Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung – welche Dokumente müssen bereitstehen?

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Alle vier Jahre trifft es jedes Unternehmen – die Betriebsprüfung zur Sozialversicherung der deutschen Rentenversicherung. Wir schauen genauer hin, was Sie hierfür bereit halten müssen, um keine fehlenden Dokumente oder eine gar Strafe riskieren.

In regelmäßigen Abständen prüft die deutsche Rentenversicherung, ob die Arbeitgeber ihren Meldepflichten und sonstigen Pflichten nach dem Sozialgesetzbuch (SGB) erfüllen. Hierbei geht es besonders um die Pflichten, die im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag und den Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz stehen.

Die Rentenversicherung setzt eine Betriebsprüfung an- Was wird geprüft?

- die Zahlungen der Insolvenzgeldumlage und den Insolvenzschutz von Wertguthaben

- die Zahlung der Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung sowie

- die rechtzeitige und vollständige Entrichtung der Künstlersozialabgabe

Auch durch das Finanzamt wird unabhängigen geprüft. Auf Antrag können beide Prüfungen aber auch zusammengelegt werden.

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Welche Nachweise müssen vorhanden sein?

Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet für jede/n Mitarbeiter:in Entgeltunterlagen zu führen. Insbesondere müssen folgende Nachweise (ggf. pro Kalenderjahr) auf Verlangen des Prüfers im Rahmen der Betriebsprüfung vorgelegt werden.

Für jede/n Mitarbeiter:in:

  • Unterlagen zur Krankenkassenzugehörigkeit (Mitgliedsbescheinigungen) sowie Nachweise, aus denen die Angaben zur Versicherungsfreiheit beziehungsweise Befreiung von der Versicherungspflicht erkennbar sind (vorübergehende oder dauerhaften Befreiung)
  • Bescheinigung für privat Krankenversicherte mit Ausweisung der Basisprämie nach §10 EStG
  • Arbeitgeberbescheinigung für privat Krankenversicherte zur Erlangung des Arbeitgeberzuschusses nach § 257 SGB V
  • Mehrfachbeschäftigung: Erklärung des Mitarbeiters, ob eine weitere Beschäftigung ausgeübt wird oder nicht.
  • Nachweis der Elterneigenschaft zur Feststellung des PV-Zuschlags

Für Mitarbeiter:in mit Sonderstatus:

  • Erklärung des Mitarbeiters, wenn neben der Hauptbeschäftigung eine Nebenbeschäftigung als Minijob ausgeführt wird 📝
  • Geringfügig Beschäftigte: Schriftliche Erklärung über keine bzw. weitere geringfügige Beschäftigungen 📝
  • Geringfügig Beschäftigte mit Verzicht auf Rentenaufstockung: Schriftliche Erklärung des Wunsches des Mitarbeiters, Antrag zur Befreiung des Arbeitnehmers von der RV-Versicherungspflicht 📝
  • Kurzfristig Beschäftigte: Nachweis, dass es sich um eine nicht-berufsmäßige Beschäftigung handelt, sowie die exakte Auflistung der Arbeitstage im Kalenderjahr 📃
  • Studenten: Immatrikulationsbescheinigung, bei einem Pflichtpraktikum einzusätzlicher Nachweis 👩‍🎓👨‍🎓
  • Schüler: Nachweis der Zugehörigkeit der allgemeinbildenden Schule (Schülerausweis) 🏫
  • (Alters-)Rentner: Rentenbescheinigung 👴👵
  • (Alters-)Rentner mit Rentenaufstockung: Schriftliche Erklärung des Wunsches des Mitarbeiters 📝
  • Schwerbehinderte: Schwerbehindertenausweis / -bescheinigung ♿
  • Mitarbeiter in Gleitzone: Erklärung des Mitarbeiters über den Verzicht auf die Anwendung der Gleitzone in der Rentenversicherung 📝

Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung Guide

Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung Guide

Für Mitarbeiter:in in besonderen Fällen:

  • Arbeitsunfähigkeit: Schein zur Arbeitsunfähigkeit vom Arzt bei einer Krankheit von mehr als 3 Kalendertagen 🤒
  • Mutterschutz: Bescheinigung des Arztes/der Hebamme über den errechneten Geburtstermin. Außerdem die Geburtsurkunde sobald das Kind geboren ist. 👶
  • Elternzeit: Schriftlicher Antrag vom Arbeitnehmer 👨‍👩‍👦

