Fragen und Antworten zur Lohnabrechnung

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Charlotte Block

Aktualisiert am 16.11.2022

Wir beantworten Fragen zur Lohnabrechnung, die auch geführt wird unter den Synonymen Entgeltabrechnung und Gehaltsabrechnung. In unserem Artikel erfahren Sie alles zum Aufbau einer Entgeltabrechnung, der Erstellung des Lohnzettels sowie den Sonderfällen und eventuellen Fehlern in der Gehaltsabrechnung. So geht bei der Administration hoffentlich in Zukunft nichts mehr schief.

Inhaltsverzeichnis

Lust, bei der Gehaltsabrechnung Zeit zu sparen?

Was ist eine Entgeltabrechnung?

Eine Lohnabrechnung zeigt, aus welchen Bestandteilen sich der ausgezahlte Verdienst eines Angestellten zusammensetzt. 

Synonym werden hier die Begriffe Gehaltsabrechnung und Verdienstabrechnung verwendet. 

Was ist der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt?

Lohn bezeichnet den Verdienst auf Basis der tatsächlich geleisteten Arbeit. Lohnempfänger:innen sind häufig im Gewerbe tätig und die Arbeitszeit variiert pro Monat.

Gehalt ist ein fest vereinbartes monatliches Entgelt. Gehaltsempfänger:innen sind häufig Angestellte wie Büroangestellte, die ein festes Stundenkontingent pro Monat arbeiten.

Muss die Gehaltsabrechnung aufbewahrt werden?

Ja, die Lohnabrechnung muss vom Arbeitgeber mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Arbeitnehmer:innen haben nicht die Pflicht, Lohnabrechnungen aufzubewahren. Dennoch wird geraten, die Lohnabrechnungen als Nachweis für den späteren Renteneintritt oder auch Miete einer Wohnung aufzubewahren.

Wann ist die Entgeltabrechnung fällig?

Die Entgeltabrechnung wird spätestens mit dem Zahlungseingang des Nettoentgelts fällig.

Ist die Lohnabrechnung das gleiche wie die Einkommensbescheinigung, die Entgeltbescheinigung oder die Verdienstbescheinigung? 

Eine Lohnabrechnung ist nicht das gleiche wie eine Einkommensbescheinigung, Entgeltbescheinigung oder Verdienstbescheinigung.

Die Einkommensbescheinigung ist eine Übersicht der Vergütung der letzten Monate und ist vom Arbeitgeber auszufüllen. Es handelt sich somit um die Übersicht über einen längeren Zeitraum, die weniger detailliert ist.

Eine Entgeltbescheinigung wird für die Sozialversicherung benötigt und ist ebenfalls vom Arbeitgeber auszufüllen. Eine Entgeltbescheinigung wird beispielsweise bei Beantragung von Krankengeld bei der Krankenkasse benötigt.

Eine Verdienstbescheinigung kann unterschiedliche Dokumente umfassen, es handelt sich aber um einen konkreten Nachweis über die Höhe des monatlich gezahlten Entgelts.

Was ist eine Lohnsteuerbescheinigung?

Eine Lohnsteuerbescheinigung ist die Übersicht der Steuern, der Sozialabgaben, des Bruttoarbeitslohns und weiterer Beiträge, die der Arbeitgeber über das Jahr für Arbeitnehmer:innen abgeführt hat. Sie bietet Arbeitnehmer:innen eine Grundlage für die Steuererklärung.

Eine Lohnsteuerbescheinigung wird am Jahresende vom Arbeitgeber ausgestellt. Weiterhin muss sie bei Austritt eines Mitarbeitenden ausgestellt werden.

Woraus besteht eine Entgeltabrechnung?

Eine Entgeltabrechnung, auch Lohnzettel genannt, besteht aus Kopfteil, Hauptteil und Jahresübersicht.

Im Kopfteil befinden sich Personaldaten, Vertragsdaten, die Sozialversicherungs-Grunddaten und das Urlaubskonto.

Im Hauptteil der Entgeltabrechnung sind meistens folgende Elemente ersichtlich:

  • Übersicht der Bruttolöhne

  • Abwesenheitskalender

  • Steuern und Sozialabgaben

  • Kommentarfeld

  • Nettoauszahlungen mit eventueller Auslage

Die Jahresübersicht stellt alle Werte, die im Jahr abgerechnet wurden, sowohl die Auszahlungen als auch die Abgaben, dar.

Was muss auf der Gehaltsabrechnung stehen?

