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Was müssen Arbeitgeber zum Lohnzettel online wissen?

Simon Hengel
Aktualisiert am 2.12.2022

Es ergibt Sinn, die Verdienstabrechnung online bereitzustellen. Das Ausdrucken der Lohnabrechnung auf Papier ist umständlich und teuer. Das Verschicken per Post kostet zusätzlich Porto und weitere Arbeitszeit. Allerdings sollten Arbeitgeber beim Übergang zur elektronischen Lohnabrechnung die Rechtslage beachten. Es gibt ein paar Dinge zu beachten, wenn der Betrieb in Zukunft die Lohnzettel online verfügbar macht.

Inhaltsverzeichnis

Lust, bei der Gehaltsabrechnung Zeit zu sparen?

Lohnzettel online statt auf Papier: Darum geht es bei der Online-Gehaltsabrechnung

Beschäftigte haben nicht nur Anspruch auf ihren Lohn oder ihr Gehalt. Sie haben zusätzlich zur Zahlung auch das Recht auf eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung. Das schreibt § 108 der Gewerbeordnung vor. Die Abrechnung soll zeigen, für welche Arbeitszeiten das Entgelt bezahlt wurde, welche Zulagen und Zuschläge enthalten sind und ähnliches mehr. Die genauen Pflichtangaben in der Entgeltabrechnung regelt die Entgeltbescheinigungsverordnung.

Traditionell wurde die die Lohnabrechnung den Mitarbeiter:innen jeden Monat in Papierform überreicht oder per Post zugeschickt. In manchen Unternehmen ist das noch immer üblich. Andere Betriebe übermitteln längst die Lohnzettel online, als elektronisches Dokument.

Die Gewerbeordnung verlangt eine Abrechnung in Textform. Das Format der elektronischen Lohnabrechnung sollte keine Grafik und kein Scan sein. Stattdessen bietet sich das PDF-Format an. Auch andere Text-Formate sind möglich. Entscheidend sind in jedem Fall Verschlüsselung und Passwortschutz. 

  • Oft wird der Lohnzettel online in einem passwortgeschützten Online-Speicher abgelegt. 

  • Alternativ kommt der Lohnzettel online per E-Mail als verschlüsselter Anhang. Dieser lässt sich ebenfalls nur mit einem Passwort öffnen. Dafür können private ebenso wie dienstliche E-Mail-Adressen genutzt werden.

  • Auch eine verschlüsselte E-Mail, in der die online Lohnabrechnung direkt steht, ist grundsätzlich möglich. Das erfordert jedoch eine entsprechende Software, auch bei den Mitarbeiter:innen.

Lohnzettel online: Das sind die Vorteile

Aus Arbeitgeber-Sicht zählen der Kosten- und Zeitfaktor. Wenn die Beschäftigten ihre Lohnzettel online abrufen, muss niemand Abrechnungen ausdrucken und kuvertieren. Die Ausgaben für Kuverts, Kuvertiermaschinen, Papier und Toner entfallen ebenfalls. Das sind oft bereits mehrere Euro pro Arbeitnehmer:in und Monat.

Auch die Mitarbeiter:innen profitieren, wenn ihre Lohnzettel online bereitliegen: Sie sind jederzeit und von überall aus abrufbar, mit dem Smartphone, dem Tablet oder dem Laptop. Das Durchwühlen von Aktenordnern und Papierstapeln entfällt, der verzweifelte Anruf in der Lohnbuchhaltung mit der Bitte um eine Kopie ebenfalls. Das Ausdrucken bleibt weiter möglich.

Lohn- und Gehaltsabrechnungen online bieten mehr Sicherheit. Eine Papier-Abrechnung lässt sich spurlos entwenden oder unbefugt lesen. Jeder digitale Zugriff wird auf Logfiles festgehalten: Missbrauch lässt sich nachweisen. Zudem können digitale Daten durch Backups gesichert werden. Gute IT-Sicherheit schützt vor Hackern, Viren und Trojanern.