💡 Sie möchten für eine Betriebsprüfung gut vorbereitet sein? Der Betriebsprüfdienst der Deutschen Rentenversicherung informiert Arbeitgeber und Steuerberater über aktuelle Rechts- und Betriebsprüfungsfragen. Das gesamte Angebot steht Ihnen auf der Website der Deutschen Rentenversicherung zur Verfügung: “Angebot Deutsche Rentenversicherung

Wenn Sie den Umfang dieser Dokumentenanzahl kennen, wird schnell klar, dass der Aufwand einer Betriebsprüfung nicht unbedeutend ist. Sämtliche Dokumente können Sie natürlich auch digital ablegen, beispielsweise in der Dokumentenablage von PayFit.

Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung: Was tun bei fehlenden Unterlagen?

Sollten Unterlagen während der laufenden Prüfung fehlen (und danach innerhalb einer Frist, die der Prüfer setzt) können diese nachgereicht werden. Erst wenn keine Unterlagen nachgereicht werden, kann es zu Nachforderungen von Beiträgen kommen.

Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung: Gibt es eine Verjährung der Beitragsansprüchen?

Laut Gesetz verjähren Ansprüche auf Beiträge in vier Jahren nach Ablaufen des Kalenderjahres, in welchem sie fällig geworden sind. Der Anspruch auf vorsätzlich vorenthaltene Beiträge verjähren wiederum erst nach 30 Jahren. Wichtig: Für die Dauer einer Betriebsprüfung ist die Verjährung gehemmt.

Corona- Ausnahmefall: Wenn eine Betriebsprüfung bei einem Arbeitgeber in der Zeit vom 1. Januar 2020 bis zum 31. Dezember 2021 durchzuführen ist, aber die Prüfung aufgrund der Ausbreitung des SARS-CoV-2-Virus nicht durchgeführt werden konnte, ist die Verjährung von Beitragsansprüchen, die in der Zeit vom 1. Januar 2016 bis zum Ablauf des 31. Dezember 2016 fällig geworden sind, bis zum 31. Dezember 2021 gehemmt. Beitragsansprüchen, die in der Zeit vom 1. Januar 2017 bis zum Ablauf des 31. Dezember 2017 fällig geworden sind, sind dementsprechend bis zum Ablauf des 31. Dezember 2022 gehemmt.

Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung: Wie ensteht eine Nachzahlung?

Werden Beiträge nicht richtig abgeführt, werden sie als Nachforderung fällig. In der Regel kommen dann Säumniszuschläge dazu, die bei grober Fahrlässigkeit der Arbeitgeber hoch sind. Letzteres entsteht meistens durch:

  • Nichtberücksichtigung von Beanstandungen der letzten Prüfung
  • Unterbleibender Auswertung von Lohnsteuer­prüf­berichten
  • Nachlässige Ermittlung voraussichtlicher Bei­trags­­schulden
  • Inkonsistente oder für den Arbeitgeber vorteil­hafte Auslegung identischer Fälle
  • Unterschreitungen von Mindestlohn
  • Illegale Beschäftigung

Auch wenn für die Kontrolle der Einhaltung des Mindestlohnes der Zoll zugständig ist: Wird der Min­dest­­lohn unterschritten, werden die Beiträge zur Sozialversicherung unabhängig davon, ob Ar­beits­entgelt an die Mitar­beiter:innen ausbezahlt wurde, entsprechend fällig.

Lust, bei der Gehaltsabrechnung Zeit zu sparen?

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Charlotte Block

Was sind Lohnabrechnungsprogramme?

Die Lohnabrechnung ist am Monatsende nicht wegzudecken. Dabei gibt es mittlerweile aber clevere Alternativen zu Steuerberater:in & Co. Oftmals passen diese Programme sogar besser zu den eigenen unternehmensinternen Wünschen an die Lohnabrechnung.

Lohnabrechnung auslagern oder selber machen mit Lohnsoftware?

Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter:innen beschäftigt, ist gesetzlich dazu verpflichtet, für diese entsprechend Entgeltabrechnungen zu erstellen. Wir haben die verschiedenen Optionen mit ihren Vor-und Nachteilen für Arbeitgeber:innen dafür zusammengefasst.

Warum ist die vorbereitende Lohnbuchhaltung so wichtig?

Viele Unternehmen wissen nicht, dass sie trotz Auslagern an Steuerberater:in oder Lohnbüro den zeitintensivsten Teil, nämlich die vorbereitende Lohnabrechnung immer selbst machen müssen.

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