Auf einer Gehaltsabrechnung müssen folgende Elemente vorhanden sein:

  • Name und Adresse der Arbeitnehmer:innen

  • Abrechnungszeitraum

  • Versicherungsnummer, Steuerklasse und Steuer-ID

  • Bruttolohn

  • Art und Höhe der Zuschläge

  • Zulagen und Abschlagszahlungen

  • Angaben betriebliche Altersvorsorge

  • Abzüge

  • Steuerklasse

  • Konfession und Abzüge

  • Anzahl der Kinder

  • Freibeträge

  • Nettolohn bzw. Auszahlungsbetrag

Werden Urlaubstage auf der Lohnabrechnung aufgelistet?

Der Urlaub muss nicht auf der Lohnabrechnung stehen. Es handelt sich hier um eine freiwillige Angabe des Arbeitgebers.

Wie sehen die Beitragssätze in der Lohnabrechnung aus? 

Grundlage für die Berechnung der Beiträge in der Lohnabrechnung sind die Beitragssätze, das Arbeitsentgelt und die Beitragszeit. 

Sozialversicherungsbeiträge 2020

  • Arbeitslosenversicherung (ALV): Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil betragen jeweils 1,2%

  • Gesetzliche Krankenversicherung (GKV): Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil betragen jeweils 7,30% + den jeweils halben Zusatzbeitrag (durchschnittlich 1,1%, also je 0,55% AN/AG)

  • Deutsche Rentenversicherung (RV): Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil betragen jeweils 9,30%

  • Pflegeversicherung (PV): Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil betragen jeweils 1,525%. Zuschlag für Kinderlose in Höhe von 0,25%, getragen vom Arbeitnehmer.

Was ist der KFB/Kinderfreibetrag?

Mit dem Kinderfreibetrag (KFB) unterstützt der Staat Eltern, indem sie einen bestimmten Beitrag einnehmen dürfen, ohne darauf Steuern zahlen zu müssen.

2020 sind es insgesamt 7.812 Euro, die Eltern pro Jahr einnehmen können, ohne dafür Steuern zu zahlen. Dabei handelt es sich um den Kinderfreibetrag inklusive dem Erziehungsfreibetrag.

Was sind Sachbezüge in der Lohnabrechnung?

Sachbezüge sind Arbeitgeberleistungen, die häufig nicht als Einkommen ausgezahlt werden und die Arbeitnehmer:innen zusätzlich zum Lohn/Gehalt erhalten. Sachbezüge werden auch als geldwerte Vorteile bezeichnet.

Beispiele für Sachbezüge sind die Überlassung eines Firmenwagens für den privaten Gebrauch, Geschenke zu besonderen Anlässen, ein Kindergartenzuschuss, Mahlzeiten, Fahrtkostenzuschüsse oder das Jobticket.

Bei Überschreitung bestimmter Grenzwerte muss der Sachbezug als geldwerter Vorteil versteuert und verbeitragt werden.

Was ist die Beitragsbemessungsgrenze (BBG)?

Die Beitragsbemessungsgrenze betrifft die gesetzliche Sozialversicherung und gibt an, bis zu welcher Höhe das Einkommen bei der Beitrags­berechnung berücksichtigt wird. Das bedeutet konkret, dass mit der Beitragsbemessungsgrenze festgelegt ist, bis zu welcher Höhe die Sozialversicherungsbeiträge vom Gehalt abgezogen werden.

Die Beitragsbemessungsgrenze bei der Krankenversicherung liegt 2020 für die gesetzliche und private Krankenversicherung bei 56.250 Euro jährlich bzw. 4.687,50 Euro monatlich. Bei einem höheren Einkommen ist der übersteigende Teil des Lohns beitragsfrei.

Bei der Beitragsbemessungsgrenze für die Rentenversicherung und die Arbeitslosenversicherung wird nach neuen und alten Bundesländern (Ost und West) unterschieden. Im Jahr 2020 beträgt die BBG West monatlich 6.900 Euro, jährlich demnach 82.800 Euro. Die BBG Ost beträgt 2020 monatlich 6.450 Euro und jährlich 77.400 Euro.

ost-west

Was ist eine Flexzone beziehungsweise Gleitzone?

Die Flexzone oder auch Gleitzone ist die Zone zwischen den reduzierten Beiträgen von Minijobbern und den vollen Sozialversicherungsbeiträgen für fest angestellte Mitarbeitende.

Die Flexzone befindet sich also zwischen den Mini-Jobbern und den Festangestellten: diese Anstellungsform wird Midijobber genannt. Midijobber profitieren, ebenso wie der Arbeitgeber, von den reduzierten Beiträgen in dieser Zone. 

Seit Juli 2019 wird die Gleitzone oder Flexzone als Übergangsbereich bezeichnet. Die Grenze für den Höchstverdienst von Midijobbern wurde am 01. Oktober 2022 auf 1600 Euro pro Monat angehoben.

1300€

Wie kann ich die Lohnabrechnungen für meine Mitarbeitenden erstellen? 

