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Jahreswechsel 2022/2023: Änderungen bei der Lohnabrechnung

Simon Hengel
Aktualisiert am 22.11.2022

Wie jedes Jahr ändert sich auch zum 01. Januar 2023 wieder vieles in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Hier lesen Sie, welche neuen Regelungen ab dem Jahreswechsel gelten. Außerdem haben wir für Arbeitgeber eine Checkliste mit Hinweisen für 2023 zusammengestellt. 

Inhaltsverzeichnis

Lust, bei der Gehaltsabrechnung Zeit zu sparen?

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) statt gelbem Zettel

Ab dem 01. Januar 2023 gilt das eAU-Verfahren auch für Arbeitgeber: die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird elektronisch. Die „Krankschreibung“ oder der „gelbe Zettel“, den kranke Mitarbeiter:innen bislang spätestens am vierten Tag vorlegen müssen, hat ausgedient. 

Die eAU wird vom Arbeitgeber über das Lohnabrechnungsprogramm direkt bei der Krankenkasse digital abgerufen. Sie enthält Angaben zur Dauer der Arbeitsunfähigkeit, und ob es sich um eine Neu- oder Folgebescheinigung handelt. Arbeitnehmer:innen müssen sich wie bisher umgehend beim Arbeitgeber krankmelden. Arztpraxis, Zahnarztpraxis oder Klinik sollten die Angaben zur Arbeitsunfähigkeit noch am Tag der Untersuchung an die Krankenkasse übermitteln. Danach kann der Arbeitgeber die eAU abfragen. Für privat versicherte Mitarbeiter:innen werden weiterhin Papierbescheinigungen ausgestellt. Außerdem entfällt die eAU, wenn die Krankschreibung aus dem Ausland, von einer Privatärztin oder einer Reha-Einrichtung stammt. 

PayFit ist selbstverständlich auf den eAU-Abruf vorbereitet.

euBP: die elektronische Betriebsprüfung wird verpflichtend

Ab 2023 wird die bisher freiwillige „elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“ (euBP) für alle Unternehmen Pflicht. Einzige Ausnahme: der Betrieb hat bei der DRV eine Befreiung beantragt und erhalten. 

Der Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung kontrolliert regelmäßig die Lohnabrechnung von Arbeitgebern. Die euBP ist eine Art digitale Vorprüfung. Dafür werden den Prüfer:innen die Daten der Lohnabrechnung zum Prüfungszeitraum direkt aus dem Lohnabrechnungsprogramm heraus elektronisch übermittelt. Die Bereitstellung von Daten aus der Finanzbuchhaltung kann der Betrieb allerdings verweigern.

Der Vorteil an diesem Vorgehen: Eine Vorort-Prüfung kann entfallen, wenn die euBP keine Unstimmigkeiten zeigt. 

Die Prüfer:innen können zudem sämtliche begleitende Lohn-Unterlagen in digitaler Form anfordern, soweit sie aus der Zeit nach dem 01. Januar 2022 stammen. Seither gilt eine Digitalisierungspflicht für Lohndokumente wie Rentenbescheide oder Erklärungen von Minijobbern zur Rentenversicherungspflicht.

Berufsgenossenschaften: Unternehmensummer statt Mitgliedsnummer

Bisher wurden Betriebe bei den Berufsgenossenschaften durch ihre Mitgliedsnummer identifiziert. Ab dem 01. Januar 2023 wird sie durch eine einheitliche Unternehmensnummer aus 15 Ziffern ersetzt. Für die Jahresmeldung 2022 im neuen Jahr wird sie bereits benötigt.

Die neue Kennnummer sollte den Arbeitgebern zugegangen sein oder noch bis zum Jahreswechsel zugehen. In vielen Fällen dürfte das Lohnabrechnungsprogramm eine entsprechende Mitteilung gemacht haben, weil ihm die neue Unternehmernummer im Rahmen des Stammdatenabrufs für 2023 zurückgemeldet wurde.