Ganz wichtig: der Wechsel zur elektronischen Lohnabrechnung verkleinert den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens deutlich. Es verbraucht weniger Papier. Der Stromverbrauch der Drucker liegt in der Regel weit über dem für die Online-Speicherung. CO2 und Kraftstoffe, die beim Verschicken von Briefen mit der Post anfallen, werden gespart.

Verdienstabrechnung online? Datenschutz gewährleisten

Eine Lohnabrechnung enthält sensible personenbezogene Daten. So schützt die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) besonders Informationen zur Konfession, die sich aus dem Kirchensteuerabzug ergeben, oder Gesundheitsangaben, die sich aus Krankheitstagen auslesen lassen, aber auch Informationen zu den persönlichen Finanzen, zur Wohnortadresse, zum Familienstand und möglichen Kindern.

All das muss vor unbefugten Augen geschützt werden. Das gilt natürlich auch dann, wenn die Verdienstabrechnung online verschickt oder bereitgestellt wird. Verschlüsselte Übertragung und Passwortschutz sind unabdingbar. Das Passwort darf sich nicht einfach erraten lassen, weil es etwa aus den Initialen und dem Geburtsdatum besteht. Wird die Lohnabrechnung als verschlüsselter Anhang verschickt, oder ein Link zu der entsprechenden Datei, dürfen in der E-Mail selbst keine sensiblen Daten enthalten sein.

Wichtig: Mailserver und Datenspeicher, die bei der Online-Lohnabrechnung eingesetzt werden, sollten EU-Datenschutzrecht entsprechen. Am besten sind Serverstandorte innerhalb der EU. Außerdem müssen Online-Speicher und/oder Mail-Server gegen Hackerangriffe und andere Cyber-Risiken geschützt werden. Für den Mail-Versand sind Sicherungsprotokolle wie SMTPS erforderlich. Online-Speicher, auf denen Lohnabrechnungen liegen, sollten bei Anbietern mit Zertifizierung nach ISO 27001 gehostet werden und im Hinblick auf Zugriffsschutz, Rechtevergabe und Datensicherung hohe Standards bieten. Ideal ist ein doppelter Zugangsschutz mit 2-Faktor-Authentifizierung, so dass der Server insgesamt nur nach doppeltem Login zugänglich ist und der Zugriff auf den persönlichen Speicherplatz die individuelle Autorisierung voraussetzt. 

In vielen Fällen stellen Betriebe, die zur Online-Entgeltabrechnung übergehen, den Mitarbeiter:innen eine Möglichkeit zum Ausdrucken bereit. Schließlich hat längst nicht jede:r einen Drucker zu Hause. Auch dabei muss an den Datenschutz gedacht werden: Der Drucker sollte kein Netzwerkdrucker sein und keine automatische Kopien von jedem ausgedruckten Dokument speichern. 

Arbeitgeber sind für den Datenschutz der Lohn- und Gehaltsabrechnung verantwortlich. Diese Verantwortung endet allerdings, sobald das Dokument den Privatbereich der Beschäftigten erreicht, also etwa an eine private E-Mail-Adresse zugestellt wurde. 

Elektronische Gehaltsabrechnung: Zustimmung der Mitarbeiter:innen

Als Arbeitgeber sollten Sie beim Übergang zur Online-Gehaltsabrechnung die Zustimmung der Beschäftigten einholen. Das kann durch eine individuelle Vereinbarung oder in Form einer Betriebsvereinbarung geschehen. 

Grundsätzlich genügt zwar auch eine konkludente Zustimmung, die nicht ausdrücklich erfolgt, sondern durch entsprechendes Verhalten sichtbar wird. Sie lässt sich im Konfliktfall aber schwerer nachweisen. 

Eine Ausnahme von der verpflichtenden Zustimmung der Beschäftigten sieht das LAG Hamm, wenn die Abrechnungen online an eine dienstliche E-Mail-Adresse verschickt wird.

Existiert ein Betriebsrat, muss er über die Einführung der Online-Abrechnung informiert werden (§ 80 Abs. 2 BetrVG). Ein Mitbestimmungsrecht hat er grundsätzlich nicht.

