Lohnabrechnung für Studenten und Lohnabrechnung für Azubi

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Simon Hengel

Aktualisiert am 27.09.2022

Welche Besonderheiten müssen bei der Lohnabrechnung für Student:innen beachtet werden, und was gilt bei der Lohnabrechnung für Azubi? Diese Frage ist für viele Betriebe relevant, weil sie Student:innen beschäftigen oder weil es Auszubildende gibt.

Inhaltsverzeichnis

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Lohnabrechnung für Student:innen

Für die Sozialversicherung bilden studentische Beschäftigte keine eigene Kategorie. Eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung ist nur mit den folgenden Eigenschaften möglich:

  • beschäftigt als Arbeitnehmer:in (z. B. als Werkstudent:in)

  • beschäftigt als Praktikant:in (z. B. für ein Pflichtpraktikum)

  • beschäftigt als Azubi (z. B. im Rahmen eines dualen Studiums)

Weitere Möglichkeiten gibt es nicht. Da kein eigener Status für studierende Beschäftigte existiert, müssen Studenten zur Lohnabrechnung einer dieser drei Gruppen zugewiesen werden.

Student:innen als Arbeitnehmer:innen

Der typische Fall von Studierenden als reguläre Arbeitnehmer:innen ist der Job neben dem Studium oder in den Semesterferien, um die Finanzen aufzubessern.

Wenn sie dabei geringfügig beschäftigt werden, d. h. mit zurzeit maximal 450 Euro Monatslohn, dann gelten bei der Lohnabrechnung dieser Student:innen die normalen Regeln für Minijobber. Der Arbeitgeber muss Rentenversicherungsbeiträge in Höhe von 15 Prozent und – außer bei privat krankenversicherten Student:innen – Krankenversicherungsbeiträge in Höhe von 13 Prozent abführen. Dazu kommen der Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung und die Umlagen U1, U2 und U3. Die Lohnsteuerpauschale beträgt 2 Prozent. Die Studierenden können sich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen, andere Sozialversicherungsbeiträge fallen für sie nicht an.

Ebenfalls sozialversicherungsfrei ist eine kurzfristige geringfügige Beschäftigung. Das gilt auch für die Arbeitgeberbeiträge, bis auf die gesetzliche Unfallversicherung und die Umlagen U1, U2 und U3. Die Lohnsteuer kann pauschal mit 25 Prozent berechnet werden. Kurzfristige Jobs dieser Art dürfen nicht berufsmäßig ausgeübt werden, und nicht mehr als drei Monate oder 70 Arbeitstage umfassen.

Eine weitere Möglichkeit ist die Beschäftigung als Werkstudent:in, die Lohnabrechnung vereinfacht sich beträchtlich, wenn bei Werkstudent:innen die Voraussetzungen erfüllt sind. Sie sind dann versicherungsfrei in der Krankenversicherung, Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung, nur Rentenversicherungsbeiträge fallen an. Werkstudent:innen müssen Lohn regulär versteuern, für die Lohnsteuer gelten keine Besonderheiten. Die Lohnabrechnung als Werkstudent:in ist nur bei „ordentlich Studierenden“ möglich, deshalb darf die Wochenarbeitszeit im Semester nicht mehr als 20 Stunden umfassen, oder der Werkstudent:innen-Job muss auf drei Monate befristet sein. In den Semesterferien gelten diese Beschränkungen nicht. 

In allen anderen Fällen gelten für studentische Arbeitnehmer:innen die regulären Beitragspflichten zur Sozialversicherung und die reguläre Lohnsteuerpflicht.

Lohnabrechnung für Student:innen als Praktikant:innen

In vielen Fällen werden Studierende als Praktikant:innen tätig. Dann geht es nicht wie bei Werkstudent:innen um Lohn, sondern vor allem darum, im Rahmen des Studienziels praktische Kenntnisse und Erfahrungen zu erwerben. Für die Lohnabrechnung ist vor allem entscheidend, ob das Praktikum freiwillig ist oder ob es durch die Studienordnung vorgesehen bzw. vorgeschrieben wird.

