemeinsam zu schauen, wie sich die Arbeitsumgebung und die Schwangerschaft vereinbaren lassen. Eine Gefährdungsbeurteilung ist zwingend notwendig. Suchen Sie gegebenenfalls gemeinsam nach Lösungen, wenn dies nicht der Fall sein sollte. Übt die Angestellte beispielsweise eine stehende Tätigkeit aus (z.B. Fließbandarbeit), können Sie sich zusammen eine alternative Tätigkeit im Unternehmen überlegen, die Ihre Angestellte im Sitzen ausführen kann. Sollte sich im Unternehmen keine Alternative finden und/oder die Gefahr bestehen, dass sie mit gefährlichen Materialien in Berührung kommen könnte, muss ein Beschäftigungsverbot ausgesprochen werden, um die Mutter und das Kind keinen unnötigen Belastungen auszusetzen und sie bestmöglich zu schützen.

Was muss der Arbeitgeber tun, wenn eine Mitarbeiterin schwanger ist?

Sobald die Mitarbeiterin schwanger ist und Ihnen die Schwangerschaft mündlich mitgeteilt hat, müssen Sie dies beim Amt für Arbeitsschutz melden. Eine weitere Meldung an die Krankenkasse bezüglich der Abwesenheit der Arbeitnehmerin während der Mutterschutzfrist ist auch zu tätigen. Zu empfehlen ist, dass Sie der Schwangeren das Mutterschutzgesetz aushändigen, digital zugänglich machen oder sogar in der Firma an einem Infoboard aushängen. Sobald Sie drei weibliche Mitarbeiterinnen permanent beschäftigen, ist dies sogar Ihre gesetzliche Pflicht.

Arbeitgeber meldet Schwangerschaft nicht

Meldet der Arbeitgeber die Schwangerschaft nicht, kann es zu Bußgeldern kommen. Insbesondere dann, wenn die Unterlassung fahrlässig oder vorsätzlich geschieht. Dies fällt unter die Anzeigepflicht des Arbeitgebers. Ist die Mitarbeiterin schwanger und hat dies öffentlich kommuniziert, ist der Arbeitgeber nicht mehr an die Schweigepflicht gebunden.

Mitarbeiterin schwanger: Schwangerschaftsvertretung

Ist ihre Mitarbeiterin schwanger, besprechen Sie mit der werdenden Mutter, wann der letzte Arbeitstag sein wird, wie sie in der Abwesenheitszeit vertreten werden kann und wie es sich mit der Rückkehr ins Unternehmen verhält. Fragen Sie Ihre Arbeitnehmerin außerdem, ob sie plant nach Ablauf der Mutterschutzfrist in Elternzeit zu gehen und klären Sie sie auf, dass die Abgabefrist des Antrags sieben Wochen vor Beginn der Elternzeit endet.

Checkliste Schwangerschaft für Arbeitgeber

Die wichtigsten Fakten haben wir für Sie noch einmal in einer Liste zusammengefasst und nach Zuständigkeiten aufgegliedert. Sollte Ihre Mitarbeiterin schwanger und Sie PayFit-Kunde sein, nehmen wir Ihnen einige lästige Schritte ab.

SchrittAufgaben des ArbeitgebersDas erledigt PayFit
Mehr als 3 Frauen ständig beschäftigtMutterschutz Gesetz (MuSchu Gesetz) für alle Mitarbeiter:innen sichtbar aushängen oder digitalen Zugriff ermöglichen
Wurde ein Attest vorgelegt?Neuen Mutterschutz-Eintrag in PayFit anlegenBerechnung der Schutzfrist
Gibt es eventuelle Beschäftigungsverbote?Gefährdungsprüfung nach § 9 MuSchu Gesetz Mitarbeitergespräch über Anpassungen der Arbeitsumgebung Falls Beschäftigungsverbot vorhanden - Eintragen in PayFit
Werden Sachbezüge während Mutterschutzfrist gewährt?Eintragen in PayFit
Entgelt während BeschäftigungsverbotBerechnung des Mutterschutzlohns Berücksichtigung auf Lohnzettel Antrag auf Erstattung monatlich (U2-Umlage)
Monat in dem die Mu-Schu-Frist beginntVersand elektronischer Verdienstbescheinigung an KK Berechnung AG-Zuschuss zum MuSchuGeld Berücksichtigung auf Lohnzettel
Während Mu-Schu-FristKopie der Unterbrechungsmeldung an AN aushändigen Gespräch mit Arbeitnehmerin bzgl. ElternzeitUnterbrechungsmeldung an die KK der AN

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