Lohnabrechnung online oder mit Steuerberater:in?

Melanie Spreeberg

Brand and Content Manager

Aktualisiert am 19.09.2022

Beim Thema Lohnabrechnung greifen viele Arbeitgeber auf die altbewährte Option Steuerberater:in oder Lohnbüro zurück. Viele wissen nicht, dass es möglich ist die Lohnabrechnung online erstellen zu können. Doch Unternehmen scheuen sich oft vor der online Lohnabrechnung, weil es komplex klingt. Andere geben an,  dass die Angst vor möglichen Fehlern oder mangelndem Fachwissen groß ist. Doch gerade für kleine und mittelgroße Unternehmen ohne Fachpersonal machen Softwares die Lohnabrechnung nicht nur effizienter, sondern auch einfacher – auch ohne Fachwissen.

Wir zeigen Ihnen Unterschiede zwischen Lohnabrechnung online oder mit Steuerberater:in/Lohnbüro zu erledigen.

Inhaltsverzeichnis

Lust, bei der Gehaltsabrechnung Zeit zu sparen?

Wie läuft die Lohnabrechnung mit Steuerberater:in/Lohnbüro ab?

Eine/n Steuerberater:in oder ein Lohnbüro mit der Lohnabrechnung zu beauftragen, klingt erst einmal komfortabel. Wichtig ist hierbei zu beachten, dass dies nicht bedeutet, dass Sie mit der Lohnabrechnung nichts mehr zutun haben. Für den zeitintensivsten Teil, der vorbereitenden Lohnbuchhaltung, müssen Sie sich selbst organisieren und diese durchführen. Das bedeutet Sie müssen monatlich Daten, wie beispielsweise Abwesenheiten oder Arbeitsstunden verwalten und an den Dienstleister weitergeben.

Vorteile der Lohnabrechnung mit Steuerberater:in

Im Folgenden finden Sie die Vorteile der Lohnabrechnung mit Steuerberater:innen. Die Lohnabrechnung online bietet eine Alternative und wird im Laufe des Artikels erläutert.

Fachwissen

Lohnabrechnung und die sich jährlich ändernde Gesetzgebung erfordern Fachwissen, welches Steuerberater:innen oder Lohnbüros mitbringen.

Persönliche Unterstützung

Bei fachlichen Fragen, wie beispielsweise Betriebsprüfungen können Steuerberater:innen und Lohnbüro individuell gegen ein Honorar beraten.

Grundfunktionen

Die Meldungen und Erstellung der Lohnzettel erfolgt komplett durch den/die Steuerberater:in oder das Lohnbüro.

Nachteile der Lohnabrechnung mit Steuerberater:in

Die Lohnabrechnung mit Steuerberater:innen birgt aber auch Nachteile, die im Folgenden erläutert werden.

Administrativer Aufwand

Da Sie Änderungen und Daten an den/die Steuerberater:in kommunizieren müssen, kommt es häufig viel kommunikativen Hin und Her. Das heißt etliche E-Mails und Telefonate selbst für kleine Abstimmungen. In der Regel erhalten Sie am Monatsende eine PDF mit den Lohnzetteln der Mitarbeitenden. Diese müssen zeitaufwendig aus der PDF gesplittet und an das Team einzeln verteilt werden. 

Fehlende Preistransparenz

Oft ist die Lohnabrechnung Teil des Gesamtpreises eines Angebotspakets. Vielen Kunden ist nicht klar, wie viel sie pro Mitarbeiter:in oder Änderungen im Lohnabrechnungsprozess zahlen. Steuerberater:innen/Lohnbüro stellen neben den Fixkosten zuzüglich ein Bearbeitungs- und Beratungshonorar in Rechnung. Diese sich summierenden Kosten sprengen oftmals das Budget von kleineren Unternehmen. 

Steuerberater:innen und Lohnbüros sind in ihrer Preisgestaltung frei. Die Kosten hängen von der Anzahl der Mitarbeiter:innen, der Komplexität der Gehaltsabrechnungen, sowie von Sonderwünschen ab. Bei Lohnbüros werden oftmals einmalige Gebühren zur Erfassung der Stammdaten von Mitarbeitenden und Staffelpreise je Anzahl der Mitarbeitenden angeboten. Die monatlichen Kosten pro Mitarbeitenden finden Sie im Folgenden:

  • Lohnabrechnung 10 - 20€

  • An-und Abmeldung 10-25€

  • Digitale Personalakte 2,50-5€

  • DATEIV Nutzung 1,50-3€

Das heißt bereits bei 10 Mitarbeiter:innen kann so eine höhere Summe von mehreren Hundert Euro im Monat entstehen - ohne die Extrakosten.

Kontrollverlust im Datenmanagement

Sie stehen in einer kompletten Abhängigkeit zum/r Steuerberater:in. Änderungen können nur durch ihn/sie durchgeführt werden. Lohndaten sind dabei nicht frei einsehbar, sondern müssen angefordert werden. 

