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Lohnabrechnung auslagern oder selber machen mit einer Lohnsoftware?

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Das Beschäftigen von Mitarbeiter:innen verpflichtet gesetzlich dazu, für diese Entgeltabrechnungen zu erstellen. In der Praxis greifen dabei viele Unternehmen noch auf Steuerberater:innen und Lohnbüro zurück, ohne zu wissen, dass es sehr gute Alternativen gibt. Denn oft klingt das Selbermachen der Lohnabrechnung erst einmal komplex und auch die Angst vor möglichen Fehlern ist groß.

Doch gerade für kleine und mittelgroße Unternehmen macht es Sinn, die Option Lohnabrechnungsprogramm genauer unter die Lupe zu nehmen. Wir zeigen Ihnen die Vor- und Nachteile und erklären, warum Selbermachen auch ohne Fachwissen oder -personal mittlerweile ganz einfach möglich ist.

💡 Wichtig

Bitte bedenken Sie, dass Sie egal ob Auslagern oder selber machen die vorbereitende Lohnabrechnung immer selbst erledigen müssen. Sprich das Sammeln und Verarbeiten von variablen Daten und Stammdaten, welches der zeitintensivste und aufwendigste Part der Lohnabrechnung ist. Hier bieten Ihnen digitale Lohnabrechnungssoftware etliche Funktionen, um die vorbereitende Lohnabrechnung so einfach und effizient wie möglich abzuwickeln.

💼 Lohnabrechnung Outsourcing: Was heißt Auslagern?

Das bedeutet, dass Sie eine/n Steuerberater:in oder ein Lohnbüro damit beauftragen, die Lohnabrechnung abzuwickeln. Dabei kann die Lohnabrechnung neben der Buchführung häufig Teil eines umfassenderen Angebotspaket sein. Kurz gesagt: Nach dem Datensammeln und -Übertragen werden die Berechnungen und Meldungen der Lohnabrechnung extern durchgeführt.  

PayFit

👉🏻 Das Auslagern an Steuerberater:innen und Lohnbüro bietet einen gewissen Komfort, da die Lohnabrechnung extern durchgeführt wird. Hier muss aber mitgedacht wird, dass Sie trotzdem noch die vorbereitende Lohnabrechnung selbst erledigen müssen.

🚧 Was vielen nicht bewusst ist: Auslagern bedeutet in der Praxis nicht die Lohnabrechnung von A-Z abzugeben und nichts mehr damit zutun zu haben.

💡 Bitte beachten:

Für den angebotenen Service entstehen Kosten. Klären Sie vorher hab, wie viel Sie pro Mitarbeiter:in und Basispreis, ebenso ob Extrakosten, wie z.B. Sondermeldungen oder Beratung entstehen.

🧑🏽‍💻 Interne/r Mitarbeiter:in mit Expert:innen-Software wie DATEV

Bei dieser Option stellen eine/n Lohnbuchhalter:in ein, um die Lohnabrechnung mit DATEV abzuwickeln. Das heißt sie erledigen alle Schritte von A-Z intern: Daten werden aus verschiedenen Quellen gesammelt, zusammengetragen und dann in DATEV übertragen. Ihr/e Lohnbuchhalter:in berechnet die Beträge, schickt alle Meldungen und erstellt die Lohnbuchungslisten. Am Ende werden die Lohnzettel intern verteilt. 

Das nötige Fachwissen liegt bei intern bei Ihrem angestellten Fachpersonal. Oft haben aber kleine und mittlere Unternehmen nicht die Ressourcen jemanden extra für die Lohnabrechnung einzustellen.

Das neue Selber machen

Bisher mussten Unternehmen zwischen interner (durch eine/n extra Mitarbeiter:in) und ausgelagerter (mit Steuerberater:in/Lohnbüro) Gehaltsabrechnng wählen.

👉🏻 Lohnabrechnungssoftwares wie PayFit bieten jetzt jedoch eine Hybrid-Lösung mit dem Besten aus beiden Optionen. Die Kontrolle und Transparenz der internen Lohnbuchhaltung und das Fachwissen und die Automatisierung, die mit dem Auslagern verbunden wird.

🖥 Lohnabrechnung mit Software selbst abwickeln

Das Pendant zum Auslagern der Lohn- und Gehaltsabrechnung, ist das Selbstmachen mit einer Lohnsoftware. Das bedeutet aber keineswegs, dass Sie auf Leistung, Funktionen und Know-how verzichten müssen- im Gegenteil. Digitale und intuitive Programme ermöglichen es Ihnen die Lohnabrechnung in wenigen Klicks selbst zu erledigen. 

Vor allem der lästige Part der vorbereitenden Lohnabrechnung lässt sich durch ein zentrales Ablagesystem, Echtvorschau- und Änderungen, Mitarbeiter:innen-Bereiche und mehrere Zugänge mit unterschiedlichen Zugriffsrechte wesentlich zeiteffizienter organisieren.

