Geldwerter Vorteil und Lohnabrechnung: Abrechnung von Sachleistungen, Dienstwagen, Firmenhandy etc.

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Simon Hengel

Aktualisiert am 16.11.2022

Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitenden neben dem regulären Lohn oder Gehalt auch Sachleistungen an, zum Beispiel Firmenwagen, die privat genutzt werden dürfen, Jobtickets, verbilligte Mahlzeiten oder Smartphone-Verträge. Der geldwerte Vorteil solcher Leistungen ist in der Regel steuerpflichtig und muss in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.

Inhaltsverzeichnis

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Geldwerter Vorteil: Die Lohnabrechnung für den Wert von Sachbezügen

Viele Arbeitgeber zahlen ihren Mitarbeiter:innen nicht nur Barlohn, sondern lassen ihnen auch Sachleistungen zukommen. Diese können von vornherein fest als Teil des Entgelts vereinbart sein oder zusätzlich gewährt werden. Beispiele dafür sind Dienstwagen, die man auch privat fahren darf, ein vom Arbeitgeber gestelltes Notebook oder Smartphone zur freien Verwendung, ein Fahrtkostenzuschuss oder Jobticket, digitale Essensmarken für die Mittagspause oder ein Gutschein zum Einkaufen im Internet. Diese gehören zu den Personalkosten.

Der Arbeitgeber kann auf diese Art attraktive Leistungen anbieten und Leistungsträger:innen ans Unternehmen binden. Für die Mitarbeiter:innen hat dies ebenfalls einen Vorteil. Unter bestimmten Voraussetzungen sind viele Sachleistungen steuerbegünstigt oder sogar steuerfrei, weil Freibeträge und Freigrenzen gelten. Auch die Sozialversicherungspflicht kann entfallen, einschließlich der Arbeitgeberbeiträge. 

Sachleistungen bringen den Mitarbeitenden einen geldwerten Vorteil. Der muss bei der Abrechnung in jedem Fall berücksichtigt und ausgewiesen werden. Sofern ein Abzug wegen dem geldwerten Vorteil für Steuern und Sozialversicherungen vom Nettogehalt erfolgt, muss das in der Lohnabrechnung ersichtlich sein. Gegebenenfalls müssen die Arbeitnehmer:innen den geldwerten Vorteil in ihrer Steuererklärung berücksichtigen.

Wie wird ein geldwerter Vorteil auf der Lohnabrechnung dargestellt?

Die Lohnabrechnung muss alle Entgeltleistungen erfassen, die Beschäftigte vom Arbeitgeber bekommen. Zusätzlich zu dem in bar ausgezahlten Bruttolohn oder Bruttogehalt muss der geldwerte Vorteil jeder Sachleistung zum Steuerbrutto bzw. Sozialversicherungsbrutto addiert werden. 

  • Grundsätzlich entspricht der geldwerte Vorteil dem Betrag, den der oder die Beschäftigte hätte ausgeben müssen, um die gleiche Leistung zu bekommen. 

  • In vielen Fällen gilt allerdings ein durch Gesetze und Verordnungen vorgegebener Pauschalwert. Stellt der Arbeitgeber Verpflegung und Unterkunft, werden sowohl für die Lohnsteuer wie für die Sozialversicherung feste amtliche Sachbezugswerte angesetzt. Sie finden sich in der Sachbezugsverordnung, die jährlich angepasst wird.

  • In anderen Fällen gibt es eine feste Ermittlungsmethode. So wird bei der Lohnabrechnung zur Privatnutzung eines Dienstwagens der geldwerte Vorteil oft nach der sogenannten 1-Prozent-Regelung ermittelt. Sie ergibt sich aus § 6 Absatz 1 Nummer 4 Einkommensteuergesetz.

  • In manchen Fällen bleibt der Wert des Sachbezugs steuerfrei. So gibt es eine generelle 50-Euro-Grenze für Sachlohn: Sie gilt für den Gesamtwert des geldwerten Vorteils aller Sachbezüge eines Monats, dann fällt auf den geldwerten Vorteil keine Lohnsteuer an.

Pauschalen als geldwerter Vorteil in der Lohnabrechnung: amtliche Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft

Übernimmt der Arbeitgeber als Teil der Entlohnung für seine Mitarbeiter:innen die Kosten für Mahlzeiten und Unterkunft, ist das eine Form von Sachlohn. Damit fallen auch Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge an. In diesem Fall besteht der geldwerte Vorteil aus einem Betrag, der als Pauschale amtlich vorgegeben wird. Diese pauschalen Sachbezugswerte gelten unabhängig von den tatsächlichen Kosten der Mahlzeiten oder der Unterbringung.

Anders ist es bei Auswärtstätigkeiten wie Montage-Einsätzen, Geschäftsreisen oder längeren Fortbildungen. In diesem Fall kann der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer:innen den Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtungskosten als Teil der Reisekosten erstatten, ohne dass ein geldwerter Vorteil in der Lohnabrechnung zu versteuern ist.

Lohnabrechnung bei Firmenwagen: geldwerter Vorteil durch Privatnutzung

Wenn die Chefin dem Mitarbeiter einen Firmenwagen überlässt, den dieser auch für Privatfahrten nutzen kann, will das Finanzamt einen geldwerten Vorteil versteuert haben. Das ist selbst dann so, wenn der Wagen gar nicht privat gefahren wird. Zur Ermittlung des geldwerten Vorteils stehen zwei Möglichkeiten zur Auswahl: das Führen eines Fahrtenbuchs oder die 1-Prozent-Methode als pauschale Form, den geldwerten Vorteil für die Lohnabrechnung zu ermitteln (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG). 