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Lohnzettel online: Ein Urteil klärt die Rechtslage

Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen.“ – so steht es in § 108 GewO. Die Pflicht, den Mitarbeiter:innen eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung zukommen zu lassen, ist also eindeutig. Zum Lohnzettel online sagt das Gesetz jedoch nichts Explizites. So musste das Landesarbeitsgericht Hamm vor einiger Zeit entscheiden, ob Arbeitnehmer:innen die elektronische Lohnabrechnung ablehnen können (Aktenzeichen: LAG Hamm, 23.09.2021 - 2 Sa 179/21). 

Es ging um folgenden Fall: ein Arbeitgeber hatte seine Belegschaft informiert, dass zukünftig die Verdienstabrechnung online in PDF-Form bereitstehen würde, verschlüsselt gespeichert in einem Online-Portal. Die Mitarbeiter:innen sollten sich innerhalb von drei Monaten registrieren und ein Passwort vergeben. Anschließend konnten sie ihre Lohnzettel online von dem Portal abrufen, herunterladen oder ausdrucken. Für Arbeitnehmer:innen ohne Drucker oder Smartphone standen dafür Terminals auf dem Betriebsgelände bereit. 

Lohn- und Gehaltsabrechnungen auf Papier sollte es nicht mehr geben. Ein Arbeitnehmer bestand jedoch darauf. Er ließ seinen Rechtsanwalt Widerspruch einlegen, verweigerte die Nutzung der Online-Lohnabrechnung und klagte schließlich vor dem Arbeitsgericht auf Abrechnungen in Papierform. 

Lohnzettel online: erteilt oder nicht erteilt?

Wie so oft in Gerichtsverfahren ging es auch hier um ein Detail, das Nicht-Juristen überraschen dürfte: um die Frage, was der Begriff „erteilen“ im oben zitierten Gesetzestext genau bedeutet. Diese Frage war sowohl für das Arbeitsgericht Dortmund in erster wie für das Landesarbeitsgericht Hamm in zweiter Instanz ein entscheidender Punkt. 

Das LAG befand, dass der Lohnzettel online mit dem digitalen Ablegen in einem Online-Portal ohne Einwilligung des Klägers nicht erteilt war. Zwar war die Textform auch bei der Online-Lohnabrechnung gegeben, und der Kläger hatte keinen Anspruch auf eine Abrechnung auf Papier. Es genügte den Richtern jedoch nicht, dass der Arbeitgeber den Lohnzettel online nur zur Verfügung stellte – damit war die Abrechnung nicht „erteilt“. Vielmehr müsse die Lohnabrechnung in den „Machtbereich“ des Arbeitnehmers gelangen, so die Urteilsbegründung wörtlich. Und: Für einen „Zugang in elektronischer Form“ sei die Zustimmung des Arbeitnehmers zu dieser Art des Zugangs erforderlich.

Was bedeutet das LAG-Urteil zur Online-Lohnabrechnung konkret?

Konkret folgt aus dem Urteil des Landesarbeitsgerichts: Arbeitgeber können sehr wohl die Lohnzettel online bereitstellen. Es gibt keine Pflicht zu einer Papierabrechnung.

Aber: es genügt nicht, wenn Arbeitgeber den Lohnzettel online erstellen und in einem Online-Portal oder einer Secure Cloud ablegen. In diesem Fall benötigen sie für die elektronische Gehaltsabrechnung die Zustimmung der Mitarbeiter:innen. Sie sollte schriftlich erfolgen, um nachweisbar zu sein.

Alternativ kann die Gehaltsabrechnung, oder der Link dazu, an eine dienstliche E-Mail-Adresse geschickt werden. In diesem Fall ist keine Einwilligung erforderlich. Natürlich müssen alle Beschäftigten dafür eine eigene dienstliche E-Mail-Adresse haben, und es muss klar sein, dass sie ihre Nachrichten regelmäßig zu sichten haben. 

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