Fehlende Automatisierung

Durch unsere Kunden, welche vorab bei Steuerberater:innen waren, wissen wir, dass die manuelle Verarbeitung ein erhöhtes Fehlerrisiko mit kostspieligen Folgen (z.B. Nachzahlungen) bedeutet. 

Sie möchten Ihre Gehälter zum 15. des Monats zahlen, aber die Software Ihres/r Steuerberater:in rechnet mit dem 1. des Monats als Zahlungsdatum. Dann erfolgt die Auszahlung fehlerhaft, wird falsch in Ihre Jahresabrechnung einbezogen und hohe Steuernachforderungen können auf Sie zukommen.

Haftung

Trotz externer Abwicklung, haften Sie weiterhin für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Lohnabrechnungen und damit verbundene rechtliche Pflichten. 

Wie erstellen Sie Ihre Lohnabrechnung online?

Das Pendent zur Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Steuerberater:in oder Lohnbüro, ist eine Software, um die Lohnabrechnung online zu erledigen. Das bedeutet aber keineswegs, dass Sie auf Leistung, Funktionen und Know-how verzichten müssen – im Gegenteil. Digitale und intuitive Lohnsoftwares wie PayFit ermöglichen es Ihnen Ihre Lohnabrechnung in wenigen Klicks online zu erstellen. Digitale Lohnabrechnung lässt vor allem auch Ihre vorbereitende Lohnbuchhaltung durch Zusatzfunktionen wie digitale Personalakten, Zeiterfassung oder Urlaubsplanung, effizienter werden.

Vorteile der Lohnabrechnung online

Die Lohnabrechnung online erleichtert Ihnen die Arbeitsabläufe und Sie sparen administrativen Aufwand. Hier finden Sie eine Auflistung aller Vorteile, die Sie mit der Lohnabrechnung online haben.

Kurze Kommunikationswege

Sie können die Änderungen einfach und schnell selbst eintragen. Sollten Sie trotzdem Fragen haben, bieten die Softwares einen Kundenservice an. 

Komfort mit der Lohnabrechnung online

Wie bei Steuerberater:innen oder beim Lohnbüro müssen Sie Ihre Daten vorab verwalten. Mit einer Software wie PayFit geht das schneller. Sie tragen alle laufenden Daten direkt in der Software ein (Sie sparen zusätzlich Zeit, indem auch Ihre Mitarbeitenden in ihren Profilen Daten direkt eintragen.) Am Monatsende übernimmt die Software automatisch ohne Datenübermittlung alles für den online Lohnschein. Die Meldungen an die Krankenkassen oder das Finanzamt werden automatisch versendet. Professionelle Softwares sind immer auf dem neusten Stand und halten so aktuelle gesetzliche Vorgaben ein. Im letzten Schritt bekommen Ihre Mitarbeitenden eine E-Mail Benachrichtigung, dass der Lohnschein online verfügbar ist. 

Kontrolle in Datenmanagement

Da Sie alle Personaldaten zentral in Ihrem Account verwalten, haben Sie Daten und Dokumente immer griffbereit und können diese bei Bedarf auch schnell selbst ändern. Das spart Zeit und Nerven. Ebenso haben Sie volle Transparenz über lohnabrechnungsrelevante Themen, beispielsweise können Sie einsehen welche Kosten für welchen Mitarbeitenden im Monat Februar angefallen sind. Wichtig ist auch sich aktiv zu erkundigen, wie die Dienstleister den Datenschutz garantieren. PayFit beispielsweise weist mit seiner ISO 2700 Zertifizierung den höchstmöglichen Datenschutzstandard nach. 

Intuitive Handhabung

Softwares wie PayFit sind intuitiv gestaltet, sodass Sie selbst kein Experte sein müssen, um sich schnell zurechtzufinden. Sie genießen so die Vorzüge der vollen Kontrolle und dem Fachwissen durch die Software. Die Software erleichtert Ihnen die komplexen Aufgaben und führt Sie Schritt für Schritt durch die Entgeltabrechnungen. Alle benötigten Werte, wie beispielsweise Sozialversicherungsbeiträge, werden automatisch berechnet. 

Lohnabrechnung online kostenlos?

Lohnabrechnungssoftwares bieten in der Regel verschiedene Preiskategorien, je nach Funktionen oder Service, an. Diese können kostengünstiger als bei Steuerberater:innen ausfallen. Es lohnt es sich die Preise verschiedener Anbieter hinsichtlich der Funktionen der einzelnen Pakete zu vergleichen. So zahlen Sie beispielsweise bei PayFit nur einen Grundpreis pro Mitarbeiter:in und zur Softwarenutzung. Bei PayFit entstehen keine Zusatzkosten für Sondermeldungen oder Einführungstraining, ebenso entfallen Bearbeitungshonorare. 