  • Bei der 1-Prozent-Regel wird ein Prozent vom Bruttolistenpreis als geldwerter Vorteil pro Monat versteuert. Für E-Autos und bestimmte Hybridfahrzeuge sind es nur 0,5 oder 0,25 Prozent, je nach Anschaffungsjahr und Bruttolistenpreis (0,25 % gilt bis zur Kaufpreisgrenze von 60.000 Euro). Für die Fahrten von und zur Arbeit, genauer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, fallen zusätzlich 0,03 Prozent vom Bruttolistenpreis als geldwerter Vorteil an.

  • Bei der Fahrtenbuchmethode wird der Anteil der privat gefahrenen Kilometer an der gesamten Laufleistung des Firmenwagens ermittelt. Der entsprechende Anteil an den Fahrzeugkosten samt Abschreibung entspricht dann dem Wert der privaten Nutzung und damit dem geldwerten Vorteil.

Als geldwerter Vorteil eines Dienstfahrrads oder E-Bikes gilt ebenfalls ein monatlicher Betrag in Höhe von 25 % des Listenpreises, oder genauer: ein Prozent des auf volle 100 Euro abgerundeten Viertels des Bruttolistenpreises. Diese Regelung gilt seit 2020. Wird das Fahrrad oder E-Bike den Mitarbeiter:innen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn als Extra überlassen, fällt gar kein geldwerter Vorteil für die Lohnabrechnung an. Dann ist die Privatnutzung steuerfrei.

Geldwerter Vorteil: Freigrenze für Sachbezüge bis 50 Euro monatlich

Viele Arbeitgeber nutzen die 50-Euro-Freigrenze, um ihren Mitarbeiter:innen ein steuerfreies Extra zukommen zu lassen. Bis 2021 lag sie bei 44 Euro pro Monat, zum 1. Januar 2022 wurde sie erhöht (§ 8 Abs. 2 EStG). Grundsätzlich kann der Sachlohn aus allen möglichen Waren oder Dienstleistungen bestehen. Traditionell waren und sind Tankgutscheine sowie Einkaufs- und andere Warengutscheine beliebt. 

Allerdings gibt es dafür Beschränkungen. Gutscheine bzw. Geld- oder Wertkarten, die praktisch überall und für ein unbegrenztes Sortiment genutzt werden können, gelten nicht als Sachlohn. Außerdem darf es keine Möglichkeit geben, dass der Gutscheinwert oder ein Restguthaben in bar ausgezahlt wird. Andernfalls muss die Leistung als Barlohn und nicht als geldwerter Vorteil versteuert werden, das heißt die Steuer-Freigrenze greift nicht. Auch bei zweckgebundenen Zahlungen an Arbeitnehmer:innen zum Kauf einer bestimmten Sache wird das Finanzamt den Kopf schütteln.

Steuerfreie Leistungen: kein geldwerter Vorteil in der Lohnabrechnung zu berücksichtigen

Eine ganze Reihe von Arbeitgeberleistungen ist laut Gesetz steuerfrei. Steuerfrei bedeutet, für solche Leistungen muss beim Steuerabzug im Rahmen der Lohnabrechnung kein geldwerter Vorteil berücksichtigt werden.

Das betrifft zum Beispiel Arbeitgeberleistungen zur betrieblichen Altersvorsorge bis zu einer bestimmten Höhe, die private Nutzung von Firmenhandys und -Laptops oder einen Arbeitgeberzuschuss zu den Kita-Kosten. Bei vom Arbeitgeber bezahlten Maßnahmen zur betrieblichen Gesundheitsförderung gilt für die Steuer und damit für den geldwerten Vorteil ein Freibetrag von 600 Euro pro Jahr (§ 3 EStG).

Pauschalierung der Lohnsteuer auf geldwerte Vorteile

In bestimmten Fällen kann der geldwerte Vorteil einer Leistung des Arbeitgebers durch pauschale Lohnsteuer berücksichtigt werden. In diesem Fall ist der geldwerte Vorteil zudem sozialversicherungsfrei. Einige Beispiele: 

  • Der geldwerte Vorteil durch verbilligte Mahlzeiten in einer Kantine oder durch vom Arbeitgeber gestellte digitale Essensmarken, kann für die Lohnabrechnung mit einem Pauschalsteuersatz von 25 Prozent berücksichtigt werden, wenn sie nicht im Arbeitsvertrag festgelegt sind. Der gleiche Satz gilt für IT-Geräte und Smartphones sowie Ladeeinrichtungen für E-Autos, die der Arbeitgeber bezahlt und die den Mitarbeiter:innen gehören (§ 40 Abs. 2 EStG).

  • Der geldwerte Vorteil eines Jobtickets kann mit 15 Prozent pauschal versteuert werden, genau wie Arbeitgeberzuschüsse zu den Fahrtkosten (§ 40 Abs. 3 EStG).

  • Die Lohnsteuer auf Arbeitgeberleistungen zu einer Gruppenunfallversicherung für die Angestellten können der pauschalierten Lohnsteuer in Höhe von 20 Prozent unterzogen werden (§ 40 b Abs. 3 EStG).

Geldwerter Vorteil in der Lohnabrechnung: Sozialversicherungsbeiträge

Grundsätzlich gilt für die Sozialversicherungspflicht: Wenn ein geldwerter Vorteil in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden muss, fallen auch Sozialversicherungsbeiträge darauf an. Es gibt allerdings Ausnahmen:

  • Wenn für die Steuer feste Sachbezugswerte gelten, sind diese auch Grundlage für die Beitragsberechnung.

  • Bei steuerfreien Leistungen sind die geldwerten Vorteile auch beitragsfrei in der Sozialversicherung.

  • Leistungen, die pauschal versteuert werden, sind ebenfalls sozialversicherungsfrei. 

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