Hinzuverdienstgrenze von Rentner:innen wird angehoben oder entfällt

Für Beschäftigte, die eine vorgezogene Altersrente beziehen, gilt ab dem 01. Januar 2023 keine Hinzuverdienstgrenze mehr. Bei Erwerbsminderungsrenten wird sie deutlich angehoben. Damit können Frührentner:innen nun ohne Abzüge bei der Rentenauszahlung dazu verdienen, genau wie Rentner:innen, die die Altersgrenze erreicht haben. Die Hinzuverdienstgrenze war bereits seit 2020 deutlich erhöht worden, zuletzt auf 46.060 Euro für 2022.

Wer eine volle Erwerbsminderungsrente bezieht, hat für das Jahr 2023 eine Hinzuverdienstgrenze von 17.823,75 Euro. Für diese Gruppe errechnet sich die Grenze nun dauerhaft als drei Achtel vom 14fachen der monatlichen Bezugsgröße. Bei teilweiser Erwerbsminderung sind es sechs Achtel. Das ergibt für 2023 eine Hinzuverdienstgrenze von 35.647,50 Euro. Die genannten Werte beruhen auf dem Entwurf der Sozialversicherungs-Rechengrößenverordnung 2023.

Die Hinzuverdienstgrenzen für Bezieher:innen einer Hinterbliebenenrente ändern sich nicht. 

Der Übergangsbereich für Midi-Jobs reicht bis 2.000 Euro

Zum 01. Oktober 2022 wurde die Minijob-Grenze auf 520 Euro monatlich angehoben. Der Übergangsbereich für Midijobs reicht seither von 520,01 Euro bis 1.600 Euro pro Monat. Diese neue Obergrenze wird zum 01. Januar 2023 erneut angehoben, und zwar auf 2.000 Euro. Anders als bei Minijobs fallen bei Midijobs Sozialversicherungsbeiträge für Arbeitnehmer:innen und für Arbeitgeber an. Die Beschäftigten zahlen in diesem Bereich jedoch noch nicht den vollen Beitragssatz, dafür zahlt der Arbeitgeber einen höheren Anteil. Je mehr das Entgelt sich der Obergrenze annähert, umso weiter nähert sich die Verteilung der normalen, hälftigen Beitragslast für beide Seiten an. 

Kurzfristige Beschäftigung: Höhere Grenzen für Lohnsteuer-Pauschalierung

Die Lohngrenzen, bis zu denen bei kurzfristigen Tätigkeiten pauschale Lohnsteuer möglich ist, sollen ab dem 01. Januar 2023 steigen. Das sieht das Jahressteuergesetz 2022 vor, das derzeit den Bundestag durchläuft.

„Kurzfristige Beschäftigung“ bedeutet im Steuerrecht: die Lohnsteuer auf das Entgelt für kurzfristige Jobs kann mit pauschal 25 Prozent abgeführt werden. Dafür gelten enge Voraussetzungen. Zum einen darf die Tätigkeit maximal 18 zusammenhängende Tage umfassen und nicht regelmäßig ausgeübt werden. Zum anderen gelten Lohn-Obergrenzen. Diese sollen sich zum Jahreswechsel ändern:

Lohnsteuerpauschalierung ist demnach ab dem 01. Januar 2023 möglich, wenn der Stundenlohn maximal 19 Euro beträgt. Bisher sind es 15 Euro. Außerdem darf der Tageslohn gemäß Gesetzentwurf ab dem neuen Jahr bis zu 150 Euro ausmachen. Derzeit sind es nur 120 Euro.

Zwei Anmerkungen: 

  • Die Beschränkung des Tagelohns entfällt, wenn der Einsatz nicht vorhersehbar war, etwa bei einer Krankheitsvertretung.

  • Die kurzfristige Beschäftigung im Steuerrecht (§ 40a EStG) ist etwas anderes als die sozialversicherungsfreie „kurzfristige geringfügige Beschäftigung“ (§ 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV), die maximal 70 Tage oder drei Monate pro Kalenderjahr umfassen darf.