Die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen kann ausgelagert oder selbst erledigt werden. 

Bei der Auslagerung erfolgt die Lohnabrechnung über den/die Steuerberater:in, ein Lohnbüro oder einer/n Lohnbuchhalter:in. In diesem Fall werden alle Mitarbeiterdaten und Gehaltsdaten an den Anbieter gesendet, der im Gegenzug die fertigen Lohnabrechnungen zuschickt. Anschließend werden die Gehaltsabrechnungen in Papierform an die Mitarbeitenden ausgegeben.

Alternativ kann die Gehaltsabrechnung mit Hilfe einer Software selbst erledigt werden. Es gibt Software, die installiert werden muss und Cloud-Lösungen. Das Lohnabrechnungsprogramm führt Sie im besten Fall intuitiv durch die Schritte der Lohnabrechnung, sodass zum Lohnabrechnungsstichtag abgerechnet wird und Ihre Mitarbeitenden die Lohnabrechnungen digital einsehen können.

Auslagerung-Selbst erledigen

Welche Beiträge müssen für Schüler:innen und Student:innen berechnet werden? 

Die Ausübung von Ferienjobs, die als kurzfristige Beschäftigung gelten, sind sozialversicherungsfrei. Das heißt, es müssen keine Beiträge gezahlt werden. 

Bei den sogenannten Minijobs, die häufig von Schüler:innen und Student:innen ausgeführt werden, muss der Arbeitgeber Pauschalbeträge zur Renten- und Krankenversicherung zahlen. Schüler:innen und Student:innen können sich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen oder zahlen einen kleinen Beitrag.

Wie sieht die Lohnabrechnung für Minijobber aus?

Minijobber bekommen ebenso eine monatliche Lohnabrechnung, wie Festangestellte. 

Es gibt einen Unterschied zwischen den 520 Euro-Jobbern und den kurzfristig Beschäftigten. Kurzfristig Beschäftigte dürfen über einen Zeitraum von 70 Tagen angestellt sein und mehr als 520 Euro verdienen, während Minijobber nur drei Mal pro Jahr mehr als 520 Euro pro Monat verdienen dürfen. 

Jeder Mitarbeitende, der regelmäßig weniger als 520 Euro verdient, muss bei der Minijob-Zentrale angemeldet werden. 

Was ist eine betriebliche Altersvorsorge?

Die betrieblich Altersvorsorge (bAV) ist der Aufbau einer Zusatzrente über den Arbeitgeber. Es gibt eine arbeitgeberfinanzierte bAV, bei der der Arbeitgeber die Beiträge übernimmt. In Form von Entgeltumwandlung können aber auch Arbeitnehmer:innen einen Teil ihres Entgelts für die betriebliche Altersvorsorge nutzen. 

Bei der Auszahlung der betrieblichen Altersvorsorge werden Sozialbeiträge fällig.

Was passiert bei Fehlern in der Lohnabrechnung?

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, eine Lohnabrechnung zu erstellen. Arbeitnehmer:innen sollten allerdings nach Erhalt der Lohnabrechnung diese auf mögliche Fehler überprüfen. 

Diese Fehler können beispielsweise folgende Bereiche betreffen:

  • Sozialversicherungsabgaben

  • Zuschüsse, Provisionen, Boni

  • Steuerklasse

  • Geldwerte Vorteile oder Sachbezüge

Sollten Fehler vorhanden sein, müssen Arbeitnehmer:innen diese dem Arbeitgeber melden, damit fehlerhafte Daten korrigiert werden können.

Aufgrund von Korrektur können sich gezahlte Beiträge verändern. Die zu viel oder zu wenig gezahlten Beträge werden in der folgenden Lohnabrechnung ausgewiesen. Die fehlerhafte Abrechnung wird durch eine korrigierte Abrechnung ersetzt.

Können Arbeitnehmer:innen Widerspruch gegen die Lohnabrechnung einlegen?

Wenn die Lohnabrechnung fehlerhaft ist, haben Arbeitnehmer:innen die Möglichkeit, Widerspruch einzulegen. Grundsätzlich ist keine Form vorgeschrieben, es wird aber die Schriftform empfohlen. Hier sollte verständlich erklärt werden, welche Fehler vorliegen.

Der Widerspruch muss innerhalb von drei Jahren erfolgen. 

Lohnabrechnung einfach gemacht

Die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist eine nicht unkomplizierte Angelegenheit. Mit der richtigen Unterstützung kann sie aber zu einer Aufgabe werden, die mit wenig Zeitaufwand und Nerven erledigt ist. Denn eigentlich ist die Entlohnung wertvoller Arbeit eine tolle Angelegenheit.

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Lust, bei der Gehaltsabrechnung Zeit zu sparen?

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