Moderne Anbieter wie PayFit digitalisieren außerdem die eigenen Personalprozesse, wie das Verarbeiten Abwesenheiten oder Auslagen und verbinden sie direkt mit der Lohnabrechnung. 

PayFit

👉🏻 Lohnabrechnung selbst in die Hand zu nehmen lohnt sich und ist mittlerweile viel einfacher als gedacht.

Eine grundlegende Frage hilft bei der Entscheidung: Was sind Ihre Bedürfnisse im Unternehmen? Wenn Ihnen Kontrolle und Transparenz wichtig sind, könnten Lohnsoftwares eine passende Option für Sie sein. Für viele sind auch die stark verkürzten Kommunikationswege ein Anreiz eine Software zu verwenden. 

💡 Vergleichen Sie die Preise verschiedener Anbieter hinsichtlich Funktionen, Unterstützung und Extrakosten. Erkundigen Sie sich auch zum Datenschutz. PayFit beispielsweise bietet mit seiner ISO 2700 Zertifizierung den höchstmöglichen Datenschutz Standard.

Lohnbuchhaltungskosten: Wie unterscheiden sich die Kosten beim Auslagern vs. Selbstmachen?

1. Kostenverteilung beim Auslagern

Wie oben bereits erwähnt ist die Lohnabrechnung bei Steuerberater:innen oder Lohnbüro Teil eines Pakets. Meist lässt sich aber sagen, dass auch hier ähnlich wie bei Lohnabrechnungssoftwares ein Grundpreis und ein Betrag pro Mitarbeiter:in festgelegt wird.

Wichtig zu wissen: Die Lohnabrechnung ist nicht das Kerngeschäft für Steuerberater:innen - der eigentliche Gewinn kommt durch Beratungsleistungen und Angebotspakete.

💡 Bitte beachten: Oft werden für nachträgliche Änderungen oder zusätzliche Personalaufgaben, wie das z.B. Anlegen eines neuen Mitarbeiter:in zusätzlich ein Honorar berechnet und es entstehen Zusatzkosten.

Sie zahlen beim Lohnbüro/Steuerberater:in quasi für die Berechnung und das finale Eintragen von Ihnen übermittelten Daten in DATEV und automatisierte Schicken der Meldungen.

2. Kostenverteilung bei Lohnsoftware

✅ Wie beim Auslagern gibt es ein Grundpreis, der sich nach Ihren Funktionen und Unternehmensgröße richtet und einen Fixpreis pro Mitarbeiter:in. Bei PayFit ist der persönliche Support bei Fragen rund um PayFit kostenfrei und auch bei Sondermeldungen oder Ähnliches entstehen keine Zusatzkosten, sondern werden ganz einfach in der Software abgebildet.

Mehr für sein Geld bei PayFit bekommen: Neben einer automatisierten und verlässlichen Software, welche am Monatsende Ihre Lohnabrechnung erledigt, erhalten Sie mit PayFit auch ein Informationsportal. So können wichtige Infos jederzeit und von überall abfragen und/oder autonom in Echtzeit zu ändern.

Auch die vorbereitende Lohnabrechnung geht mit Echtzeit, Mitarbeiter:innen-Zugänge und einem zentralen Ablagesystem schneller von der Hand.

PayFit ist mehr ein Lohnabrechnungstool: Ersparen Sie sich komplizierte Zwischenschritte bis zur fertigen Lohnabrechnung. Bei PayFit werden Daten automatisch übernommen und Sie haben volle Kontrolle über alles Wichtige. Statt Excel Tabellen oder Formulare ausfüllen und ewig auf Simulationsabrechnungen zu waren, passieren Personalaufgaben bei PayFit in Echtzeit und für Ihre Änderungen haben sie eine Live-Vorschau.

PayFit ist mehr als nur eine Lohnabrechnungssoftware

Ersparen Sie sich komplizierte Zwischenschritte bis zur fertigen Lohnabrechnung. Bei PayFit werden Daten automatisch übernommen und Sie haben volle Kontrolle über alles Wichtige. Statt Excel Tabellen oder Formulare ausfüllen und ewig auf Simulationsabrechnungen zu waren, passieren Personalaufgaben bei PayFit in Echtzeit und für Ihre Änderungen haben sie eine Live-Vorschau.

PayFit digitalisiert Prozesse für die vorbereitende Lohnabrechnung und organisiert alle wichtigen Informationen an einem Ort. Alles weitere von Berechnungen über Meldungen und Versand der Lohnzttel übernimmt die Software. Sie brauchen kein Fachwissen mitzubringen.

👨‍❤️‍👨 Steuerberater:in und PayFit- ein starkes Team

Zu PayFit zu wechseln, um die eigenen Prozesse zu optimieren, muss keine Entscheidung gegen Ihre/n Steuerberater:in sein. Ihr/e Steuerberater:in kann Sie im Sinne seines/ihres Kerngeschäftes der Beratung weiterhin zur Seite stehen, wir nehmen dank Automatisierung Digitalisierung des Rest - eine Win-Win Situation.

Melanie Spreeberg

Brand and Content Manager

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