Digitale Datenübermittlung zur Eröffnung von Arbeitgeberkonten bei den Krankenkassen

Wenn ein Arbeitgeber zum ersten Mal Meldungen zur Sozialversicherung eines oder einer Beschäftigten übermittelt, richtet die zuständige Krankenkasse ein Arbeitgeberkonto ein. Die dazu erforderlichen Daten wurden bislang auf dem Postweg abgefragt. Ab dem 01. Januar 2023 erfolgt die Datenanforderung digital über das Lohnabrechnungsprogramm (Abgabegrund 06). Die Antwort muss ebenfalls digital erfolgen. PayFit ist darauf ausgerichtet.

Digitale Arbeitsbescheinigungen an die Arbeitsagentur: ab 2023 Pflicht, Einführung wohl verschoben

Für ausgeschiedene Mitarbeiter:innen müssen Arbeitgeber der Bundesagentur für Arbeit Arbeitsbescheinigungen und Nebeneinkommensbescheinigungen ausstellen. Ab 2023 dürfen diese Dokumente grundsätzlich nur noch digital übermittelt werden. Die Agentur nennt das Verfahren BA-BEA-Service (für „Bescheinigungen elektronisch annehmen“). Aufgrund von Personalengpässen verzögert sich die Einführung wohl zunächst erneut.

Sozialversicherungsausweis ist Geschichte

Die Zeiten, in denen Sozialversicherungsausweise in bestimmten Branchen ständig mitgeführt werden mussten, sind lange vorbei. Zum Jahreswechsel wird das Dokument nun ganz abgeschafft. Als Nachweis der Versicherungsnummer dient in Zukunft nur noch das entsprechende Schreiben der DRV. Eine Pflicht zur Vorlage beim Arbeitgeber besteht jedoch nicht, dieser kann die Versicherungsnummer digital abfragen.

Künstlersozialversicherung: Abgabe steigt auf 5 Prozent

2023 steigt die die Künstlersozialabgabe von bisher 4,2 Prozent auf 5 Prozent der Netto-Auftragssumme. Sie gehört nicht direkt zur Lohnabrechnung, ist aber ebenfalls relevant. Unternehmen, die für „kreative“ Leistungen wie PR- und Werbe-Texte, Fotos, Design, Grafiken, Auftritte und ähnliches mehr Selbstständige beauftragen, müssen die Abgabe auf deren Honorar abführen. Das wird gern übersehen, die Deutsche Rentenversicherung kontrolliert die Abgabe jedoch bei Betriebsprüfungen.

Weitere Änderungen ab dem Jahreswechsel 2023

  • Der durchschnittliche Zusatzbeitrag in der gesetzlichen Krankenversicherung steigt von 1,3 auf 1,6 Prozent.

  • Sachbezugswerte: Die lohnsteuerlichen Monatspauschalen für vom Arbeitgeber gestellte Unterkunft und Verpflegung werden deutlich angehoben. So steigt der Betrag für Vollverpflegung (Frühstück, Mittag- und Abendessen) von 270 Euro auf 288 Euro, für die Einzel-Unterbringung eines Beschäftigten von 241 Euro auf 265 Euro. Die Sachbezugswerte legen den für die Lohnsteuer entscheidenden geldwerten Vorteil dieser Leistungen pauschal fest.

  • Insolvenzgeldumlage U3: Diese Umlage müssen alle Arbeitgeber der privaten Wirtschaft abführen. 2022 lag sie bei 0,09 %, im Jahr 2022 sind es nur noch 0,06 Prozent. 

  • Versicherungspflichtgrenze: Die Jahresarbeitsentgeltgrenze, ab der Arbeitnehmer:innen sich wahlweise privat krankenversichern können, steigt von 64.350 Euro auf 66.600 Euro.

  • Beitragsbemessungsgrenzen: Für Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung wird 2023 in den alten Bundesländern das Entgelt bis zu einer Höhe von 7.300 Euro monatlich berücksichtigt. In den neuen Bundesländern liegt die Obergrenze bei 7.100 Euro monatlich. In der Kranken- und Pflegeversicherung steigt die monatliche Beitragsbemessungsgrenze bundesweit auf 4.987,50 Euro. Lohnanteile über den Beitragsbemessungsgrenzen sind jeweils beitragsfrei. Versicherungspflichtgrenze und Beitragsbemessungsgrenzen ergeben sich aus dem noch nicht rechtskräftig verabschiedeten Entwurf der Sozialversicherungs-Rechengrößenverordnung 2023.