Bei einem Pflichtpraktikum kann die Pflicht zum Mindestlohn entfallen. Das gilt auch für ein studienbegleitendes oder ein Orientierungspraktikum von maximal drei Monaten. Dagegen muss Studierenden für ein freiwilliges Praktikum Mindestlohn bezahlt werden.

Übrigens: Vorgeschriebene Praktika können nicht als Minijob oder kurzfristige Beschäftigung abgerechnet werden, ein freiwilliges Praktikum schon.

In Bezug auf die Lohnsteuer ist die Lohnabrechnung einfach, es gelten keine Besonderheiten. Die Sozialversicherungspflicht hängt davon ab, ob es sich beim bezahlten Praktikum um ein Zwischenpraktikum handelt, bei dem die Student:innen immatrikuliert sind, oder ob ein Vorpraktikum oder Nachpraktikum ohne Immatrikulation vorliegt. Ein solche Vor- oder Nachpraktikum gilt als sozialversicherungspflichtige Beschäftigung, und zwar auch dann, wenn es vorgeschrieben ist.

Beträgt der Verdienst bei vorgeschriebenen Praktika maximal 325 Euro, greift die Geringverdienergrenze. In diesem Fall muss der Arbeitgeber alle anfallenden Sozialversicherungsbeiträge selbst tragen.

Studierende oder Azubi?

In manchen Fällen ist die Abgrenzung zwischen Studierenden und Auszubildenden nicht auf Anhieb klar, zum Beispiel bei einem ausbildungsintegrierenden bzw. praxisintegrierenden dualen Studium. 

Studierende solcher berufspraktischer Studiengänge gelten in Bezug auf die Sozialversicherung als Auszubildende bzw. als Arbeitnehmer:innen. Für sie besteht deshalb Sozialversicherungspflicht in der Rentenversicherung, der Kranken- und Pflegeversicherung sowie der Arbeitslosenversicherung. Das gilt während der gesamten Dauer, also in praktischen und in Theoriephasen. Grundlage für die Beitragsberechnung ist das Entgelt, das für den Ausbildungs- oder praktischen Anteil bezahlt wird. Außerdem muss auf das Entgelt als Arbeitnehmer:in oder als Azubi Lohnsteuer abgeführt werden.

Lohnabrechnung für Azubi

Für die Lohnabrechnung bei Azubi bestehen keine grundlegenden Unterschiede zu Arbeitnehmern. Von der Ausbildungsvergütung werden beim Azubi wie vom Gehalt Abzüge fällig. So weist die Lohnabrechnung für Azubi zum Beispiel keine Besonderheiten für die Lohnsteuer auf, diese wird regulär berechnet. Außerdem folgt auch in Bezug auf die Sozialversicherungsbeiträge die Lohnabrechnung für Azubi dem Muster von Arbeitnehmer:innen. Für Auszubildende besteht Sozialversicherungspflicht in der Arbeitslosenversicherung, Rentenversicherung sowie der Kranken- und Pflegeversicherung. 

Für Azubis gilt ein eigener „Mindestlohn“, die Mindestausbildungsvergütung. Auch sie wird regelmäßig angepasst. Die Mindestwerte für das „Ausbildungsgehalt“ berechnen sich gestaffelt nach dem jeweiligen Lehrjahr. Im Jahr 2022 liegt die Mindestvergütung im ersten Lehrjahr bei 585 Euro brutto und für das vierte Lehrjahr bei 819 Euro brutto. Wenn die Ausbildung bereits vor 2020 begonnen hat, muss keine Mindestvergütung bezahlt werden. 

Um vom Azubi-Gehalt die Abzüge korrekt zu ermitteln und abzuführen, empfiehlt sich eine digitale Lohnabrechnungslösung wie PayFit. Sie übernimmt die Berechnung aller Werte und Beträge, sorgt für die automatische Übermittlung der Meldung zur Sozialversicherung und archiviert die Unterlagen und Dokumente des Lohnkontos. Damit erspart PayFit die Beauftragung externer Dienstleister und bietet gleichzeitig eine einfache, komfortable und verlässliche digitale Lösung für die Lohnabrechnung von Student:innen und die Lohnabrechnung von Auszubildenden.

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