Nachteile der Lohnabrechnung online

Kein Produkt ist perfekt. Auch die Lohnabrechnung online abzuwickeln, kann Nachteile mit sich bringen. Hier eine kurze Liste der Nachteile.

Eigeninitiative

Ob das ein wirklicher Nachteil ist, ist sehr individuell, aber wichtig zu erwähnen ist es dennoch. Zu Beginn haben Sie ein Zeitinvestment beim Übertragen der Daten und dem Einrichten des Accounts. Danach braucht es eine verantwortliche Person, welche sich mit der Software vertraut macht, um sie dann monatlich zu bedienen – wenn es dann auch nur wenige Klicks zur Lohnabrechnung sind. 

Kein interner Experte

Indem kein/e Mitarbeiter:in eigens für Lohnabrechnung eingestellt wurde gibt es keinen internen Experten bei Rückfragen von Mitarbeiter:innen. Es muss dann Kontakt mit dem Kundenservice aufgenommen werden. 

Fehler sind möglich

Trotz des hohen Maße an Automatisierung können trotzdem im Prozess Fehler entstehen. Wichtig ist hier aber zu verstehen, dass keine Lösung fehlerfrei ist.

Wie läuft die Online Lohnabrechnung mit PayFit ab?

Neben einer automatisierten und verlässlichen Software für Ihre Online Lohnabrechnung, erhalten Sie mit PayFit auch eine umfassendes Mitarbeitenden-Portal:

  • Zentrales Ablagesystem mit allen wichtigen Daten und Dokumenten an einem Ort

  • Volle Kontrolle durch das Abfragen von Informationen jederzeit und von überall

  • Änderungen sind selbst in Echtzeit machbar und bieten auch eine Live-Vorschau zur Überprüfung 

  • Mitarbeiter:innen-Zugänge als Online Personalakte bieten Einblick in Abwesenheiten, Arbeitszeiten und Auslagen und werden von Mitarbeitenden direkt eingetragen und fließen automatisch in den Online Lohnschein.

  • Komplizierte Zwischenschritte fallen weg und eingetragene Daten werden automatisch übernommen und statt Excel-Tabellen, Papierchaos oder ewig auf Rückmeldung vom/n Steuerberater:in zu waren, passieren Personalaufgaben online und in Echtzeit

Warum ist die Lohnabrechnung online mit PayFit schneller?

PayFit digitalisiert also alle Prozesse für die vorbereitende Lohnbuchhaltung und übernimmt alles rund um die Lohnabrechnung (beispielsweise Berechnungen, Meldungen und Versand der Lohnzettel). Sie brauchen dabei kein Fachwissen mitzubringen.

Was passiert bei einem Wechsel mit meinem/r Steuerberater:in?

Zu PayFit zu wechseln, muss keine Entscheidung gegen Ihre/n Steuerberater:in sein. Für die steuerrechtliche Beratung können Sie Ihre/n Steuerberater:in weiter einsetzen. Wie wir von vielen Steuerberater:innen von Kunden hören, begrüßen viele sich wieder auf ihre eigentliche Tätigkeit konzentrieren zu können, indem wir automatisiert die Lohnabrechnung und alles davor übernehmen. 

Lohnabrechnung online kostenlos oder doch mit Steuerberater:in?

Die Lohnabrechnung mit Steuerberater:innen/Lohnbüro bietet einen gewissen Komfort, da die Lohnabrechnung alles essenzielle übernehmen. Aber Vorsicht, da Lohnabrechnung nicht das Kerngeschäft ist, können hier Zusatzkosten, kostspielige Fehler und Abhängigkeit entstehen. 

Die Lohnabrechnung online mit einer Software erledigen ist jedoch zeiteffizienter und oftmals kosteneffizienter. Wichtig ist, sich der eigenen Bedürfnisse als Unternehmen bewusst zu werden. Wenn Ihnen beispielsweise Kontrolle, Transparenz und kurze Kommunikationswege wichtig sind, sind Lohnsoftwares eine passende Option für Sie. Es lohnt sich dennoch verschiedene Anbieter hinsichtlich Kosten, Funktionen, Service und Datenschutz zu vergleichen.

Hinweis: Wenn Sie über die Online Lohnabrechnung kostenlos mehr erfahren wollen, buchen Sie sich einfach eine unverbindlich Produktpräsentation. Unsere Expert:innen zeigen Ihnen die Software und schauen gemeinsam, ob PayFit auch für Ihr Unternehmen die Lohnabrechnung einfacher macht. 

Lust, bei der Gehaltsabrechnung Zeit zu sparen?

Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken. PayFit übernimmt keine Haftung für den Inhalt. Es ist kein Ersatz für eine rechtliche Beratung durch eine/n Steuerberater:in oder Jurist:in. PayFit kann nicht für Schäden verantwortlich gemacht werden, die durch das Lesen oder die Nutzung der Website entstehen. Achten Sie auf das Datum der letzten Aktualisierung.

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