Jahreswechsel 2022/2023: Checkliste für Arbeitgeber

Damit Sie nichts übersehen, erinnert Sie diese kleine Checkliste an wichtige Änderungen, die 2023 gelten:

  • Betriebsprüfung: Wenn sich die DRV-Prüfer:innen anmelden, müssen Sie vorab die Lohnabrechnungsdaten zum Prüfungszeitraum digital übermitteln. Das Gleiche gilt für Begleitdokumente ab Jahresbeginn 2022. Wollen Sie dies vermeiden, müssen Sie umgehend eine Befreiung bei dem für Sie zuständigen DRV-Prüfbüro beantragen.

  • Krankmeldung (AU-Bescheinigung): Gelbe Zettel bzw. Papier-Bescheinigungen gibt es zukünftig eigentlich nur noch bei Privatpatienten und nach einem Arzttermin im Ausland. Im Regelfall müssen Sie die AU-Bescheinigung digital von der Krankenkasse des oder der Betreffenden abfragen. Allerdings nehmen wohl noch längst nicht alle Arztpraxen wirklich am eAU-Verfahren teil. In jedem Fall ändert das neue System nichts daran, dass Ihre Arbeitnehmer:innen sich weiterhin bei Ihnen umgehend krankmelden müssen.

  • Berufsgenossenschaft: Vermutlich hat Ihnen die Berufsgenossenschaft bereits Ihre neue Unternehmensnummer zugeschickt. Andernfalls sollten Sie unbedingt nachhaken. Ohne die neue Nummer können Sie die Jahresmeldung zur Unfallversicherung im neuen Jahr nicht übermitteln.

  • Midijobs: Durch die Anhebung der Midijob-Obergrenze von ursprünglich 1.300 auf demnächst 2.000 Euro ändern sich bei vielen Mitarbeiter:innen die Sozialversicherungsbeiträge und damit der Nettolohn. Im Gegenzug steigen Ihre Arbeitgeber-Anteile. An den Versicherungsleistungen für die Arbeitnehmer:innen ändert sich nichts.

  • Rentner:innen: Da die Hinzuverdienstgrenze komplett entfällt (vorgezogene Rente, Frührente) bzw. dauerhaft angehoben wird (Entgeltminderungsrente), dürfte ein Nebenjob für viele Rentenbezieher:innen attraktiv sein. Es kann sich lohnen, diese Zielgruppe auf der Suche nach Aushilfen oder Teilzeitkräften gezielt anzusprechen.

  • Arbeitszeiterfassung: Alle Arbeitgeber in Deutschland müssen für die Erfassung sämtlicher Arbeits- und Pausenzeiten sorgen. Das hat das Bundesarbeitsgericht bereits im September 2022 unter Berufung auf den Europäischen Gerichtshof klargestellt (Aktenzeichen: BAG, 13.09.2022 - 1 ABR 22/21). Wenn Sie noch kein Erfassungssystem nutzen, sollten Sie dies rasch einführen.

  • Steuerfreie Inflationsprämie: Wenn Sie Ihren Mitarbeiter:innen etwas Gutes tun wollen und können, bietet sich die bis zu einem Betrag von 3.000 Euro steuer- und beitragsfreie Inflationsausgleichsprämie an. Diese Leistung können Sie seit Oktober 2022 und noch bis zum 31. Dezember 2024 auszahlen. Auch eine Stückelung ist möglich. Die gesetzliche Grundlage ist § 3 Nr. 11c EStG. Wohlgemerkt: Die Zahlung ist freiwillig, einen Anspruch haben Arbeitnehmer:innen darauf nicht. Die Inflationsprämie löst gewissermaßen die nur noch bis zum 31. Dezember 2022 mögliche steuerfreie Corona-Prämie von maximal 4.500 Euro ab.

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