Der Jahreswechsel in der Lohnabrechnung

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Simon Hengel

Aktualisiert am 10.10.2022

Alle Jahreswechsel wieder ...ändern sich die Gesetze, die sich auf die Lohnabrechnung auswirken. Wie sich die Lohnabrechnung ändert und welche Dinge erledigt werden müssen, listen wir in diesem Beitrag auf.

Ab dem ersten Januar gelten regelmäßig neue Werte und Rechengrößen. Daneben treten dann viele Gesetzesänderungen und Verordnungen in Kraft.

Außerdem fallen eine ganze Reihe von Meldungen und wiederkehrenden Aufgaben in diese Zeit.

Inhaltsverzeichnis

Lust, bei der Gehaltsabrechnung Zeit zu sparen?

Diese Werte ändern sich regelmäßig zum neuen Jahr

Rechengrößen zur Sozialversicherung

Die „Sozialversicherungs-Rechengrößenverordnung“ legt jeweils verschiedene Werte für das Folgejahr neu fest:

  • Beitragsbemessungsgrenzen bestimmen, bis zu welchem Betrag Lohn oder Gehalt für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge zählt. Was darüber liegt, wird für die Beiträge nicht berücksichtigt. Es gibt mehrere Beitragsbemessungsgrenzen: einmal in der Renten- und Arbeitslosenversicherung, für alte und neue Bundesländer in unterschiedlicher Höhe, zum anderen bundeseinheitlich für die gesetzliche Kranken- und Pflegeversicherung. 

  • Die allgemeine Versicherungspflichtgrenze oder Jahresarbeitsentgeltgrenze legt fest, ab welchem Entgelt Arbeitnehmer:innen von der gesetzlichen in die private Kranken- und Pflegeversicherung wechseln können. Rutschen Privatversicherte nur durch die Anhebung unter die Grenze, können sie auf Antrag weiter in der privaten Krankenversicherung bleiben. Für Arbeitnehmer:innen, die schon vor 2003 privatversichert waren, gilt eine eigene, niedrigere Versicherungspflichtgrenze.

  • Die Bezugsgröße fließt in die Berechnung ganz unterschiedlicher Werte ein, darunter die Einkommensgrenze für die Familienversicherung.

Hinweis: Vermeiden Sie Nachzahlungen. Sollten Sie den Anstieg der Beitragsbemessungsgrenzen nicht beachten, werden für Mitarbeiter:innen zu geringe Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge abgeführt. Dies kann dann in der nächsten Betriebsprüfung zu hohen Nachzahlungen führen. 

Die Beitragssätze zur Sozialversicherung

Die Höhe der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ändert sich nicht ständig. Wenn der Gesetzgeber sie jedoch neu festlegt, dann in der Regel zum Jahreswechsel. Dies betrifft die gesetzliche Rentenversicherung (einschließlich knappschaftlicher RV), die Krankenversicherung, die Pflegeversicherung und die Arbeitslosenversicherung. Ein Sonderfall ist der Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung: den legt jede gesetzliche Kasse selbst fest.

Umlagen

Auch die Umlagesätze zu den Arbeitgeber-Umlagen U1 (Lohnfortzahlung im Krankheitsfall), U2 (Mutterschaftsgeld-Leistungen) und U3 (Insolvenzgeld) werden wenn, dann meist zum Januar geändert.

Gefahrtarife der Berufsgenossenschaften

Ähnliches gilt für die Berufsgenossenschaften: Passen sie ihre Gefahrtarife an, dann meist mit Wirkung ab dem neuen Jahr. Die Gefahrtarifklassen bilden ab, wie hoch die Unfallversicherungsbeiträge für verschiedene Tätigkeiten ausfallen.

Lohnsteuer

Zu jedem neuen Kalenderjahr gibt es neue Lohnsteuertabellen, da sich Freibeträge und andere Steuervorschriften ändern. Lohnsteuertabellen geben an, wie viel Lohnsteuer auf einen bestimmten Bruttolohn in einem bestimmten Kalenderjahr abzuführen ist, unter Berücksichtigung von Steuerklasse, Freibeträgen etc. Auf ihnen beruhen Lohnsteuer-Rechner wie der des Bundesfinanzministeriums.

Für PayFit-Kund:innen automatisiert

Alle Änderungen der Berechnungsgrößen für den Jahreswechsel werden automatisch in der PayFit Software integriert. Über die Benachrichtigungsfunktion werden unsere Kund:innen daran erinnert, wenn sie für den Jahreswechsel etwas bei ihrer Lohnabrechnung beachten müssen.

Diese Meldungen und Bescheinigungen müssen erledigt werden

 Meldungen zum Jahreswechsel:

  • Das beitragspflichtige Entgelt und andere für die Unfallversicherung relevante Daten müssen bis zum 16. Februar des Folgejahres übermittelt sein. Vorgeschrieben sind zwei Meldungen: die UV-Jahresmeldung (DEÜV 92) für jeden Mitarbeiter an die Deutsche Rentenversicherung, und der UV-Lohnnachweis (Meldegrund UV 01) für den gesamten Betrieb an die Berufsgenossenschaft. Der Lohnnachweis schließt einen obligatorischen Abruf der Stammdaten ein. Dieser ist für das Folgejahr ab November möglich. Ein früher Abruf ermöglicht die Überprüfung der Gefahrtarifstellen, Mitgliedsnummer etc.: nur die rückgemeldeten Stammdaten dürfen verwendet werden.

