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Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) kommt

PayFit
Aktualisiert am 20.12.2022

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU genannt, tritt zum Jahreswechsel ab 01. Januar 2023 in Kraft. Die bisher ausgestellte AU in Papierform wird der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung weichen. Hierbei gibt es wenige Ausnahmen und Sonderfälle, die beachtet werden müssen. Das eAU-Verfahren erlaubt es Arbeitnehmer:innen auf die Vorlage der physischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform zu verzichten. Arbeitgebern werden die Daten zur Arbeitsunfähigkeit elektronisch von der zuständigen Krankenkasse zur Verfügung gestellt und können direkt abgerufen werden.

Inhaltsverzeichnis

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Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) verschoben

Der Beschluss der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung basiert auf dem Bürokratieentlastungsgesetz III vom 18. September 2019. Der Zeitrahmen hat sich seitdem angepasst. Der zu Beginn verabschiedete Echteinsatz Termin vom 01. Januar 2022 wurde verschoben auf den 01. Juli 2022. Pandemiebedingt kam es zu einer weiteren Verlängerung der Testphase bis zum 31. Dezember 2022. Damit beginnt die offizielle Einführung für alle Arbeitgeber ab 01. Januar 2023 und ist dann nicht mehr freiwillig, sondern verpflichtend.

Digitale und elektronische AU

Die gelbe Bescheinigung hat ausgedient und muss von Arbeitnehmer:innen nicht mehr physisch und in Papierform vorgelegt oder per Post zugeschickt werden. Die neue elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung unterstützt Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen im Alltag. Der Ablauf erfolgt in drei Schritten.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei der Krankenkasse

Zunächst wird die Arbeitsunfähigkeit durch Ärzte und Ärzt:innen festgestellt. Alle nötigen Daten werden im Anschluss von diesen an die Krankenkasse der Arbeitnehmer:innen übermittelt. Diese Daten sind auch auf der AU in Papierform zu finden. Vertragsärzte und -ärzt:innen können diesen Prozess bereits seit 01. Januar 2022 anwenden, sofern sie technisch gut genug ausgestattet sind. Dies ersetzt jedoch das Papierformat nicht und ist bis zum 31. Dezember 2022 weiter verpflichtend, sodass Arbeitnehmer:innen in der Lage sind, die AU an Arbeitgeber weiterzuleiten.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Arbeitnehmer:innen müssen auch weiterhin den Arbeitgeber über die AU in Kenntnis setzen. Dazu wird allerdings keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform ausgehändigt. Den Anspruch auf den gelben Zettel verlieren die Arbeitnehmer:innen dadurch zwar, weil es diesen in der Form ab 01. Januar 2023 nicht mehr geben wird. Es besteht aber die Möglichkeit, eine Ersatzbescheinigung ausgehändigt zu bekommen. Ein elektronischer Abruf der Arbeitgeber bei den Krankenkassen der Arbeitnehmer:innen muss also erfolgen und die Daten können eingesehen werden.

Wie erfolgt der Datenabruf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei der Krankenkasse?

Sind Arbeitnehmer:innen erkrankt und arbeitsunfähig, erfolgt der Abruf der Daten elektronisch. Der Arbeitgeber ruft folgende Informationen bei den Krankenkassen ab:

  • Vor- und Nachname

  • Zeitraum der AU

  • Datum der Feststellung

  • Erst- oder Folgemeldung

  • Arbeitsunfall oder sonstiger Unfall

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung 2022 ist bereits seit 01. Januar 2022 für Arbeitgeber in Form eines Pilotverfahrens möglich, sofern die technischen Voraussetzungen dies ermöglichen.

Elektronische Arbeitsunfähigkeit – Was müssen Arbeitgeber tun?

Der bisherige Prozess der Krankmeldungen wird sich verändern. Der gelbe Zettel ist damit Geschichte und wird durch das elektronische Verfahren ersetzt. Gerade im Hinblick auf die Zeiterfassung wird es umso wichtiger, Fehlzeiten korrekt zu erfassen. Die elektronische Arbeitsunfähigkeit bildet eine gute Grundlage dafür, Krankmeldungen von Arbeitnehmer:innen zu ermitteln und AU-Daten abzurufen. Die Ermittlung muss von Arbeitgebern proaktiv erfolgen, sodass die Entgeltabrechnungen der Arbeitnehmer:innen korrekte Arbeits- und Krankentage ausweisen.

Was bedeutet das für externe Dienstleister?

Besonders herausfordernd wird es, wenn Arbeitgeber Informationen über krankgemeldete Arbeitnehmer:innen weiterleiten müssen. Insbesondere dann, wenn Arbeitnehmer:innen länger als drei Tage erkrankt sind und eine Verpflichtung zur Vorlage eines ärztlichen Attestes bereits ab dem ersten Tag der Erkrankung nicht notwendig ist. Wer wird länger als drei Tage krank sein? Diese Daten müssen bei den Krankenkassen abgerufen werden.

Elektronische Krankmeldung – Welche Pflichten gibt es?

Arbeitnehmer:innen müssen Arbeitgebern weiterhin die Arbeitsunfähigkeit mitteilen. Je nach Vereinbarung ist ein ärztliches Attest unmittelbar am ersten Krankheitstag oder erst nach drei Tagen verpflichtend. Grundsätzlich besteht die Pflicht ab dem dritten Krankheitstag. Es kann aber arbeitsrechtlich auch abweichend geregelt sein. Dies ist in § 5 Abs. 1. Satz 2 EntgFG geregelt. Es besteht also weiterhin die Meldepflicht der Arbeitnehmer:innen im Krankheitsfall, allerdings entfällt die Vorlagepflicht aufgrund der künftig elektronisch abrufbaren AU.

Elektronische Bescheinigung als Nachweis

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ersetzt zwar als neues Verfahren die AU in Papierform, macht diese aber nicht hinfällig. Denn Arbeitnehmer:innen haben weiterhin Anspruch darauf, eine Ersatzbescheinigung in Papierform ausgehändigt zu bekommen. Diese dient als gesetzlich vorgesehenes Beweismittel für den Fall, dass eine Übermittlung per elektronischem Verfahren fehlschlägt und es so zu Missverständnissen kommt. Dafür muss der elektronische Abruf aber erst scheitern. Das Schreiben dient sowohl vor Gericht als auch außerprozessual als Beweismittel, um die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall sicherzustellen. Das liegt daran, dass es bislang keinen gleichwertigen Beweiswert seitens der Arbeitnehmer:innen gegenüber Arbeitgebern gibt. Solange wird die AU in Papierform beibehalten.

Sonderfälle elektronische AU

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist verpflichtend ab 01. Januar 2023. Trotz dessen gibt es Ausnahmen und Sonderfälle, die Arbeitgeber, Steuerberater:innen und externe Dienstleister wie beispielsweise PayFit beachten müssen. Sollten Arbeitnehmer:innen der privaten Krankenversicherungen angehören, entfällt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Krankheitsbedingte Abwesenheiten von privat versicherten Arbeitnehmer:innen werden somit weiterhin in Papierform dem Arbeitgeber mitgeteilt. Darüber hinaus gibt es weitere Fälle, die nicht von der Umstellung betroffen sind. Dazu gehören zum einen die Haushaltsaushilfen (Minijobber:innen) in Privathaushalten und zum anderen, wenn Ärzte und Ärzt:innen, welche die Arbeitsunfähigkeit bescheinigen, keiner vertragsärztlichen Versorgungen angehören.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei Minijobber:innen

In der Regel kennen Arbeitgeber die Krankenkasse ihrer Minijobber:innen nicht, da die Minijob-Zentrale dafür zuständig ist. Nachdem die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nun auch für Minijobber:innen in Kraft tritt, muss diese erfragt werden, sodass die Abfrage auch elektronisch erfolgen kann. Deshalb ist es wichtig, dass Minijobber:innen die Krankenkasse im Personalbogen mit angeben. Arbeitgeber könnten sicherstellen, vor Beschäftigungsbeginn im Personalbogen danach zu fragen.

Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken. PayFit übernimmt keine Haftung für den Inhalt. Es ist kein Ersatz für eine rechtliche Beratung durch eine/n Steuerberater:in oder Jurist:in. PayFit kann nicht für Schäden verantwortlich gemacht werden, die durch das Lesen oder die Nutzung der Website entstehen. Achten Sie auf das Datum der letzten Aktualisierung.

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