  • Für alle über den Jahreswechsel hinaus Beschäftigten wird eine Jahresmeldung zur Sozialversicherung (DEÜV 50) fällig. Sie dient zur Berechnung der Rentenversicherungsansprüche und muss der Einzugsstelle spätestens am 15. Februar des Folgejahres vorliegen.

  • Die Lohnsteuerbescheinigung mit den steuerrelevanten Angaben ist für alle Arbeitnehmer:innen bis Ende Februar des Folgejahres ans Finanzamt zu übermitteln. Die Bescheinigungen müssen außerdem den Mitarbeiter:innen ausgehändigt und als Teil der digitalen Lohnunterlagen aufbewahrt werden.

Erstellt werden UV-Jahresmeldung, UV-Beitragsnachweis, SV-Jahresmeldung und die Lohnsteuerbescheinigung in der Regel mit der Dezemberbuchung, d. h. spätestens im Januar. PayFit kümmert sich automatisch um die Generierung und Übermittlung.

Jahreswechsel mit PayFit

Für unsere Kunden versenden wir die Jahresmeldungen und die Lohnsteuerbescheinigungen automatisiert zum Lohnabrechnungsstichtag im Januar.
Sollten Sie bis einschließlich Dezember des aktuellen Jahres Ihre Lohnabrechnungen mit PayFit durchführen, übernimmt PayFit die Jahresmeldungen für Sie. Sollten Sie allerdings erst ab Januar nächsten Jahres Ihre Lohnabrechnung über PayFit abwickeln, ist Ihr vorheriger Dienstleister in der Pflicht.

Meldebescheinigung nach § 25 DEÜV

Für jedes Kalenderjahr müssen Arbeitgeber den Beschäftigten eine Übersicht über sämtliche Angaben aushändigen, die über sie zur Sozialversicherung gemeldet wurden: Entgelte, Beschäftigungszeiten, Beiträge etc. Dafür ist bis Ende April des Folgejahres Zeit. Die Datengrundlage sollte aber spätestens mit den UV-Meldungen vorliegen.

Umlagepflicht U1

Beschäftigt der Betrieb in der Regel dreißig Mitarbeiter:innen oder weniger? Dann fällt die Umlage U1 an (Lohnfortzahlung bei Krankheit). Arbeitgeber müssen die Umlagepflicht vor Beginn des Kalenderjahres prüfen. Wenn, dann gilt sie für das gesamte Folgejahr, auch bei Personalzuwachs.

Daran sollten Sie auch noch denken

Feiertagszuschläge

Werden im Dezember Zuschläge für Sonntags- und Feiertagsarbeit bezahlt? Dann muss die steuer- und sozialversicherungsfreie Höhe ermittelt werden.

Einmalzahlungen vorbereiten

Fallen leistungsbasierte Jahresprämien oder Provisionen an? Wird Weihnachtsgeld gezahlt? Solche Einmalzahlungen sollten rechtzeitig vorbereitet werden. Vorsicht: Bei Einmalzahlungen im ersten Quartal des Folgejahres kann die Märzklausel greifen.

Erstattungssätze der Umlage anpassen

Die meisten Krankenkassen bieten verschiedene Erstattungssätze für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall (UmlageU1) an. Diese können nur zu Jahresbeginn, genauer bis zum 27. Januar geändert werden.

Anmeldezeitraum der Lohnsteueranmeldung

Wenn die Lohnsteuer im laufenden Jahr die Schwellenwerte von 1.080 Euro bzw. 5.000 Euro über- oder unterschreitet, ändert sich der Anmeldezeitraum im Folgejahr von monatlich zu quartalsweise bzw. jährlich oder umgekehrt. Erfolgt die Lohnsteueranmeldung jährlich, ist sie bis zum 10 Januar zu erledigen.

Schwerbehindertenanzeige und Ausgleichsabgabe

Betriebe, die regelmäßig mehr als 20 Mitarbeiter:innen beschäftigen, müssen der Bundesagentur für Arbeit bis spätestens Ende März melden, wie viel Schwerbehinderte sie im Vorjahr beschäftigt haben, d. h. ob die Mindestquote erfüllt ist oder eine Ausgleichsabgabe anfällt. Diese ist dann ebenfalls bis zum 31. März fällig.

Erinnerung an und Rückstellungen für Resturlaub

Dass Resturlaub zu Ende März des Folgejahres automatisch verfällt, gilt angesichts neuer Rechtsprechung nicht mehr. Arbeitgeber sollten ihre Mitarbeiter:innen auf den drohenden Verfall hinweisen. Bilanzierungspflichtige Arbeitgeber müssen für ausstehenden Urlaub Rückstellungen bilden. Für die Rechenformel müssen die nicht genommenen Urlaubstage bekannt sein.

Lust, bei der Gehaltsabrechnung Zeit zu sparen?

Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken. PayFit übernimmt keine Haftung für den Inhalt. Es ist kein Ersatz für eine rechtliche Beratung durch eine/n Steuerberater:in oder Jurist:in. PayFit kann nicht für Schäden verantwortlich gemacht werden, die durch das Lesen oder die Nutzung der Website entstehen. Achten Sie auf das Datum der letzten Aktualisierung.

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